最佳員工生存手冊

《最佳員工生存手冊》是一本基于本土文化背景、培養(yǎng)本土職業(yè)精神的書籍，是專為中

國職場人士量身定做的職場寶典。全書由辦公室智慧、應(yīng)對上司、經(jīng)營同事、做好自己四部

分組成。針對大家在職場上、工作中遇到的方方面面的問題，從不同的角度提出最為有效、也

最切合實際的解決辦法。本書除了富有寓意的小故事和讓我們了解自身的小測驗外，更有一些

就在我們身邊發(fā)生的真實事例，相信看過本書后會帶給我們一些啟示。相對于那些大部分的理

論書籍，本書更顯得通俗、易懂、適用，能讓我們在一天的勞累之后，以輕松的方式，汲取最

有用的養(yǎng)料，活學(xué)活用于我們的職場生活。

辦公室智慧

著裝與風(fēng)度很重要

做個落落大方的人

在社會交往過程中，一個人的儀表與著裝往往是決定著給人印象的好壞。儀表與著裝會影

響別人對你的專業(yè)能力和任職資格判斷。設(shè)想一下，有誰會將一個重要合同談判的任務(wù)交于一

個蓬頭垢面的人呢？

中國有句諺語：“人靠衣妝馬靠鞍”，還有一句：“佛要金裝，人要衣裝”。如果你希望建立

自己的形象，那就需要全方位地注重自己的儀表。從衣著、發(fā)式、妝容到飾物、儀態(tài)甚至指甲

都是你要關(guān)心的。其中，著裝是最為重要的，它表明了你對工作、對生活的態(tài)度。

衣著對一個人的外表影響非常大，大多數(shù)人對另一個人的認識，可說是從其衣著開始的。

特別是對辦公室人士而言，衣著本身就是一種武器，它反映出你個人的氣質(zhì)、性格甚至內(nèi)心世

界。一個對衣著缺乏品味的人，在辦公室戰(zhàn)爭中必然處于下風(fēng)。

上班時穿正式的服裝勝過千言萬語的表達。你選擇穿什么樣的衣服呢？你所穿著的衣服是

否一成不變？作為一名“企業(yè)戰(zhàn)將”，你是否嘗試過多種不同的造型？請讓你的美麗發(fā)揮得淋

漓盡致，讓踏進辦公室的你，令人覺得你既清爽又知性，或看起來格外耀眼、舒服！

例如:

?以整齊的套裝振奮自己的精神面貌;

?選件顏色鮮艷的外套，叫好心情隨之跳躍；

?灰色西裝式外套，看起來穩(wěn)重，充滿知性；

?無袖洋裝，加一襲長絲巾，變成隨意的美麗。

這只是幾點看法，基本上，服裝不僅表現(xiàn)外在，也牽涉到對自我形象的樹立。有時候，以

全黑、黑白的基本型出現(xiàn)，反而更能切合上班時的氣氛與環(huán)境。

作為職業(yè)人，依場合人物事件對衣服進行搭配是常有的事情，也是必須做到的。對男女上

班族而言，最好依場合、人物、時間來搭配衣服。有些場合必須表現(xiàn)親切，就需要你的著裝大

方樸實；與銀行家談事情時，需要穿得精明干練，才能博得對方信任；與文藝界人士聚會時，

最好穿得時尚潮流，富有人文氣息；到工作時衣著除了輕便外還得要有專業(yè)權(quán)威……

我們每天上班時，也別太為穿著煩惱，著裝應(yīng)在于適合自我與需要，而非刻意到講究過度,

形成自己特有的穿衣風(fēng)格會贏得大家的一致好評。不論收入是否能夠滿足我們對服裝的要求，

干凈舒適，樸實大方是最重要的，再加上親切有禮的儀態(tài)，能夠予人以落落大方的好感。

做個幽雅的男人

男士上班應(yīng)著裝正式，穿西裝，打領(lǐng)帶，穿皮鞋。夏天雖然在平時可以不穿著西裝外套，

但是遇到正式的場合還是得穿上外套，此外，還得注意與鞋襪的整體搭配。

在穿西裝上，男士應(yīng)注意幾個問題：

?買回西裝后的要做的第一件事就是撕掉袖口的標(biāo)簽。很多人認為標(biāo)簽是衣服名貴的象

征，不舍得剪去，反而用線加固。其實袖口的標(biāo)簽只是為了更方便告訴你這件衣服的尺寸，如

果你為了顯示你新買西服的名貴而讓它“隨你起舞”的話，你會貽笑大方。

?領(lǐng)帶是西裝的“畫龍點睛”之處，領(lǐng)帶打好后的長度相當(dāng)重要，其下端應(yīng)在皮帶下1?

