徳馬吉國際展覽有限公司/特裝展位設(shè)計制作搭建流程介紹一、項目接洽階段獲取參展客戶信息上門拜訪客戶，取得客戶參展相關(guān)資料，明確設(shè)計圖交付日期二.設(shè)計階段與設(shè)計師溝通并即時同客戶進(jìn)行展位設(shè)計的交流，向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、工程報價，研究客戶反饋意見并再次修改，交付最后定稿之設(shè)計圖及工程報價三.簽約階段同客戶確定工程價格，明確同客戶的相互配合要求，簽定合同四.制作階段根據(jù)部門工作單完成制作及準(zhǔn)備工作，安排客戶到工廠實地察看制作及準(zhǔn)備情況，完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)五.現(xiàn)場施工階段現(xiàn)場展位搭建，處理現(xiàn)場追加、變更項目，配合客戶展品進(jìn)場，客戶驗收六.展會期間及撤場階段安排展會期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)，配合客戶展品離場，現(xiàn)場拆除七.后續(xù)跟蹤服務(wù)展會的后續(xù)總結(jié)報告，為客戶提供行業(yè)會展信息和分析，邀請客戶參觀公司其他服務(wù)案例一.項目接洽階段1.獲取參展客戶信息以下一些渠道是有可能幫助獲得最初步的客戶信息的。上屆展覽會的會刊——一般比較成熟和已經(jīng)固定的展會，行業(yè)中的主要廠商基本上會繼續(xù)參展，所以上屆會刊是很好的渠道。會刊資料往往登載有平面圖(可以看出是否展位屬于特裝，一般面積在36平米以上是需要特別布置的)、展商的聯(lián)系方式和簡介(有些展會也會把公司的展會負(fù)責(zé)人姓名登在上面)。會刊資料可以配合現(xiàn)場實景照片進(jìn)行比較，重要展會進(jìn)行拍攝存檔(數(shù)碼相片統(tǒng)一存放路徑電腦備份、相片紙打印編號存檔以方便查閱)。展會專設(shè)網(wǎng)站——比較有規(guī)模的展會基本上建有專門的網(wǎng)頁，一般有對下屆展會的宣傳和以往展覽的回顧，有些不僅會列出上屆的展商，為顯示其展會效益，網(wǎng)上也上傳一些布置得挺美觀的展位照片。行業(yè)資訊媒體——行業(yè)資訊媒體比較熟悉其行業(yè)的展會和廠商，有些專門的采訪類欄目，類似展會快報的性質(zhì)，里面有參展商市場宣傳方面的負(fù)責(zé)人信息。為形成設(shè)計部的統(tǒng)一安排，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該把與客戶在項目接洽中獲得的客戶設(shè)計要求和可能的需求風(fēng)格，填寫設(shè)計明細(xì)表，轉(zhuǎn)交給設(shè)計部的負(fù)責(zé)人在設(shè)計師出圖中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該保持同客戶的隨時聯(lián)系，把握其可能的變化。如果有必要，應(yīng)該把設(shè)計師介紹給客戶，讓雙方可以有直接的聯(lián)系。對于需要親自去考察測量的場地，可以由業(yè)務(wù)人員或者設(shè)計師安排去現(xiàn)場。設(shè)計師應(yīng)注意同工程施工人員保持聯(lián)系，了解最新的展示材料，避免設(shè)計采用的材料陳舊或者有些設(shè)計無法實地施工。2.向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、工程報價展臺初稿定下以后，會同供應(yīng)商得到成本價，制作明晰的報價單。一般展臺設(shè)計的報價有一個比較細(xì)分的順序，既是為了方便具體列項也有助與讓客戶明了并樂于接受，往往按照設(shè)計圖從天到地或者從外到里按順序羅列，防止漏掉項目。在報價中要對材料、顏色、形狀及尺寸進(jìn)行盡可能完整的描述。一份完整的報價就是一份詳細(xì)的工單，便于把握施工成本核算及施工的準(zhǔn)確性。展覽設(shè)計承建中，有一部分費用是可以由客戶自己向展館支付的，但往往實踐中都是展覽公司代交的，應(yīng)在報價中凡代場館收費的項目一定要注明，比如電箱申請、場地管理費等。有些客戶要求在提交設(shè)計圖時同時附上設(shè)計說明，但有些要求比較簡單，只要看到實際的效果圖就可以;一些形成規(guī)模的企業(yè)比較注重形象宣傳，盡管沒有明確要求設(shè)計圖附有說明，但從今后正規(guī)化考慮，應(yīng)該提倡設(shè)計師寫設(shè)計說明。一般可以就展位風(fēng)格、材質(zhì)說明、展位功能、色彩說明、照明說明、設(shè)計重點等幾個方面進(jìn)行闡述。交圖時，如果能夠安排設(shè)計師一起同客戶見面的就好，可由設(shè)計師向客戶說圖，解釋該方案的賣點和最大的與眾不同。3.研究客戶反饋意見并進(jìn)行再次修改客戶如果是多家比稿的話，就會有一番篩選。如果要求我們繼續(xù)修改，那么應(yīng)仔細(xì)了解其真實意圖。有些客戶經(jīng)過第一次接觸后，即便是原來對展覽陌生的要說出個一二來。應(yīng)仔細(xì)同其溝通。如果客戶要求重新以不同風(fēng)格再次出圖，應(yīng)該綜合具體情況。4.交付最后定稿之設(shè)計圖及工程報價三.簽約階段1.同客戶確定工程價格在報價確定價格時，一定要保證所有的材料和特別要求公司是能夠做到的。否則一旦客戶確認(rèn)而現(xiàn)場無法達(dá)到要求的話，將造成不好影響。2.明確同客戶的相互配合要求展館現(xiàn)場搭建的時間一般都比較緊張，只有2-3天的安排，這其中還有客戶的展覽產(chǎn)品需要布置，有時涉及到需要提前申報的事宜，應(yīng)同客戶協(xié)調(diào)好雙方負(fù)責(zé)的范圍。3.簽定合同四.制作階段1.根據(jù)部門工作單完成制作及準(zhǔn)備工作根據(jù)具體項目的需要，安排AV設(shè)備、木工結(jié)構(gòu)制作、地毯供應(yīng)商、美工制作等部分按照設(shè)計圖的要求和客戶的制定進(jìn)行制作。注意在制作過程中如果有變動，應(yīng)及時同設(shè)計師聯(lián)系，有需要業(yè)務(wù)人員應(yīng)照會客戶。2.安排客戶到工廠實地察看制作及準(zhǔn)備情況一般客戶確認(rèn)最后的效果圖后就只是等待到時進(jìn)場，有些項目較大或者是客戶特別注重的項目會在制作中進(jìn)行監(jiān)督，我們應(yīng)做好安排其到公司或工廠間參觀的準(zhǔn)備。3.完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)