項目管理辦公室類型和職能【摘要】PMO項目管理辦公室,越來越多在IT項目中出現(xiàn),其作用意義深遠(yuǎn)。不過在于項目經(jīng)理溝經(jīng)過程中,發(fā)覺很多項目經(jīng)理對PMO認(rèn)識僅僅停留在催繳文檔和匯報層面,而且PMO組員也會談及自己工作困難和不被認(rèn)可。這其實源于項目經(jīng)理和PMO組員對于目前PMO類型不明了,以及對于PMO階段性目標(biāo)缺失。本文從PMO類型和職能角度入手,幫助項目經(jīng)理和PMO組員對PMO價值有愈加深層次認(rèn)識?！菊摹宽椖抗芾磙k公室介紹伴隨各個組織IT部門發(fā)展,越來越多項目由IT部門負(fù)責(zé),所以越來越多組織都成立了IT部門PMO,由此可見PMO對于IT項目集中管控關(guān)鍵性。在PMBOK第五版中,對PMO定義是:項目管理辦公室（PMO）是負(fù)責(zé)對所轄各項目進(jìn)行集中協(xié)調(diào)管理一個組織部門。PMO職責(zé)可涵蓋從提供項目管理支持到直接管理項目。除了被集中管理之外,PMO所支持或管理項目不一定相互關(guān)聯(lián)。PMO具體形式、職能和結(jié)構(gòu)取決于其所在組織需要。在項目開始階段,PMO可能有權(quán)起到關(guān)鍵干系人和關(guān)鍵決議者作用。為確保項目符合組織業(yè)務(wù)目標(biāo),PMO可能有權(quán)提出提議、提前中止項目或采取其她必需方法。另外,PMO還可參與對共享資源或?qū)Ｓ觅Y源選擇、管理和調(diào)動。而且對PMO作用有明確說明:PMO一個關(guān)鍵職能是經(jīng)過多種方法支持項目經(jīng)理,包含（但不限于）:管理PMO所轄全部項目共享資源;識別和開發(fā)項目管理方法、最好實踐和標(biāo)準(zhǔn);指導(dǎo)、教導(dǎo)、培訓(xùn)和監(jiān)督;經(jīng)過項目審計,監(jiān)督對項目管理標(biāo)準(zhǔn)、政策、程序和模板遵守程度;開發(fā)和管理項目政策、程序、模板和其她共享文件（組織過程資產(chǎn)）;協(xié)調(diào)項目之間溝通。項目經(jīng)理與PMO目標(biāo)不一樣,所需遵守要求也就不一樣,但她們?nèi)颗Χ急匦璺辖M織戰(zhàn)略需求。項目經(jīng)理與PMO之間角色差異可能包含:項目經(jīng)理關(guān)注特定項目目標(biāo),而PMO管理關(guān)鍵項目集范圍變更,這些變更可被視為能促進(jìn)業(yè)務(wù)目標(biāo)實現(xiàn)潛在機(jī)會。項目經(jīng)理控制分配給本項目資源,以愈加好地實現(xiàn)項目目標(biāo),而PMO負(fù)責(zé)優(yōu)化利用全部項目所共享組織資源。項目經(jīng)理管理單個項目制約原因（范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量等）,而PMO從企業(yè)層面管理方法論、標(biāo)準(zhǔn)、整體風(fēng)險／機(jī)會和項目間依靠關(guān)系。不過在于項目經(jīng)理溝經(jīng)過程中,發(fā)覺很多項目經(jīng)理對PMO認(rèn)識僅僅停留在催繳文檔和匯報層面,而且PMO組員也會談及自己工作困難和不被認(rèn)可。這其實源于項目經(jīng)理和PMO組員對于目前PMO類型和職能不明了,以及對于PMO階段性目標(biāo)缺失。項目管理辦公室類型如同羅馬不是一天建成,PMO也不可能一蹴而就。下面我們從PMO類型深入剖析PMO各個階段,以及各個類型價值和所受限制。