1.5厘米處。領(lǐng)帶的質(zhì)地以真絲為最佳，領(lǐng)帶的圖案與色彩可能各取所好。如果打條紋領(lǐng)帶或

格子領(lǐng)帶的話，就不應(yīng)該穿條紋西裝、條紋襯衫或格子西裝、格子襯衫。如果你對顏色沒有很

深的研究，請你慎用顏色多、花樣復(fù)雜的領(lǐng)帶，建議采用傳統(tǒng)型的領(lǐng)帶，比如條紋、格子。

?領(lǐng)帶夾雖只是一個小小的物件，在西裝的穿著上卻也是有所講究的。在室外行走，可以

不用領(lǐng)帶夾，但在正式場合，例如宴會上，領(lǐng)帶夾也是必帶的。領(lǐng)帶夾僅用于固定領(lǐng)帶，并無

裝飾作用。它的正確位置，是在有6顆鈕扣的襯衫，從下朝上數(shù)第4顆扣的地方。最好不要把

領(lǐng)帶夾的位置太往上，特別是有意暴露在他人的視野之內(nèi)，因為它沒有裝飾作用。

?襯衫一定要注意合身，不要穿一件肩過寬或領(lǐng)口過緊的，這些都會影響您的“高大”形

象。襯衫的領(lǐng)子應(yīng)高于西裝衣領(lǐng)約1.5厘米左右，袖子應(yīng)在西裝上衣袖口之外，露出1.5厘米,

這樣做主要是為了西裝的整潔。男士一定要記得每天更換襯衫，否則會給別人留下你一夜未歸

的印象。

?要使西裝顯得挺闊、合身，上衣里面除去襯衫和西裝背心外，不應(yīng)再穿其他衣服。若是

太冷，可以穿一件羊毛衫，色彩宜素，圖案不要太搶眼。最好是雞心領(lǐng)套頭衫，既便于打領(lǐng)帶,

又顯得協(xié)調(diào)。西裝上衣外面的口袋原則上不可以裝東西，鋼筆、錢包之類最好放在上衣內(nèi)側(cè)的

口袋或是公文包里。上衣外面左側(cè)胸袋僅能放裝飾手帕。

?男士穿西裝時，切忌穿白色襪子。因為當(dāng)你舉手投足之間，會閃過一道白光，讓人難以

接受。因此穿深色西裝時，一定要記得穿深色的襪子。白色襪子適合于運動時穿，既瀟灑又引

人注目。

男士上班該穿什么樣的衣服曾一度有嚴格的標(biāo)準，現(xiàn)在隨著時代的發(fā)展，情況已有所不同。

今天，上班服的選擇可謂多姿多彩，不過并非完全沒有了“游戲規(guī)則”。而實際上，在競爭日

益激烈的工作環(huán)境中，恰當(dāng)?shù)闹b比任何時期都顯得重要。如果你想攀上事業(yè)的高峰，你必須

有一種特有的方式包裝自己。以下幾種類型可以參考：

?權(quán)力型衣著

成功之士的衣著，從未像今天這般重要。剪裁得體的設(shè)計、硬朗的輪廓和80年代懷舊款

式，均為男性上班服提供無窮靈感?，F(xiàn)在，男性愿意在上班服上大把出錢，但是他們花得很明

智。權(quán)力型衣著已打破舊有的界限，并非一定得是董事會的主席才可以打扮得富有權(quán)貴感。剪

裁精美的老牌西裝如塞維里？昂是男性魄力的源泉，黑灰色調(diào)、細條子或非常淺的格子都能營

造出穩(wěn)重的形象。西裝背心對高層行政人員來說永遠是流行服飾。襯衫可以是白色、藍色或鮮

明的條子。領(lǐng)帶和背帶是衣柜中必不可少的配飾，盡可以用得大膽一些。在西裝襟袋里加一條

絲質(zhì)方巾，再配一款象征身份和地位的手表，讓你看起來好像剛從董事會出來一樣。鞋子非常

重要，應(yīng)該把預(yù)算的大部分花在漂亮的鞋子上，而且隨時注意腳上的鞋是否有瑕疵。襪子的顏

色只可能是黑色、海軍藍或炭灰色。

?注重實效型

并非每一個男性一周五天都去辦公室上班。今天有許多行業(yè)的工作范圍極廣，攝影師、商

業(yè)顧問、建筑師、美術(shù)設(shè)計師及其他自由職業(yè)者，都打破了傳統(tǒng)的上班規(guī)律。還有一些更加自

由的是那些在家上班的人，他們通過電腦科技與商業(yè)社會取得聯(lián)絡(luò)。適用于家居辦公室的衣著,

最重要的是舒適，過去在周末才穿的那類服裝如今也適合上班穿著。當(dāng)然，便裝應(yīng)該分不同程

度的自由度。一個全天坐在家中電腦前工作的男人，其衣著當(dāng)然比一個自由職業(yè)者要隨便，因

為后者需要四處走動，與不同客戶聯(lián)絡(luò)。如果你是這類人士，上班著裝不妨以針織品為主，甚

至可包括運動裝。一般來說，注重實效的上班著裝往往包括卡其褲、運動衫褲、T恤和牛仔褲。

有趣的是，有些人喜歡穿正裝上班，即使在家居辦公室也是這樣，他們認為，為了能認真工作,

需要認真對待衣著“紀律”。

?星期五便裝

星期五便裝是男裝領(lǐng)域發(fā)明的詞語，形容目前在許多辦公室都可以穿著的便裝。最初，一

些大公司只允許雇員星期五穿便裝，但很快發(fā)現(xiàn)，衣著舒適的工作人員工作效率高，因此“星

期五便裝”便成為每日可穿的類型。現(xiàn)在的上班便服比過去更優(yōu)美、更整齊，而且容易搭配。

一件時髦運動型夾克或毛衣，配以顏色諧調(diào)的圖案恤衫，加上一條訂制的褲子，一派舒適打扮。

一件色彩鮮明的毛衣是夾克之外的另一種選擇。但是，運動鞋絕對不適合一個希望像商人的男

士穿著。

服裝的搭配絕非易事，但是如果你要做一個優(yōu)雅的男人的話，穿著講究就是你必不可少的

日常行為了，而考究的衣著會讓你得到想要的回報！

“女為工作者容”

女士的上班著裝最好以保守為宜。時髦和個性沒有錯誤，也是允許的，但是不應(yīng)該在工作

的時間。女性要想建立起自己的專業(yè)形象，衣著保守，裝扮干練是很重要的。女士著裝以套裙

為宜，短袖、長袖不拘，無袖露肩則不宜。裙子不宜過短，最好是恰至膝部或膝上部。女士著

裝尤其避免走性感暴露路線，緊身服飾也應(yīng)當(dāng)避免。另外，長曳至地的拖沓衣裙也應(yīng)避免。

如果你的腿不是很出色，不要穿著有花樣或顏色很深的襪子來吸引別人注意，淺淡風(fēng)格的

最好。絲襪一定要高于裙子下擺，無論是站著還是坐都不能露出大腿來。絲襪和鞋子的顏色一

定要相稱，襪子要淺于鞋子的顏色。鞋子和手提包的顏色應(yīng)該調(diào)和，黑色的手提包和鞋子是最

好搭配的飾品，可以省去一大堆其他的飾品。

如果首飾讓人會質(zhì)疑女性的專業(yè)特性，如太大、太耀眼類首飾在上班時就不適合配戴，因

為當(dāng)你甩頭的時候，你的耳環(huán)可能會產(chǎn)生叮當(dāng)?shù)穆曧懀茐乃说淖⒁饬?。不?yīng)該同時配戴太

多的東西，通常全身飾物不宜超過3件。手提包應(yīng)該擦亮、保持干凈，勿破舊不堪，也不可以

放在桌上。

在化妝方面，原則上是要注意調(diào)和，不可以太夸張，也不可以太引人注意，以身邊的人不

知你化了妝為宜。不要在公眾場合（辦公室、飯店或有其他人同乘的車上）化妝，因為這種行

為都是不智之舉，應(yīng)該去盥洗室補妝才對。不要在男士面前化妝。不要輕易借用他人的化妝品，

也要慎用濃香型的化妝品。

辦公桌：個性和態(tài)度

一張辦公桌如同一本書。辦公桌里有什么內(nèi)容，主人也就有什么內(nèi)容；辦公桌是什么檔次,

主人也是什么檔次。從某種意義上說，它一直都是我們靈魂最忠實的守望者和停泊地。大部分

的時候它像一只船，讓我們的生命在生存的汪洋大海中，很漂亮地五彩繽紛起來。從一個人的

辦公桌可以看出這個人的個性和對生活的態(tài)度來。

辦公桌擺設(shè)透視你的性格

辦公桌上的擺設(shè)，最能顯露出一個人的個性。

雜亂無章的辦公桌：此類人多數(shù)思維敏銳，就是再復(fù)雜的情況下，也能夠很快找出頭緒而

處理公事。

擺設(shè)小盆景的辦公桌：此類人冷靜和穩(wěn)重，而且處事謹慎，肯負責(zé)任。

擺滿小玩具的辦公桌：此類人，喜歡營造一種富有感情的世界，以此對付技術(shù)進步所帶來

的枯燥乏味生活。

沒有裝飾品的辦公桌：此類人把私生活和工作嚴格分開來，在工作之余不喜歡與同事一起

玩樂也不愿意多說話。

放置家庭相片的辦公桌：這類人很脆弱、不會與人發(fā)生爭吵，且會為了辦公室的團體做許

多事情、記住每個人的生日、喜歡把公司視為幸福的家庭。

千萬別以為辦公桌是你個人“場所”，想怎么弄就怎么弄，精明的老板只要向你的辦公桌

瞟一眼，便對你的個性了解十之八九。騰出點時間，對你的辦公桌稍作修整，無論是糊弄老板

還是糊弄你自己。

以下就是幾種不同風(fēng)格的人，看看你是哪一種？

?有條不紊型一一所有材料、物品堆放得十分整齊

工作認真，責(zé)任感強，講究效率，說好兩點完成的工作絕不會拖到兩點零一分。該類員工

有時會覺得自己不受賞識并感到孤獨。

?亂中有序型一一桌面上堆滿紙張和垃圾

這類員工善于橫向思維，常有別出心裁的好想法，同時有著歇斯底里傾向，有時不顧別人

的想法，只一味地強調(diào)自己的感受。

?富有創(chuàng)意的混亂型一一桌面上散亂地放著書、便箋和圖表等

該類員工是毫不浮夸的實干家，總是忙忙碌碌，但實話告訴你，你的工作效率極低。

?自我張揚型一一桌面上擺著照片等私人物品

這類員工時常需要娛樂一番，也喜歡津津樂道地同別人談起自己的家事。虛榮心強，辦事

不踏實。

?陳列獎品型一一精心擺放每樣物品以求獲得最佳效應(yīng)

該類員工是天生的團隊領(lǐng)導(dǎo)，但凡事求成心切，一旦不受重用，可能會怒形于色。

?辦展覽型一一桌面不留個人痕跡，東西極少

該類員工長于分析強勢和弱勢，對自己和他人都有充分的了解，有大智若愚的風(fēng)范，又有

運籌帷幄的處事能力。

上班時間別讓辦公桌太干凈

想讓你的老板也認為你是一個勤奮、有效率并且有團隊精神的員工嗎？也許，在辦公桌上

做點改變，就能有這樣的效果。有時候，你可以讓你的辦公桌“亂”一點，“雜”一點，千萬

不能太“干凈”。

?外觀有點“亂”但“亂中有序”的模式。雖然東西很多，卻不可思議地很整齊。各種文

檔分門別類，排列的非常合理而且具有邏輯性。這種辦公桌完全是工作式的，沒有任何個人痕

跡，這樣的辦公桌讓你看不出它是張三還是李四的。而且，它被安排得井井有條，任何機器、

文檔，即使是一支筆，都放在它們應(yīng)該放的地方。

如果你的辦公桌就是這樣的，很顯然，說明你精力充沛、有生氣，一切以工作為中心。你

不太可能花很多時間在社交上，或讓自己休息一下。你經(jīng)常出差，所以時間對于你來說非常重

要；而且你也的確雜務(wù)纏身，所以你不需要故意做出很繁忙樣子；你對別人的觀點并不在乎，

因為你對自己的能力足夠自信。你很有可能從事的是創(chuàng)造性的工作：如記者。

?外觀給人感覺很繁忙的辦公桌。

這種辦公桌你肯定也不會太陌生，它總是被掩蓋在各種各樣的檔案之下，而且這些檔案還

有向周圍領(lǐng)域（如架子和地板）擴張的傾向。這樣的桌子雖然也沒有什么個人物品（因為根本

沒有放的位置），卻非常有個性：因為能那樣亂、那樣滿的桌子也不會多見。

如果你的辦公桌是這樣的，它就替你向公司每一個人叫囂著，“我的主人是多么忙碌啊！”

