文職工作技巧

人力資源部

文職工作做的事最繁雜接觸的人最多如何把簡(jiǎn)單的事做得漂亮？如何把繁鎖的事做得簡(jiǎn)練？如何把普通的事做得閃亮？大綱一、日常工作內(nèi)容1、文件與記錄的使用和管理

文件的管理

受控文件的管理

建立和更新目錄，使文件易于查找確保使用文件人員快速得到最新要求非受控文件的管理建立目錄，使文件易于查找確保相關(guān)人員了解文件內(nèi)容

監(jiān)督相關(guān)人員能按文件要求執(zhí)行原那么：使用最新版本的文件因文件管理失控而導(dǎo)致……文件的管理-保存原那么：便于查找1分鐘內(nèi)找出文件，現(xiàn)在你做得到嗎？表單的使用與保管

表單的使用與管理表單格式固定統(tǒng)一化不隨便增減表單

表單的保存使用的表單整理成冊(cè)建立清單表單是否就是記錄？

表單制作及排版技巧明確表單的用途確保能清晰地顯示出相關(guān)信息頁(yè)面設(shè)置〔頁(yè)邊距、頁(yè)眉、頁(yè)腳等〕合理使用WORD和EXCELWORD偏重于文字處理，EXCEL偏重于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析打印前先預(yù)覽切忌濫增減表單表單制作前如何格式設(shè)置

一般的公式運(yùn)算詳見案例圖表的合理使用折線圖—同個(gè)事物不同時(shí)段的走勢(shì)柱形圖—不同事物同一時(shí)段的走勢(shì)比對(duì)

柏拉圖—不合格的嚴(yán)重分布程度說說你部門有用哪些公式和圖表分析

記錄的填寫與保存記錄的填寫1.內(nèi)容需真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性2.填制欄目不應(yīng)有遺漏缺項(xiàng)3.日期填寫按“年-月-日〞的順序4.字跡應(yīng)工整清晰、簽名應(yīng)便于識(shí)別5.當(dāng)填寫的記錄需要修改時(shí)……記錄的保存1.依記錄類型保存2.一個(gè)時(shí)期段以后進(jìn)行裝訂成冊(cè)、裝箱3.定期進(jìn)行銷毀

2、公文的擬制

如何做會(huì)議記錄了解會(huì)議議程做到對(duì)會(huì)議議程心中有數(shù)確定記錄方式誰發(fā)言要點(diǎn)要求需否跟進(jìn)抓出語句重點(diǎn)如：要通過我們大家的努力完本錢周產(chǎn)量如：我們本周的產(chǎn)量要比上周提高5%形成特有符號(hào)如：生產(chǎn)部〔SC〕，生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表〔日?qǐng)?bào)〕等

如何做會(huì)議記錄—詳見案例記錄人就是主持人不明之處要進(jìn)行確認(rèn)

先作記號(hào)，會(huì)后再確認(rèn)重要事項(xiàng)選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)提出來確認(rèn)未盡事項(xiàng)要提醒

對(duì)于決議未明確事項(xiàng)，要提醒主持人如：這件事由誰來負(fù)責(zé)？這件事要求在時(shí)候什么完成？記錄要進(jìn)行審批發(fā)行做好的記錄要經(jīng)主持人審批后發(fā)行待跟進(jìn)事項(xiàng)需在下次開會(huì)前確定清楚完成情況

如何寫通知通知

就是把一些事項(xiàng)告訴有關(guān)單位和人員知道，在實(shí)際生活和工作中應(yīng)用范圍極為廣泛的公文。上級(jí)對(duì)下級(jí)，團(tuán)體對(duì)個(gè)人，機(jī)關(guān)或單位互相之間，以及相關(guān)內(nèi)部布置工作、傳達(dá)事項(xiàng)、召開會(huì)議，往往都采用通知的形式。

通知是最常用的行政公文通知要求言簡(jiǎn)意賅、措辭得當(dāng)、時(shí)間及時(shí)。

如何寫通知布置工作的通知

帶有指示性、指導(dǎo)性，必須貫徹執(zhí)行的，要把道理說清楚，任務(wù)提明確，措施訂具體傳達(dá)事項(xiàng)，交流信息的通知

讓被通知的單位和個(gè)人明了某件事情、某些情況，寫得實(shí)在、具體，使被通知者不僅了解有關(guān)情況和動(dòng)態(tài)，而且能從中受到啟發(fā)和教益，工作有所措置轉(zhuǎn)發(fā)的關(guān)文件的通知