對PMO發(fā)展有了明確目標(biāo),從而對PMO在組織中作用有整體認(rèn)識,并有效地實現(xiàn)項目經(jīng)理和PMO合作。不是全部項目管理辦公室在建立之初都是一樣。從本質(zhì)上講,PMO是一個能滿足組織等級項目管理需求,由優(yōu)異項目管理專業(yè)人員（列如絕大多數(shù)組織要求PMO組員必需是PMP）組成“辦公室”,最終成為項目管理組織中心。PMO可分為下列三種層級中一個,或者三個層級同時并存。第一層:項目控制辦公室這是一個經(jīng)典處理大型、復(fù)雜單項目辦公室。它專門針對一個項目,但該項目太大,太復(fù)雜,需要多個子項目進(jìn)度安排,而這些子項目進(jìn)度安排需要被整合進(jìn)一個總體項目集進(jìn)度中。它可能擁有多個項目經(jīng)理,每名項目經(jīng)理負(fù)責(zé)一個單獨(dú)項目進(jìn)度安排,其關(guān)聯(lián)資源需求和成本都被納入一個整體項目集進(jìn)度。項目集經(jīng)理或其中最關(guān)鍵項目經(jīng)理負(fù)責(zé)整合全部進(jìn)度,資源需求和成本,以確保項目集作為一個整體滿足最終期限、里程碑和可交付結(jié)果。顯然這是多數(shù)組織PMO定位,也是PMO最基礎(chǔ)階段。大致上就是前文所述,項目經(jīng)理不停被PMO所監(jiān)督與控制,而得不到PMO有效幫助。更多時間,PMO作為項目監(jiān)控中心存在。第二層:業(yè)務(wù)單元項目管理辦公室在業(yè)務(wù)單元或部門層級,項目管理辦公室可能仍被要求為單個項目提供支持,但其面對是整合大量、不一樣規(guī)模多個項目,這些項目有是需要較少資源短期項目,有是需要綜合幾十種資源、大量資金和復(fù)雜技術(shù)歷時多個月或者幾年項目。目前IT項目趨勢越來越符合上述情況,尤其是在“云技術(shù)”處理方案提出以后,IT所面臨已經(jīng)不單單是本部門單個項目,而是整個組織等級項目管理。第二層PMO其價值在于開始在組織層面整合資源。而且正是在組織層面,資源控制開始在項目管理系統(tǒng)給予回報中起到更高價值作用。在單一項目層面,利用項目管理將為項目發(fā)明巨大價值,因為它開始建立可反復(fù)性規(guī)則——項目進(jìn)度、項目計劃變成了團(tuán)體組員之間和組織領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部或相互之間進(jìn)行溝通工具。在第二層級或更高層級,PMO除了提供上述職能,其還提升了整個項目資源管理效率。比如,當(dāng)多個IT項目爭奪一個系統(tǒng)架構(gòu)師時,第二層級PMO能夠經(jīng)過項目管理系統(tǒng)來處理對一個共同資源競爭性爭奪,并識別項目相對優(yōu)先級,讓含有更高優(yōu)先級項目先取得所需資源,而較低優(yōu)先級項目將被推遲或取消。這部分價值對于人力資源嚴(yán)重短缺,人力成本居高不下IT項目顯得尤為顯著。第二層級PMO使組織能夠判定何時將出現(xiàn)資源短缺,并擁有足夠信息以決定是否雇傭或采購更多資源。因為第二層PMO存在于單獨(dú)部門之中,所以,PMO能夠?qū)⑵洳荒芴幚頉_突輕易上升到部門管理層,管理層對部門績效負(fù)有最終責(zé)任。第三層:戰(zhàn)略項目管理辦公室當(dāng)一個組織,擁有多個業(yè)務(wù)單元,在業(yè)務(wù)單元和企業(yè)兩個層面都擁有沒有數(shù)個支撐部門,每個業(yè)務(wù)單元內(nèi)部還有正在進(jìn)行項目。這時,第二層級PMO顯然無權(quán)從整個企業(yè)角度為項目設(shè)置優(yōu)先級,而企業(yè)管理層必需選擇最能支撐企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)項目。