即使你并沒有比別人有更多的活。可是，看看這樣的桌子，它早就在公司里為你建立了忠誠、

努力工作的形象。然而，另一方面，可能也會有人認為你效率低下、總是浪費時間，因為在那

堆檔案里找到想要的檔案會多么困難！

?外觀上展示成績的桌子。這一張桌子簡直就是你的“戰(zhàn)利品”展示桌。在這里，擺滿了

各種你能夠得以驕傲的各種憑證：如公司給你的獎勵、你某時某次贏得了某種猜謎才藝大賽。

總之，桌子在為你宣稱：知道我是誰嗎？一個不平凡的人。

如果你就是這張桌子的主人，那么，就說明你生性活潑、精力充沛、充滿野心。你愛好挑

戰(zhàn)，對于任何自己想要的東西，會直接地去爭取，“退讓”并不是你的生活哲學(xué)。不過，你總

是太繁忙了，所以，你不容易注意到細節(jié)問題：這可能是你向目標(biāo)前進的阻礙之一。

也別放任辦公桌一團糟

?該丟掉的就丟掉

堆積如山的文件資料，回不完的傳真和留言條，加上杯子、電話、裝飾品、日歷……你是

否終日淹沒在辦公桌的混亂中理不出頭緒？該是清場讓工作條理分明的時候了！

或許混亂的辦公桌不代表混亂的工作，但雜亂無章的桌子卻比較容易讓人腦袋亂糟糟！但

你可能會說，我也不想讓自己這么亂，只是資料真的太多，工作真的太忙！試著丟掉或整理一

下這些東西，你將擁有一個讓你效率大增的工作空間。有哪些東西是需要扔掉的呢？

?沒用的餐具

在辦公室里用餐，一次性餐具最好立刻扔掉，不要長時間擺在桌子或茶幾上。如果有突然

事情被耽擱，也記得禮貌地請同事代勞。客氣的請求易于被他人接受。

?還沒看的報章雜志

養(yǎng)成隨手把你想看的文章剪下來貼到剪貼簿的習(xí)慣，不然干脆將雜志丟掉，因為擺得過久

你也不可能再看它了。

?過多而無用的筆

你可能在桌上、抽屜放了一堆鉛筆、原子筆、熒光筆……去蕪存菁留下幾支你常用的，辦

公桌看起來會清爽一點！

?不斷暴增的名片

把用得到的名片資料鍵入電腦或電子記事本，然后扔掉這些占空間的紙卡，以后你只要指

尖輕輕一點，就可以馬上找到你要聯(lián)絡(luò)的人，這會省下你不少寶貴時間。

?眼花繚亂的裝飾品

滿桌子的相框、玩偶、擺飾，不只制造混亂景象，還會分散你的注意力，讓你無法專心工

作。留下一兩樣具有紀念價值的東西就好，你會發(fā)現(xiàn)你不再老覺得眼花繚亂！

?做好文件分類

開會在即，老板等著看你精彩的企劃案，你正準備拿著熬了數(shù)個夜晚的成果向同事展現(xiàn)。

在這關(guān)鍵時刻，你怎么也找不到你的文件，面對桌上一片凌亂的局面，你感到焦急萬分，就連

電子文檔也不知存到哪里去了，最后你只能硬著頭皮用口頭報告。原本精彩的企劃內(nèi)容無法完

整展現(xiàn)，你的心血與專業(yè)能力也大打折扣。

這個時候你應(yīng)該覺悟了吧？好好對待你的辦公桌，運用一些方法歸納用品，把你的創(chuàng)意與

重要訊息，歸納到一個有跡可尋、隨時能找到的地方，從此讓你的工作更加有效率。

在公司分配的有限空間下，運用一些巧思增加自己的工作空間后，還得要把文件物品歸納

得宜，才能算是成功又能真正得心應(yīng)手。

電腦進入辦公室后，大家原本預(yù)估紙張的使用會減少，但事實卻相反。如果說過去的紙張

使用量是1,目前用量卻是L3,可見電腦化時代并未能真正減少紙張的使用。

把要用而未分類的文件通通整齊地堆疊在一起，放在固定的位置，千萬不要散成紙海，這

樣你要找某一份文件時就有序可循，等看過后再依自己的分類方式歸納好。

初步救急的方式只適用于少量文件，大量的文件還是得靠符合自己工作需求的分類方式來

歸納。給每個產(chǎn)品一個大的資料夾，每個資料夾中又分成公關(guān)、活動、記者會、展覽等，分別

用L型透明夾收好，做好標(biāo)簽，再整齊收到產(chǎn)品資料夾中，這樣就能一目了然。每份文件可能

有不同版本，建議每次更新都能注明日期，這樣就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之

前的內(nèi)容或是否修訂有誤，也可輕易找到。

除了用產(chǎn)品分門別類，還可以依據(jù)經(jīng)常接觸的部門業(yè)務(wù)來分，例如業(yè)務(wù)部、行銷部、財務(wù)

部等；或是依文件功能，如合約類、工作報告類、廠商資料類等。重點就是要按自己的工作對

象與需求來分類，分類后，最好能利用有索引內(nèi)頁的文件分類套來歸納，更方便找尋。

除了紙張文件外，期刊的收藏也占據(jù)了很大的空間。經(jīng)常閱讀期刊的人如果把所有的期刊

堆疊成一座小山，不僅不利調(diào)閱，占空間，有時同事借走后一去不回，也不容易察覺?？梢詫?/p>

期刊有秩序地歸檔。首先分成周刊、月刊，周刊下又可以再分細一點。每一種刊物按期別順序

排好，種類之間再以小隔板或桌上型小書架隔開，這樣調(diào)閱資料非常便利，同事要借閱也方便,

也較不容易遺失。

至于分類到底要分到多細呢？千萬不要分太復(fù)雜，復(fù)雜的分類系統(tǒng)反而可能造成尋找不

便。一般來說，100個檔案中，每個只裝2份的文件，不如分類成20個檔案，每個有10份文

件來得方便。過于復(fù)雜的分類，在一段時間后可能會被你遺忘，讓你因為找不到文件而倍感挫

折，達不到你原來進行分類想要達到的目的了。

重視名片的作用

在職場中，他人對你的印象往往起源于你遞上的那張表明你身份的名片。所以，千萬別小

看了名片，在現(xiàn)代職業(yè)場上，一張小小的名片往往能起到你無法估量的作用。

名片的制作

名片，是當(dāng)代社會私人交往和公務(wù)交往中一種最為經(jīng)濟實用的介紹性工具。由于它印制規(guī)