也叫轉(zhuǎn)發(fā)，寫明被通知的單位，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的名稱，希望和要求，然后附文件全文。召開各種會(huì)議的通知等

應(yīng)用廣泛，寫法自由，要包括被通知的人或單位，會(huì)議的名稱，開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)，加會(huì)議者的要求現(xiàn)場(chǎng)演練

接村委通知本周二~周四要停電3天，現(xiàn)各部以通知形式通知各部做好生產(chǎn)安排以及設(shè)備的保養(yǎng)等……提示：周二~周四確實(shí)切日期主管簽名確認(rèn)發(fā)通知的日期溫馨提示“外出小心〞等

如何寫聯(lián)絡(luò)單

就是把一些事件、現(xiàn)象告訴有關(guān)單位和人員，并要求進(jìn)行相關(guān)協(xié)助、請(qǐng)求解決等。同樣在實(shí)際生活和工作中應(yīng)用范圍極為廣泛的公文。

要把道理/現(xiàn)象說清楚，要求/任務(wù)提明確，交代清楚哪里發(fā)出、發(fā)向哪里，發(fā)放日期，必要時(shí)要對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)。內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單:異常聯(lián)絡(luò)單：異?，F(xiàn)象/情況、量、后果、要求外部聯(lián)絡(luò)單：如何寫聯(lián)絡(luò)單

如何接待客人上司的上級(jí)、客戶或親戚朋友熱情地請(qǐng)進(jìn)會(huì)客室就座，上茶推銷員禮貌性地拒絕客戶自己先處理，再依性質(zhì)匯報(bào)給上司陌生客人態(tài)度和藹地請(qǐng)對(duì)方報(bào)上姓名、單位、來訪目的等基本資料后，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)決定是否會(huì)見。要學(xué)會(huì)審時(shí)度勢(shì)，具體情況具體處理，做到有禮有節(jié)

有一個(gè)客戶來訪，上司正好在開周會(huì)，這時(shí)，你該怎么做？現(xiàn)場(chǎng)演練提示：主動(dòng)打招呼，請(qǐng)坐倒水告訴大概要多久才會(huì)完畢是否有緊急要事可否稍等二、做好文職工作的根本素養(yǎng)

文職工作本質(zhì)就是溝通，要想成為優(yōu)秀的文職人員，必先學(xué)習(xí)溝通，良好的溝通能力，是判斷你是否能成為一個(gè)文職的重要指標(biāo)。

溝通

溝通根底塑造良好的個(gè)人形象，維護(hù)好部門形象和公司形象！溝通是信息的傳遞與理解保持微笑主動(dòng)與人打招呼如何打、接多用禮貌用語把握好聽與說的技巧

老板沒有想到的要替他想到老板想到的要比老板先想到要急老板所急上司就是你的老板！向上管理是根本功不要給上司問答題要給上司選擇題要給上司多項(xiàng)選擇題要給上司答案提示目標(biāo)確定：取得上司認(rèn)同，并以事件為導(dǎo)向了解客體：上司背景、偏好、思維方式等認(rèn)識(shí)自我：適當(dāng)?shù)淖晕叶ㄎ贿x擇渠道：適宜的溝通渠道把握環(huán)境：選擇適宜的溝通環(huán)境與上司溝通的程序介紹的禮節(jié)位卑者給位尊者晚輩給長(zhǎng)輩女士給男士自己公司的同事給別家公司的同事公司同事給客戶非官方人士給官方人士?jī)?yōu)秀文職從細(xì)節(jié)開始備忘錄每天、每周、每月、每年打招呼倒水打、接文職技巧六招—第一招

做個(gè)好助手

有些事要想到上司前邊，雖然你要聽上司布置工作，但有些事，文員要想在上司前邊，當(dāng)好上司參謀。這樣，上司才會(huì)感到你是個(gè)好助手。文職技巧六招—第二招

上司布置的工作要提前交卷如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭(zhēng)取提前一點(diǎn)完成，對(duì)于按照要求完不成的任務(wù)，要提前向上司打招呼，使上司早有安排，免得被動(dòng)。主動(dòng)積極文職技巧六招—第三招

保密文職技巧六招—第四招

有效溝通平時(shí)多給上司提供資料，上司比較忙有一些材料顧不上看，文員就要將有關(guān)資料及時(shí)提供給上司，這會(huì)對(duì)他的決策有參考價(jià)值。文職技巧六招—第五招

提供資料

善于聽取上司意見，對(duì)上司的批評(píng)或要求要認(rèn)真聽取，不要因小事而同上司翻臉。有不同意見，可慢慢與上司溝通。

文職技巧六招—第六招

聽