這些目標(biāo)包含收益性目標(biāo)、市場滲透戰(zhàn)略、生產(chǎn)線擴(kuò)大、市場擴(kuò)張,以及內(nèi)部信息管理能力升級。只有企業(yè)層級組織才能為項目和項目集（二者有利于企業(yè)戰(zhàn)略實現(xiàn)）選擇、優(yōu)先級設(shè)置和監(jiān)督提供所需協(xié)同與寬廣視野,而這一組織就是戰(zhàn)略項目管理辦公室。在企業(yè)層面,戰(zhàn)略項目管理辦公室作用是經(jīng)過不停地為整個組織中項目設(shè)置優(yōu)先級,從而處理對競爭性資源需求沖突。當(dāng)然,戰(zhàn)略項目管理辦公室不能單獨(dú)發(fā)揮這一作用,所以需要一個由戰(zhàn)略項目管理辦公室總監(jiān)、企業(yè)管理層,以及每個業(yè)務(wù)單元與職能部門代表組成指導(dǎo)委員會。項目管理辦公室指導(dǎo)委員會關(guān)注每個項目對企業(yè)和業(yè)務(wù)單元目標(biāo)貢獻(xiàn),其還確保了對項目迭加與整合考慮。戰(zhàn)略項目管理辦公室在合適層級運(yùn)行,將促進(jìn)與企業(yè)利益相關(guān)項目選擇、優(yōu)先級設(shè)置和管理。其確保項目管理方法論適合整個組織需要,而不僅僅是一個部門或一個業(yè)務(wù)單元。何種類型項目管理辦公室適合自己組織呢？這取決于企業(yè)規(guī)模與負(fù)責(zé)程度、IT部門和業(yè)務(wù)單元內(nèi)項目之間依靠關(guān)系、資源可取得性,以及項目經(jīng)理能力。大型復(fù)雜項目需要一個有才能關(guān)鍵團(tuán)體進(jìn)行管理,這就需要第一層級PMO。然而,假如同時擁有多個復(fù)雜且關(guān)鍵項目,就需要第二層級PMO來獲取項目團(tuán)體最好實踐,并使之制度化。假如一個組織非常龐大,擁有稀缺資源和部分尤其關(guān)鍵項目,就需要第三層級PMO,以確保經(jīng)過最有效和最高效項目實施來實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略。不管自己組織建立何種項目管理辦公室,在某種程度上,全部項目管理辦公室都實施著相同職能。項目管理辦公室職能項目管理關(guān)鍵原因包含項目計劃、項目進(jìn)度、成本控制、行政管理和控制,以及其她具體技術(shù)任務(wù),也就是項目管理“科學(xué)性”表現(xiàn)。不過項目經(jīng)理工作一個關(guān)鍵步驟是處理項目管理“藝術(shù)性”表現(xiàn),諸如:領(lǐng)導(dǎo)力、談判、激勵、團(tuán)體建設(shè)、引導(dǎo)、分析、項目立項、激勵等。PMO關(guān)鍵角色在于,為項目經(jīng)理提供合適程度技術(shù)支持,幫助項目經(jīng)理專注于其影響事情上。項目支持需要在部分專業(yè)領(lǐng)域（如進(jìn)度與項目控制）掌握相當(dāng)多專業(yè)知識。學(xué)習(xí)這些技能需要花費(fèi)時間,保持這些技能是關(guān)鍵,同時還需要根據(jù)項目支持功效遵守對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)過程和方法。文檔項目支持小組實施項目管理科學(xué)性（相對于藝術(shù)性而言）,她們負(fù)責(zé)估算與預(yù)算,包含成本估算與資本估算,并制訂計劃和進(jìn)度安排。項目支持小組與項目團(tuán)體共同制訂WBS,依據(jù)WVS制訂網(wǎng)絡(luò)圖,再將網(wǎng)絡(luò)圖置入項目進(jìn)度編制軟件中,產(chǎn)生最終進(jìn)度計劃。