范、文字簡潔、使用方便、便于攜帶、易于保存，而且不講尊卑、不分職業(yè)、不論男女老幼均

可使用，因此它用途廣泛，頗受社會各界的歡迎。

眼下國內(nèi)最通用的名片規(guī)格為9cmX5.5cm。如無特殊需要，不應(yīng)將名片制作過大，甚至

有意搞折疊式，免得給人以標(biāo)新立異、虛張聲勢、有意擺譜之感。印制名片的紙張，宜選莊重

樸素的白色、米色、淡藍色、淡黃色、淡灰色，并且以一張名片一色為好。最好不要印制雜色

名片，令人看得眼花繚亂。也不要用黑色、紅色、粉色、紫色、綠色印制名片，它們均會給人

以失之于莊重的感覺。不提倡在名片上印人像、漫畫、花卉、寵物。這些東西并無實用價值，

卻會給人以華而不實的印象。

在國內(nèi)使用的名片，宜用漢語簡體字，不要故弄玄虛，使用繁體漢字。切勿在一枚名片上

采用兩種以上的文字，也不要將兩種文字交錯印在同一面。制作名片，最好不要手書自制，也

不要以復(fù)印、油印、影印的方法制作名片，它們均不夠正規(guī)。名片上的文字同其他應(yīng)用文一樣,

首先要合乎規(guī)范，否則就會引起誤解，影響交際效果。在合乎規(guī)范的前提下，可以講究自己的

風(fēng)格，表現(xiàn)自己的個性。名片的風(fēng)格、個性，主要表現(xiàn)在片面布局與字體的選擇設(shè)計方面。就

字體而言，行、草、篆、隸及各種美術(shù)字體均可。

隨著名片使用日益廣泛，除所用紙張越來越好外，名片的片面設(shè)計也越來越新穎。如可以

在片頭上印一些裝飾圖案，還可以將單位徽記印在名片上，以樹立企業(yè)形象。

名片的使用

名片的使用決不是個簡單的動作，該在什么時候、什么地點、向什么人怎樣遞上名片是一

門學(xué)問。名片是一個人身份的象征，當(dāng)前已成為人們社交活動的重要工具。因此，名片的遞送、

接受、存放也要講究社交禮儀。

名片必須是經(jīng)過精心設(shè)計的作品，它的功用是要讓別人能想起世上還有你這號人物。

當(dāng)別人想動用人際關(guān)系去搬救兵時，你這張名片就是一份很重要的線索，因此在設(shè)計上千

萬不要草率。

?交換名片

向?qū)Ψ竭f名片時，應(yīng)面帶微笑，注視對方，將名片正面對著對方，用雙手的拇指和食指分

別持握名片上端的兩角送給對方。如果是坐著的，應(yīng)當(dāng)起立或欠身遞送，遞送時說一些“我叫

XXX,這是我的名片，請笑納”“我的名片，請你收下”之類的客套話。遞送名片時要注意:

地位低的人先向地位高的人遞名片，男性先向女性遞名片，當(dāng)面對許多人時，應(yīng)先將名片遞給

職務(wù)較高或年齡較大者，如分不清職務(wù)高低和年齡大小時，則可先和自己對面左側(cè)方的人交換

名片。

在社交場合，名片是自我介紹的簡便方式。交換名片的順序一般是：“先客后主，先低后

高”。當(dāng)與多人交換名片時，應(yīng)依照職位高低的順序，或是由近及遠，依次進行，切勿跳躍式

地進行，以免對方誤認為有厚此薄彼之感。名片的遞送應(yīng)在介紹之后，在尚未弄清對方身份時

不應(yīng)急于遞送名片，更不要把名片視同傳單隨便散發(fā)。

在與他人交換名片時，要養(yǎng)成記住對方姓名的習(xí)慣。名片是表達自我的“作品”。如果你

不重視別人的名字，又有誰來重視你的名字呢！此外，在交換名片時，要保持名片的整潔，不

要輕易地在自己的名片或他人的名片上隨意涂改或做筆記，因為這樣會造成他人心理上的不快

感。

其實要記住名字，也是有方法的，我們常在一些場合中交換名片時，不要拿到名片就往口

袋塞，最好還是看一下名片，默念一下對方的名字及名片上的內(nèi)容。然后當(dāng)天回去之后，稍微

記錄一下，再將名片作分類整理。在職場上要記住人家的名字，名片的整理真的很重要。記住

了的名字，趕快打電話給他。當(dāng)你做了整理之后，你還是要做好聯(lián)絡(luò)的工作，這是建立人際網(wǎng)

絡(luò)很重要的一點。

剛剛講到名片的交換，其實這也是有技巧的。首先在人多的場合，一定要帶足夠的名片。

其次要注意發(fā)名片的時機。有些時候人家并沒有要跟你拿名片，你卻猛塞給人家，這是不好的。

還有你要發(fā)名片時，你要看人家有沒有手拿、方不方便拿，也許在酒會時，人家手上正拿著食

物，沒有手可以空出來拿你的名片，你卻發(fā)給他，他當(dāng)然是不好意思不拿，但卻會造成別人對

你的反感！甚至名片一拿就丟到垃圾桶去了?；蛘呤钱?dāng)人家正在談話時，也不要打斷談話去發(fā)

名片。

接收他人遞過來的名片時，應(yīng)盡快起身，面帶微笑，用雙手拇指和食指接住名片下方的兩

角，并說“謝謝”、“能得到您的名片，深感榮幸”等等。隨后有一個微笑閱讀名片的過程，閱

讀時可將對方的姓名職銜念出聲來，并抬頭看看對方的臉，使對方產(chǎn)生一種受重視的滿足感。

名片接到后不能隨便亂放，如果是初次見面，最好是將名片上的重要內(nèi)容讀出來，當(dāng)對方遞給

你名片之后，如果自己沒有名片或沒帶名片，就當(dāng)首先向?qū)Ψ奖硎厩敢?，再如實說明理由。在

對方離去之前，或話題尚未結(jié)束，不必急于將對方的名片收藏起來。

交換名片的時機是：

希望認識對方；

表示自己重視對方；

被介紹給對方；

對方想要自己的名片；

提議交換名片；

初次登門拜訪對方；

通知對方自己的變更情況；

打算獲得對方的名片。

碰上以下幾種情況，則不必將自己的名片遞給對方，或與對方交換名片：

對方是陌生人;

不想認識對方;

不愿與對方深交；

對方對自己并無興趣；

經(jīng)常與對方見面；

雙方之間地位、身份、年齡懸殊。

?名片的收存

在職場中得到名片的機會很多，而這些名片切不可隨手一扔了之。接過別人的名片切不可

隨意擺弄或扔在桌子上，也不要隨便地塞在口袋里或丟在包里。應(yīng)放在西服左胸的內(nèi)衣袋或名

片夾里，以示尊重。

一本厚厚的名片冊是必不可少的工作幫手。得到的名片應(yīng)一一放入，小心折疊和彎曲。在

名片旁，不妨粘一張便條紙，寫上得到的時間、此人的特征、從他身上可獲得哪些幫助和資訊

等等。一個小小的動作，將使你日后受益無窮。

對于那些平日里常用的名片，不妨將它們收置在一個小巧的名片盒里，隨身攜帶，方便易

用。在收到名片后，除了定期整理、更新外，不妨試著和其中自己較感興趣的人主動聯(lián)系，幾

通電話就有可能為自己增添幾位生意上的伙伴，并有可能成為日后的合作伙伴。

對于不善利用名片的人，收到的名片就像一堆廢紙，毫無用處。而對于一個善于利用名片

的人來說，收到一張名片就意味著多一個朋友、多一個工作上的合作伙伴。

記住幾點:

★隨時隨地攜帶數(shù)量充足的名片。

★先檢查自己是否已“全副武裝工

★在情況適宜時，才遞上名片。

★出門前備好足夠的名片，并放置在固定的地方，以免需要時用完或找不到。

★遞上名片時，如果對方先出示名片，你就應(yīng)該隨之馬上遞上你的名片。

★將得到的名片和自己的分開放，以免誤將別人的送了出去。

★在每張收到的名片上記上日期以及相關(guān)事項，以便于日后整理與查核。

電話的學(xué)問

面對面的交談，有表情、有手勢，可以幫助我們表達思想、情感?？墒?，通過電話來交談

的話，就只有依靠語言了，所以，在打電話時要特別講究談話的藝術(shù)。

在現(xiàn)代社會中，每天有許多事情，都要通過電話來商談、詢問、通知、解決。在電話中，

可以認識許多人，這些人和你并沒見面，或者見面很少，只因為在電話中接觸得多了，因此一

聽到你的聲音，就對你產(chǎn)生了某種印象。這種印象可能好，也可能不好。印象好，他自

己就會跟你多談幾句，很順利地解決問題。印象不好，也許三言兩語就會收線。因此，雖

然你面對著的只是個沒有生命的設(shè)備，然而你必須能在想象中看見遠方那個接電話的人，好像

面對他那樣。

有些人做不到這點，平時對人還不錯，可是一打電話就機械、單調(diào)，甚至粗聲惡氣，像吵

架一樣，讓人聽起來很不愉快。這是因為他沒有運用想象力，不能像雙方面對面談話那般親切、

有禮。

在打電話時，由于你的姿態(tài)、笑容、動作表情，對方完全看不見。因此，你的善意、親切、

好感，完全依靠你的語言和聲音來傳達。

在平時，你的聲調(diào)不大好，你的語言不大講究，別人還可以看見你的態(tài)度舉止和你的面目

表情。但在電話里，一切都只有聲音，全靠聲音表達。所以你必須小心地控制你的聲調(diào)，讓你

的聲調(diào)能夠溫和地、親切地、悅耳地傳達出你的情誼，同時，你的口齒也要清晰地傳達出你談

話的內(nèi)容。

請注意，你的口要正對著話筒，你的口唇要離開話筒大約半寸，音量不要太大或太小，咬

字要清楚，說話速度要比平時速度略微緩慢，必要時把重要的話重復(fù)兩次；提到時間、地點、

數(shù)目字，一定要交代得非常清楚。

有時候，即便接電話的人并不是你直接要找的人，你也要用非常友好的、禮貌的態(tài)度對待。

他們也許是你朋友的朋友，也許是你朋友的父母、兄弟、姐妹、同事、助手……即便他們是朋

友家的傭人或公司話務(wù)員，你也不應(yīng)該怠慢，因為他們都是你應(yīng)該結(jié)交的電話中的朋友。

學(xué)會打電話

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人們生活水平的提高，電話的普及率越來越高，人離不開電話，每

