關(guān)于規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化體系的

建設(shè)方案目前存在的問題問題點(diǎn)問題示例1、各種資料無規(guī)范性格式和編號體系會辦單、簽呈編號隨意2、審批、發(fā)送權(quán)限范圍不清晰領(lǐng)導(dǎo)郵箱“垃圾郵件”較多，群組功能濫用3、歸檔管理部門和方式不明確無統(tǒng)一歸口，沒有檔案庫，業(yè)務(wù)文件管理分散4、資料調(diào)取手段不科學(xué)人工電腦主題詞檢索和紙板文件檢索，效率很低5、存在信息安全風(fēng)險（泄密）員工桌面文件夾管理、共享區(qū)文件管理6、有效性息和無效信息的評估和識別大部分資料無版本號，信息容易失真7、公文流傳程序需要正規(guī)化簽批手續(xù)需要明確8、信息系統(tǒng)普及程度較低線下操作較多，系統(tǒng)依賴程度不高標(biāo)準(zhǔn)化體系范圍&可能提供的解決方案主要包括數(shù)據(jù)報表、分析報告等主要包括公司及各部門發(fā)文、會議紀(jì)要、請示匯報、會辦單等主要包括培訓(xùn)資料、心得體會、筆記等ISO9000項(xiàng)目提供的管理方案：ISO文件控制程序ISO記錄控制程序系統(tǒng)解決方案：OA系統(tǒng)/專項(xiàng)知識庫軟件解決方案1、公文編寫分類規(guī)范2、文件流轉(zhuǎn)規(guī)范（授權(quán)體系、流轉(zhuǎn)范圍、密級、時效性）3、知識庫檔案管理規(guī)范1、公文審批效率考核2、文件安全管理規(guī)范(獎罰）3、文件流轉(zhuǎn)效率考核文件（記錄）控制SOP(依據(jù)ISO9001)，下面包括：審批SOP發(fā)送SOP歸檔SOP調(diào)檔SOP據(jù)了解，OA系統(tǒng)可以將此解決方案中絕大多數(shù)內(nèi)容嵌入系統(tǒng)化操作中，簡化操作、管理的復(fù)雜性，降低控制風(fēng)險。后期將根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策做詳細(xì)評估。此解決方案考慮到后期OA的對接，會配合OA改造做相應(yīng)規(guī)范。管理體系之SOP流程ISO9000咨詢過程會按照這一原則對SOP部分進(jìn)行規(guī)范管理體系之標(biāo)準(zhǔn)制度5、文件的編寫分類管理制度、管理辦法及業(yè)務(wù)操作流程文件的編寫分類：

(詳見《標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書(S.O.P.)管理規(guī)范》)包含但不限于以下內(nèi)容1、傳遞公文采用PDF文件管理2、業(yè)務(wù)簽章制度3、行政設(shè)置專職發(fā)文員，審核文件審批流，設(shè)置發(fā)文編號，各部門設(shè)置部門發(fā)文員4、總裁辦歸口存檔管理體系之標(biāo)準(zhǔn)制度下發(fā)性公文編寫分類（示例）發(fā)字[2011]***號~集團(tuán)名義下發(fā)的重要事項(xiàng)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、通知等文件行字[2011]***號~集團(tuán)發(fā)的獎罰性文件（運(yùn)管和人事雙簽）任字[2011]***號~集團(tuán)發(fā)的任命性文件（詳見模板1：任字文件）紀(jì)字[2011]***號~集團(tuán)發(fā)的會議紀(jì)要（詳見模板2：記字文件）前端[2011]***號~前端體系發(fā)的文件后端[2011]***號~后端體系發(fā)的文件財字[2011]***號~財務(wù)體系發(fā)的文件管字[2011]***號~運(yùn)營管理發(fā)的文件行政[2011]***號~行政中心發(fā)的文件所有文件實(shí)現(xiàn)按級別發(fā)送，同時區(qū)分時效性和秘密等級管理體系之標(biāo)準(zhǔn)制度流通性文件的編號分類（會辦單、簽呈及以部門名義發(fā)出的報告、報表）會辦單編號規(guī)則：簽呈編號規(guī)則：各部門報告、報表編號規(guī)則：其他傳遞性文件、數(shù)據(jù)文件實(shí)現(xiàn)公司集中管理，分部門編號，集中保存