另外她們還提供最新狀態(tài)匯報,以對照計劃并立刻更新狀態(tài)。經(jīng)過上級管理層和整個組織,她們?yōu)轫椖繄F(tuán)體提供差異分析和全部相關(guān)匯報。項目支持通常包含大量數(shù)據(jù)錄入,而這些數(shù)據(jù)是項目控制基礎(chǔ)。這也是為何項目經(jīng)理總是感覺被PMO催促提交文檔根源,只有當(dāng)PMO拿到這些文檔,才能確保項目管控,最終實現(xiàn)項目成功。變更控制項目支持智能對變更控制非常關(guān)鍵。每個變更必需以文件形式填寫于變更申請表中,包含成本影響分析、進(jìn)度安排、技術(shù)基準(zhǔn)和變更布署。變更控制會議紀(jì)要必需被統(tǒng)計并分發(fā)。全部這些都必需作為項目經(jīng)理工作一部分來加以管理。PMO會召集變更控制委員會組員來處理所以產(chǎn)生文檔,從而大大減輕項目經(jīng)理書面工作。項目存放庫項目支持還需要保持一個項目存放庫。它是全部文檔統(tǒng)計,另外,假如項目經(jīng)理或團(tuán)體組員離開項目,它便是歷史參考統(tǒng)計。項目存放庫有利于向新項目經(jīng)理傳授經(jīng)驗教訓(xùn),并使新舊項目之間實現(xiàn)平穩(wěn)移交。跟蹤與匯報項目支持同時需要維護(hù)對問題跟蹤。與變更控制很相同,對多種問題和活動跟蹤在很大程度上依靠于項目數(shù)量以及組織中人數(shù)。項目進(jìn)展匯報作為合適職能領(lǐng)域總結(jié),為矩陣組織合適等級做出深入?yún)R總,直至高級管理層,從而使項目支持組織擔(dān)當(dāng)起向高層提供項目狀態(tài)信息職責(zé)。即項目支持組織負(fù)責(zé)向高層匯報,而統(tǒng)計項目狀態(tài)匯報通常被精簡為一頁,并確保高級管理層對該匯報信息了解。風(fēng)險管理項目支持還包含風(fēng)險管理。每個項目中風(fēng)險必需被識別、分析、控制并采取后續(xù)方法。必需設(shè)置怎樣處理每個高風(fēng)險和中等風(fēng)險事件計劃并采取行動確保立刻實施了應(yīng)對方法。當(dāng)項目風(fēng)險尤其高時,需要重新設(shè)定項目計劃基準(zhǔn),PMO和項目經(jīng)理共同協(xié)作,以制訂可能影響進(jìn)度安排、預(yù)算計劃或項目范圍可供選擇方法。因為對IT項目而言,風(fēng)險分析趨于一個專業(yè)領(lǐng)域,所以風(fēng)險分析專業(yè)人士往往處于PMO項目支持領(lǐng)域。她們?yōu)轫椖拷?jīng)理提供技術(shù)支持,并頻繁地推進(jìn)與項目團(tuán)體召開風(fēng)險計劃和風(fēng)險評審會議。資源存放庫任何規(guī)模組織都必需維護(hù)一個資源存放庫。資源存放庫是整個組織或企業(yè)中全部可用資源一個清單。伴隨組織人員增加,人員概況也被統(tǒng)計于資源存放庫之中,并伴隨其新技能發(fā)展而被更新。PMO,尤其是第三層級,飾演著資源代理人角色,它與職能部門責(zé)任人一起,確保正確資源在正確時間被用于正確項目。成本跟蹤在擁有成熟項目管理步驟組織中,會計系統(tǒng)能夠被項目管理軟件所利用,直接向項目經(jīng)理提供實際成本數(shù)據(jù)。不過,通常這只是理想情況,而且要求IT項目項目經(jīng)理含有很高財務(wù)知識也不現(xiàn)實。那么PMO項目支持團(tuán)體組員從可取得數(shù)據(jù)資源中去“挖掘”她們所需信息。她們?yōu)橄嚓P(guān)協(xié)議成本事宜造訪采購部,從歷史數(shù)據(jù)中找事類