天要接、打大量的電話?？雌饋泶螂娫捄苋菀?，對著話筒同對方交談，覺得和當(dāng)面交談一樣簡

單，其實不然，打電話大有講究，可以說是一門學(xué)問、一門藝術(shù)。

?打電話，不要以為很容易

（一）第一聲很重要

當(dāng)我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會很愉

快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行

為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說“你好，這里是XX公司”，但聲音清晰、悅耳、吐

字清脆與否，給對方留下的印象是完全不一樣的。因此要記住，接電話時，應(yīng)有“我代表企業(yè)

形象”的意識。

（-）帶著喜悅的心情

打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是也會被你歡快的語調(diào)所感

染，對你留下極佳的印象。面部表情會影響聲音的變化，所以即使是在電話中，也要抱著“對

方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對。

（三）端正自己的坐姿

打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。

如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的；若坐姿

端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當(dāng)作對

方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。

（四）迅速準確地接聽

現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準確迅速地拿起聽

筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等

是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，對你的單位留下不好的印象。即便電話離自己

很遠，而附近也沒有其他人時，聽到電話鈴聲后，我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)

度是每個人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了

五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會

十分不滿，會給對方留下不好的印象。

（五）認真清楚地記錄

隨時牢記5W1H技巧。所謂5W1H是指：When（何時）、Who（何人）、Where（何地）、What

（何事）、Why（為什么）和HOW（如何進行）。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話,

接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，這有賴于5W1H技巧。

（六）了解來電的目的

上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對

方要找的人不在，也切忌只說‘'不在"就把電話掛了。接電話時也要盡可能地問清事由，避免

誤事。我們首先應(yīng)了解對方來電的目的，即便自己無法處理，也應(yīng)認真記錄下來，委婉地探求

對方來電目的，不但可以不誤事而且贏得對方的好感。

（七）掛電話前的禮貌

要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”,

再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。

?這樣接打電話能使工作更順利

（-）遲到、請假由自己打電話；

（-）外出辦事，隨時與單位聯(lián)系；

（三）外出辦事應(yīng)告知去處及電話；

（四）延誤拜訪時間應(yīng)事先與對方聯(lián)絡(luò)；

（五）用傳真機傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò)；

（六）同事家中電話不要輕易告訴別人;

（七）借用別家單位電話應(yīng)注意。借用別家單位電話，一般不要超過十分鐘。遇特殊情況,

非得長時間接打電話時，應(yīng)先征求對方的同意和諒解。

向電話微笑

我們忘記了打電話的時候向電話微笑。難道我們瘋了嗎？為什么要向電話微笑呢？對方是

不可能從他的電話中看見我們的微笑的。也許我們真是很誠懇、很熱情地在微笑呢，可是對方

從電話中聽到我們的聲音也許是平淡的、呆板的，甚至是不愉快的。

所以，我們打電話時第一件事，就是用聲調(diào)，表達出你友誼的微笑來。正是因為對方不能

從電話中看見你的笑容，所以你的聲調(diào)就要負起全部的責(zé)任來。你的聲調(diào)要充滿笑意。比

平時高興的時候更多的笑意。

你的聲調(diào)有笑意嗎？有溫暖嗎？你自己對照一下吧。若沒有，就得加以訓(xùn)練，使你能把你

的友好與真誠灌進你的聲調(diào)中去。

許多人忽略了聲音通過電話后音調(diào)變了?，F(xiàn)在最好的電話也還不能夠把你的“原聲”傳遞

給對方。因此，你在電話中談話，不能完全根據(jù)你平時說話的習(xí)慣。你要有一種特殊的適合于

打電話的節(jié)奏與速度，你的音量也要加以調(diào)整，太輕太重都使對方聽起來不清晰。

一般來說，你的嘴要正對著話筒，咬字要清楚，一個字、一個字地說。數(shù)目、時間、日期、

地點等等，要特別注意，最好能重復(fù)一遍，并且確知對方已經(jīng)完全聽清楚了。

此外，你在電話中談話要盡可能地簡短，因為電話同時只能容兩個人談話，在你跟這個朋

友談得太久的時候，可能另一個朋友打電話找你老打不通，甚至，誤了一件重要的事情。所以,

只有在必要的時候才打電話，在打電話的時候，只講重要的事情，這也是我們應(yīng)該注意的要點。

不要以為接電話沒有什么，其實里面還是有很深的學(xué)問。一定要等電話響兩聲之后再接。

為什么？你要利用這段時間平靜自己的情緒，在你不知道來電人是誰、來電內(nèi)容是什么之前，

不要將你的情緒帶給將要和你對話的那個人，哪怕你此刻是歡快的，你怎么知道對方一定就希

望聽到你歡天喜地的聲音？當(dāng)然，把你的壞心情不加掩飾地傳遞給對方就更不應(yīng)該了。電話總

是由各種各樣的人打來，他們總會帶來一些好消息、壞消息或者一些不好也不壞的消息，將你

的情緒信號毫無保留地傳遞給對方，不免偶爾也會表錯情。

接電話，有時就像看待人生，要有寧靜、平和的心態(tài)。電話響兩聲，對打電話的人來說，

是完全可以接受的等待時間，也是他期待你拿起電話的最佳狀態(tài)。對接電話的人來說，在短短

的一聲電話鈴聲里，你的焦躁和不安可能已經(jīng)瞬間平息，你才可以不驚不懼地面對任何事，寵

辱不驚地面對任何人。世上很多事情，需要一個小小的停頓和轉(zhuǎn)折，別那么急著拿起電話。記

住，鈴聲響兩下后，再接。

另外，還要記一點，那就是，如果你的辦公室里有客戶，不要接電話。這種情況很常見。

但卻很少人意識到，這時接電話是一種不禮貌的行為。這樣做其實是告訴你的客戶，電話那端

的人比他更重要。除非你是在等一個非常重要的電話，否則就讓語音信箱留信息。如果你要接

電話，應(yīng)該讓客戶知道你為什么接這個電話，比如說“我正在等老板的電話二

記住幾點：

★必須在24小時內(nèi)回復(fù)所有的來電。

如果你的經(jīng)營哲學(xué)是“能拖到明天，就不必急著今天做"，那你這一輩子恐怕是很難熬出

頭了。把24小時內(nèi)回復(fù)所有來電養(yǎng)成一種習(xí)慣，就能確保你那條人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)上的資訊暢通

程度。對某些職業(yè)而言，如果你不立即回復(fù)電話，就可能失去一次交易的機會。

★對掛斷電話不要猶豫。

比如當(dāng)一位推銷員喋喋不休地向我們推薦某種我們毫無興趣的商品時，打斷他是一種仁慈

的行為?！皩Σ黄?，我不想浪費你的時間。”然后立即掛上電活，并帶著微笑。

★適當(dāng)打斷對方。

要打斷對方時，你可以采用和面談一樣的準則，盡量不打斷他，除非一切都證明不如此不

可能了結(jié)。

★注意不良習(xí)慣。

如果你發(fā)現(xiàn)你在電話中有某項不良習(xí)慣，就把紙條貼在電話機上來矯正。如果你有愛清嗓

子，說口頭禪，或喜歡東拉西扯等壞習(xí)慣，這張?zhí)嵝涯愕募垥椭銛[脫它們的危害。讓電話

中的交談表現(xiàn)出你最好的一面吧！

★清晰

用電話向總公司報告業(yè)務(wù)的推銷員一定都明白口齒清楚的重要性，只有這樣，他的報告才

不會出現(xiàn)差錯。說到名字時，他要說出名字的拼法，同時要求對方復(fù)述，以核對是否準確，當(dāng)

你用電話遞送消息時，即使是一般的社交消息，你也必須弄清楚對方是否真正明白了你的意思。

不要讓手機成為手雷

“上世紀60年代開始，電視改變了我們的整個生活，80年代起PC改變了我們的工作方

式。今天開始到未來的10年，移動技術(shù)將徹底改變我們工作和生活的一切?！睅缀鯖]有人會質(zhì)

疑愛立信中國有限公司副總裁蔡桐木幾年前的這番話，值得商榷的只是時間問題，也許世界的

變化并不如技術(shù)論者所期望的那樣迅速。

“那個東西曾經(jīng)是無比遙遠的黑色磚頭，曾經(jīng)是被人炫耀地舉在腦袋上的身份象征，曾

經(jīng)是我們精打細算想要添置的奢侈品?，F(xiàn)在，它成了和手表一樣的普通東西，成了老板招

之即來的呼叫器，成了鍛煉拇指的健身器，成了各色段子的中轉(zhuǎn)站，成了游戲機，成了數(shù)碼相

機，成了掌上電腦……手機正在變得像叮當(dāng)一樣無所不能。最后，大概所有人都會問一個問題,

除了手機，我們還需要別的嗎？”

有了手機，你不能再以“現(xiàn)在不在”的借口逃避不想接聽的電話，許多人因為手機而被迫

將8小時工作時間無限延長……正是現(xiàn)代社會中人們對時刻保持聯(lián)系的渴望催生了手機，他們

害怕錯過任何一條信息，努力讓自己生活在“信息氣泡”中，并且?guī)е皻馀荨迸軄砼苋ァ?/p>

2003年底馮小剛導(dǎo)演的賀歲片黑色喜劇《手機》就像是人們對手機的焦慮體驗的一次總

爆發(fā)，手機帶來了現(xiàn)代人的道德困境。美國《洛杉磯時報》認為：“該影片或許是90年代探索

互聯(lián)網(wǎng)給人際關(guān)系帶來沖擊的《電子情書》稍微黑暗的翻版?！?/p>

在現(xiàn)在的職場中，關(guān)于手機的使用，必須注意以下幾點：

?和別人共享一個空間時，不要讓手機響。可以改為靜音模式。包括開會時、在餐館里、

在火車上，等等。因為手機鈴聲會打擾到別人！

?在一個擁擠的環(huán)境中接電話時，最好離開這個房間。廣播你們的談話永遠都是不禮貌的

行為。

?即使你單獨一人，或者認為自己離別人夠遠了，也必須記?。河冒察o的、平常的聲音說

話。不要大喊大叫。

?如果你給對方打電話，要讓對方知道你用的是手機。手機的技術(shù)是越來越先進了，但還

是有需要完善的地方，電話有時可能突然斷掉。

?永遠不要用手機討論敏感或保密性的信息。竊聽的技術(shù)非常發(fā)達。你永遠都不知道什么

樣的人可能正站在你旁邊。

?開車時使用手機，一定要小心。開車時不要撥號。除非你有不需要用手的耳機或揚聲器,

否則就等停車后再撥。開車的同時拿著電話講話是很危險的。把車停在路邊或停車場再說會比

較明智。

?給客戶打電話和有重要的事時，最好使用固定電話。用手機給人打電話，有可能使人聽

到你這邊呼呼而過的汽車經(jīng)過的聲音，也可能因為信號不好而中斷，這都會給對方留下不好的

印象。

但是，只有最保守與最悲觀的人才會將應(yīng)用新技術(shù)視為打開“潘多拉之盒”。盡管手機給

人們帶來了恐慌，卻仍然抵不過人們從它身上獲得的巨大便利和樂趣，所有不適都只是人們?yōu)?/p>

這從未有過的偉大時代所必須付出的小小的美麗的代價。

一句老生常談在最后也許依然有效：必須記住，技術(shù)進步并不能許諾給我們一個美麗新世

界，一切取決于我們?nèi)绾问褂盟?/p>

電腦，若即若離

不識字的文盲越來越少，跟不上現(xiàn)代科技發(fā)展的功能型文盲卻在增加。聯(lián)合國重新定義了

新世紀的文盲，其中第三類是不能使用計算機進行學(xué)習(xí)、交流和管理的人。因此，有人戲稱，

“新世紀里，一不小心你就成了文盲二更新觀念，更新知識，更新技能，改變?nèi)松?然而，卻有

那么多的人越來越陷于電腦中，帶來很多的綜合癥狀……

?電腦恐懼癥

隨著電腦等高科技進入人們的工作和生活，由此帶來的相關(guān)問題也逐漸顯現(xiàn)。有些員工開

始出現(xiàn)的“電腦恐懼癥”就是其中之一。研究者提醒這類人士，要正確對待電腦，處理好電腦

帶來的各種問題，否則高科技和電子技術(shù)將給這些人的身心帶來煩擾。

現(xiàn)在高科技和電子技術(shù)發(fā)展越來越快，人們不隨時緊追就可能落伍，一些人對此問題處理

不當(dāng)，很容易患上“電腦恐懼癥”。特別是年齡在35歲至50歲之間、工作表現(xiàn)良好的中年男

士更易與此“病”結(jié)緣，而一旦患上“電腦恐懼癥”，便意味著他們已經(jīng)步入了“男性更年期”。

患有“電腦恐懼癥”的男士，主要有以下幾個特征：首先是他們的年齡在40歲左右，因

擔(dān)心公司里善于操作電腦、辦事麻利的年輕人會超過自己，心里總是疑神疑鬼。二是突然變得

心情沮喪、心神不寧、經(jīng)常失眠、易疲倦，感覺再也無法支撐下去，并開始大量吸煙和酗酒。

三是生理上開始出現(xiàn)變化，如身體發(fā)胖，大量脫發(fā)、肌肉松弛、性能力減退等。四是開始光顧

健身房，希望擁有健美的體形，并一反常態(tài)地像年輕人一樣注重穿著打扮。五是經(jīng)常上酒吧舞

廳，喜歡與年輕男人在一起，與年輕女子搞婚外情，最后發(fā)展到婚姻破裂，毀掉事業(yè)和家庭。

要解決這一問題，首先要為中年男士創(chuàng)造一個寬松和諧的工作環(huán)境。其次他們自身要善于

調(diào)節(jié)，以平常心對待一切。此外，妻子要多體貼、安慰和支持丈夫，幫助他們擺脫心理障礙，

愉快地工作和生活。

?電腦失寫癥

隨著電腦的迅速普及和互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，電腦所帶來的諸多負面影響中又多了一個新的

課題一一“電腦失寫癥”。歐美等國已把“電腦失寫癥”做了專題研究。歐美等國互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用

發(fā)展較快，許多兒童從小便學(xué)習(xí)電腦，許多青少年已習(xí)慣使用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)通信工具、電子

賀卡等代替?zhèn)鹘y(tǒng)的交流方式，許多學(xué)生甚至在電腦里完成家庭作業(yè)或?qū)W術(shù)報告、畢業(yè)論文等原

本需要手寫長篇幅的文字……這就使得一些人患上了“電腦失寫癥”，這些人手寫的文字網(wǎng)絡(luò)

色彩重，讓普通人讀來生澀難懂。

在國內(nèi)，“電腦失寫癥”人群也開始逐漸浮出水面。一位山東女孩從學(xué)校畢業(yè)出來后找到

份打字員的工作，沒想工作三個月下來，在領(lǐng)工資簽名的時候，居然連自己的姓名都寫不出來

了，最后在同事的提醒下，才用筆一劃一劃地拼出自己的名字來。經(jīng)醫(yī)生診斷是患上了“電腦

失寫癥”。平時，我們稍留意一下，就不難發(fā)現(xiàn)身邊也有些人不同程度地患有“電腦失寫癥”。

一家公司的文員小張說，她患了“電腦失寫癥”，原因是她經(jīng)常面對著電腦打字，腦子里所想

所記的全是電腦輸入法，結(jié)果有一天她到招辦報名考試需要手寫個人說明時，卻發(fā)現(xiàn)好多漢字

忘了怎么寫了。

許多朋友聽到“電腦失寫癥“，便聞“癥”色變，擔(dān)心自己也染上這個“時尚病”。電腦一

族不妨對照著專家提供的癥狀表現(xiàn)，檢查一下自己是否患有“電腦失寫癥”。

專家研究表明，“電腦失寫癥”的出現(xiàn)是由于在電腦上敲字缺少筆跡的書寫感和印痕感，

對大腦的語言中樞產(chǎn)生不了刺激作用，從而造成了失寫現(xiàn)象?！半娔X失寫癥”主要表現(xiàn)在由于

長期連續(xù)地面對電腦打字，由于單調(diào)且重復(fù)的刺激腦皮層而造成的，造成對手寫漢字的暫時性

失憶；對大量常用的漢字的失寫；手寫出來的文字潦草，難以辨認；用錯別字、網(wǎng)絡(luò)語言或網(wǎng)

絡(luò)符號代替一般的文字。

如果出現(xiàn)“電腦失寫癥”，也不要過于驚慌；驚慌只會加重“失寫癥”。根據(jù)一些曾經(jīng)患過

“電腦失寫癥”的朋友的體會，我們只要稍微改變一下使用電腦和工作、生活的習(xí)慣，就能起

到很好的防治效果。

如有序地安排作息時間，不要長時間地坐在電腦前工作，而且要注意使用多種漢字輸入法,

比如用拼音和五筆間換著輸入文字。養(yǎng)成定期閱讀和手寫的習(xí)慣，多閱讀文章，能夠強化對漢

字形狀的記憶。手寫不僅對人的心理和生理功能形成訓(xùn)練，而且對人的意志、耐力、毅力和神

經(jīng)系統(tǒng)穩(wěn)定功能也是必不可少的訓(xùn)練。對網(wǎng)絡(luò)語言有理智地接受，比如網(wǎng)上常喜歡用簡單的字

母代替語言，或用同音不同字的方法表示時，不要以為時髦便經(jīng)常使用。

在現(xiàn)代職場中，接收或發(fā)送商務(wù)電子郵件已經(jīng)是家常便飯，而且越來越成為一種趨勢，

不懂得與伊妹兒親密接觸，那將會被人笑話，甚至?xí)o你自己帶來不小的損失。但是，也千萬

別和“她”過于親密，否則，將引火上身呢！因此，你必須記住下面一些與伊妹兒親密接觸的

法則。

◎注意你的用詞。你也許認為你寫得明白易懂，但有些用詞是會讓人誤解的。應(yīng)當(dāng)做到用

詞精練并且達意。這樣可以避免事后為了對郵件內(nèi)容進行解釋而浪費高昂的長途電話費。

◎不要給別人的電子郵箱造成負擔(dān)。尊重他人的“電子空間”。除非必要，否則不要給別

人發(fā)E-mail,而且，只發(fā)給必要的人。許多人并不喜歡收到笑話或連鎖信之類的東西。記住,

沒有人會喜歡垃圾郵件。當(dāng)未得到對方允許而發(fā)送郵件時，必須確保郵件內(nèi)容對收件者是有價

值的。假如你沒有做到這一點，收件人很可能認為那是垃圾郵件，未加閱讀即予刪除。

◎在電腦上，沒有一樣?xùn)|西是保密的。即使郵件信息已被刪除，許多軟件程式仍可從電腦

的硬盤上讀取信息。在你按下“發(fā)送”鍵前，必須考慮清楚，假如該郵件被他人看到，后果會

是如何——比如被老板看見。首要的一條原則是，不要在工作時發(fā)送私人或是機密郵件。

◎盡可能縮小郵件附件。附件越大，下載所需的時間就越長，占據(jù)收件人的硬盤空間就越

多。有些電子郵件的附件可能是不必要的。對于連篇累牘的文件，應(yīng)考慮使用傳真來代替電子

郵件。不要想當(dāng)然。你也許是一個網(wǎng)絡(luò)老手，熟悉網(wǎng)絡(luò)行話和圖釋，但不要假設(shè)收件人像你一

樣熟悉這些玩意兒。

◎如何留下一個有效的語音信息的首要原則是：簡明扼要、語速放慢。只留下接聽者需要

的內(nèi)容。當(dāng)你要表達問候時，也要注意內(nèi)容簡短。如果你要離開辦公室較長一段時間，應(yīng)留下

你何時回來以及你不在時是否有人檢查信箱的詳細信息。

◎除非你確定你的新客戶習(xí)慣這種交流方式，否則不要給他們發(fā)E-mail。你習(xí)慣使用

E-mail并不意味著所有的人都習(xí)慣。別人的名片上有E-mail地址并不能說明他們真的使用

E-mailo

◎定期查收E-mail。不要堆積郵件。

◎在合理的時間段內(nèi)定期回復(fù)E-mail。慣例是24小時之內(nèi)。如果對方要求立即回復(fù)而你

做不到，應(yīng)該讓他知道你何時能得到所需信息。

◎如果必要，做好E-mail的備份。如果你發(fā)的E-mail時間性很強，最好使用E-mail信

筒中提示你對方收到時間的功能。然后把這封E-mail的內(nèi)容打印出來或保存在你的文檔中，

以防萬一。

◎打開E-mail之前一定要先查毒一一尤其當(dāng)你的電腦處于某個局域網(wǎng)中，可能影響到整

個部門甚至整個公司的時候。2000年的“愛蟲病毒”只用了兩天就幾乎讓美國癱瘓?！皭矍楹?/p>

門”亦是通過郵件附件在局域網(wǎng)傳播。如果是你打開了帶病毒E-mail,然后散布到整個網(wǎng)絡(luò),

你會顯得很愚蠢而且不專業(yè)。根據(jù)經(jīng)驗，永遠不要打開不認識的人發(fā)來的郵件。

◎不要發(fā)送任何涉及公司保密信息的E-mail。因為一旦發(fā)送出去，你不知道誰會看到這

條信息。

提高工作效率（1）

檢查一下你的辦公室

每個辦公室都存在效率低下的現(xiàn)象：傳真機無法正常工作、文件雜亂無章或是丟失、辦公

室里人來人往使人根本無法高效工作一一這并不奇怪。而令人驚訝的是，許多公司只是被動地

適應(yīng)這些情況而不是對它們加以改進。

檢查一下你的辦公室，看看是否存在造成工作效率低下的8種通病，然后加以改進。

1、過時的技術(shù)設(shè)備

過時的計算機、打印機、軟件和其他技術(shù)設(shè)備將會降低工作效率。例如，一名用性能低下

的個人電腦的圖形設(shè)計人員每次打開或保存一幅圖像時都要等待20-30秒鐘；用低速撥號上網(wǎng)

的員工也面臨同樣的問題，網(wǎng)頁可能打不開，甚至?xí)斐呻娔X死機。

怎樣判斷技術(shù)設(shè)備是否過時呢？一條通用的準則就是，如果你的計算機不能運行一套關(guān)鍵

軟件的最新版本，那么就需要進行升級了。你在新設(shè)備上的投資將很快會在提高的工作效率中

收回來。

2、工作空間安排不合理

花上幾天時間觀察公司的工作方式，找出由于工作空間安排不合理造成的效率低下問題。

例如，由于桌面不夠大，每次要打開文件都要跑到別的房間去；由于電腦離電話太遠，每次電

話會議結(jié)束后你都要重新輸入會議記錄。

要解決這些問題，通常只需要重新安排一下工作空間，可能就是將亂堆的書本從桌面上移

開或是多拉一根電話線這樣簡單。

3、效率低下的文件管理制度

文件管理的雜亂無章會造成信息查找的困難，從而造成大量人力和時間浪費。要解決這一

問題，就要保證你和你的員工有必要的將文件歸檔的條件?？纯词欠裥枰黾游募?，使所有

的員工都能夠容易地將文件歸類，以便于查找。最后，可以將不常用的文件搬到儲藏室去，使

員工更容易找到常用的文件。

4、未加管制的信息流

由于電子郵件和移動電話等通訊技術(shù)的廣泛使用，使得工作環(huán)境中充斥著新聞、市場信息、

垃圾郵件和私人聯(lián)絡(luò)。這些外來因素會分散員工的注意力，降低工作效率。

減少工作中分散注意力的信息數(shù)量。退訂那些你不讀的電子郵件雜志，使用電子郵件過濾

工具，將私人電子郵件與工作電子郵件分開。在辦公室時關(guān)掉移動電話。只將電子郵件地址或

是移動電話號碼告訴相關(guān)的人。

5、組織拙劣的會議

召開不必要、沒有重點的會議將會降低工作效率，打擊員工的士氣。經(jīng)常會發(fā)生這樣的情

形：員工們被召集起來開會討論某個主題，結(jié)果會議拖得過長，決定卻未能做出，或者是偏離

了會議要解決的問題。

開會之前要看看這一問題能否通過打電話或是其他方式解決。如果確實需要開會，要限制

時間，用議事日程使會議不要跑題。指定會議主持人，其責(zé)任是在有跑題跡象時采取行動，使

會議回到正軌。

6、低于標(biāo)準的研究資源

依靠不可靠或是過時的雜志、網(wǎng)站、白皮書或是其他資源將會使你付出更多的勞動。

只訂閱那些員工真正會去看的出版物，鼓勵員工使用更有價值的搜索工具。也就是說不訂

那些沒人看的報紙和雜志，向員工提供高質(zhì)量的網(wǎng)上信息資料。另外，尋找從打印出來的信息

向可搜索數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)變。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址錄進行工作，看看能不能找到

光盤版一一這樣搜索起來就非常方便快捷。

7、干擾

許多小公司的辦公室不夠?qū)挸?，同事的大聲說話、電話鈴聲、鍵盤敲擊聲和開關(guān)門的聲音

都會降低整個辦公室的工作效率。

重視工作場所的噪聲污染問題并采取措施。將電話鈴聲調(diào)小，關(guān)掉音箱，提醒大聲喧嘩者

降低嗓門。用屏風(fēng)、植物等在開放的辦公地點中營造私人空間，減少視覺干擾。

8、混亂

許多成功的主管的桌面都有一個非常突出的特點一一沒有雜物，非常整齊?；靵y會造成干

擾，降低工作效率。

環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一

個放在過道上的盒子，或是辦公桌上一臺已經(jīng)損壞了的設(shè)備。將用不著的東西移出視野之外，

將不再使用的東西扔掉。

高效率的辦公環(huán)境

書本堆得像金字塔那樣高，不用的文件夾和辦公用品到處都是，計算機電纜經(jīng)常絆倒

人……

如果你的公司的辦公室是這個樣子，那么，你就得改善一下辦公室的管理了。建議采取以

下5個步驟，營造出高效率的辦公環(huán)境。

?將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方

隨便看看你就會發(fā)現(xiàn)，辦公室里很少使用的東西數(shù)量驚人。過期的文件、不用的信箋、從

來不開的臺燈……不一而足。在伸手可及的范圍內(nèi)只保留最為常用的東西，將那些不是每天都

要用的東西移出視線之外。

?將過期的文件加以清理存放

沒有必須將辦公室的文件柜都塞得滿滿的。給文件柜“瘦身”一一對過期文件加以清理存

放。如果一個文件你在過去12個月里都沒有找來看過，那么它就在此列。這項工作耗時不多，

但可謂一舉兩得：既節(jié)約了時間又騰出了空間。

?注意你的電腦顯示器

在電腦顯示器占據(jù)你的桌面時，要釋放更多的空間是比較困難的。一個選擇是使用顯示器

架，可以將文件和其他東西放到它下面；另一選擇是選用LCD顯示器，它占用的空間只有CRT

顯示器的三分之一。

?充分利用辦公空間

如果辦公場所狹小，就要想辦法充分利用每一寸空間?？梢詫⒓茏影驳綁ι希雷酉旅婵?/p>

以用來放文件或電腦主機。如果桌上要擺傳真機、復(fù)印機和打印機等多種辦公設(shè)備，可以考慮

購買一臺多功能一體機。

?扔掉舊的閱讀材料

你可能保存著不少不再需要的過期的出版物，那么請在清理辦公室雜物時將它們?nèi)拥?。?/p>

果擔(dān)心會丟掉重要的文章，在扔掉它們之前瀏覽一下目錄，將真正需要的文章剪下來。不要用

太多的空間來存放出版物，這樣能夠縮短你的閱讀和清理的周期。

改善工作流程

從自動化表格處理到即時訊息，今天的科技能夠幫助員工更快更智能地進行工作。

以下5種方法可以使公司的運作更為流暢：

?管理職能自動化

許多公司將原來靠人工完成的管理職能一一如給員工打考勤、管理支出表格等交由電腦網(wǎng)

絡(luò)來完成。這一舉措可以減少員工花在搜集、處理和發(fā)布信息所用的時間，使員工可以將時間

用在更為重要的公司事務(wù)上。另外，信息流的自動化還能減少人工操作所造成的不可避免的錯

誤。

?改進公司范圍內(nèi)的信息共享

電腦網(wǎng)絡(luò)可以用來向員工發(fā)布新聞和信息，這比傳統(tǒng)的打印通知和開會更為快捷也更為經(jīng)

濟。通過這種方法，公司可以對市場變化做出快捷的反應(yīng)，員工也能快速地適應(yīng)公司的政策和

節(jié)支措施。公司還可以創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)檔案，減少文件歸檔、存放的負擔(dān)。

?共享信息資源

將日程安排、合同經(jīng)理和信息數(shù)據(jù)庫通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或英特網(wǎng)進行共享，可以使員工更

快更高效地獲取信息。例如，利用在線日程安排，項目經(jīng)理可以很快看到團隊中每位成員的時

間表，找到合適的開會時間，然后利用在線日程安排程序?qū)㈤_會通知發(fā)給每位與會者。而在過

去，他就得與每位成員協(xié)商，找到合適的時間后再逐個通知。

通過將合同經(jīng)理和客戶數(shù)據(jù)庫進行共享，公司可以為客戶提供更高標(biāo)準的服務(wù)。公司的任

何員工都可以了解客戶基本情況、訂貨歷史記錄和聯(lián)系方式，使他們能夠立即滿足客戶的需

求。

?快速、經(jīng)濟的溝通交流

即時訊息工具使員工能夠通過英特網(wǎng)彼此進行實時溝通，不受地域限制，而不會帶來高額

的費用。過去，不同部門之間要進行協(xié)作，就得騰出專門的時間、打長途電話或是召開電話會

議。

?實施在線協(xié)作

駐外工作人員也能夠來到網(wǎng)上會議室，編輯文件或是進行演示。例如，利用微軟公司

"bCentral”提供的"共享觀點團隊服務(wù)”(SharePointTeamServices),員工可以在一個

安全的網(wǎng)絡(luò)會議室里對相同的文件進行討論和修改，還能夠建立文件檔案館和召開討論會。這

樣做不僅能夠提高工作效率，還減少了由于文件的不同打印版本所造成的混亂。

好的工作習(xí)慣

一天的工作什么時候才算完成？對于許多小公司來說，答案是“永遠沒完”。

甚至許多管理人員手頭也有一大堆要做的事情。為了在工作和私人生活之間保持一種健康

的平衡，員工要學(xué)會在工作時保持高效從而得以在合理的時間離開辦公桌。如果做不到這點，

就會精力不濟、創(chuàng)造力低下，最終危及健康。

用以下10種方法，你可以認清每天必須完成的工作并找到完成任務(wù)的策略。

?每天都以計劃開始

在核對電子郵件或語音郵件之前，每個工作日的頭15分鐘用于寫下任務(wù)清單。寫出清單

后，你就會清楚地知道，哪些工作是今天必須完成的，哪些工作是今后幾天內(nèi)要完成的，哪些

是長遠的目標(biāo)。這樣你就會精確地找到需要優(yōu)先處理的問題，從而避免被那些不重要的事情分

散精力。這樣，即使你決定在某個合適的時候停止工作，工作進度也在你的掌握之中，不會受

到影響。

?分派任務(wù)

在寫出了任務(wù)清單后，認真考慮一下，哪些任務(wù)是可以分派給團隊中的別的成員的。每天

早早就找出了這些任務(wù)，就會使團隊成員能夠盡早開展工作，從而加快完成任務(wù)的速度。和你

一樣，同事也希望對每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后幾個小時才把任務(wù)分派給同

事，同事會不高興的，因為你有可能打亂了他們的計劃。

?控制干擾

不要讓料想不到的電子郵件、電話和會議打亂你的工作計劃，從而使你不得不加班。為控

制干擾，可以這樣做：每隔幾個小時而不是每隔10分鐘查看一次電子郵件；將電話轉(zhuǎn)為語音

郵件，只回復(fù)那些確有急事的電話；要求將會議安排在你方便的時候召開。

?早工作早離開

加班加點工作到很晚可能會引發(fā)惡性循環(huán)一一工作到很晚通常會使你起得晚然后又導(dǎo)致

你要工作到很晚，如此循環(huán)。在一個星期內(nèi)強迫自己早點開始工作，早一點離開。開始這樣做

很困難，但你會很快發(fā)現(xiàn)，早點開始工作能夠使你每天有