曾方一名旗（4管理服務(wù)部管理體系文件

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TY-MS-002文件控制管理2012/07/10A/011/8

文件控制管理制度

一、目的

通過職責(zé)劃分、明確工作程序及要求，確保內(nèi)部文件的擬定、發(fā)布、執(zhí)行與控制的規(guī)范

性，特制定本制度。

二、適用范圍

本規(guī)定適用于公司內(nèi)部所有文件的管理。

三、職責(zé)

1、經(jīng)管辦負(fù)責(zé)擬稿公司范圍內(nèi)告示類文件，參與審核一級(jí)文件、內(nèi)控管理類文件，分

配公司范圍內(nèi)告示類文件和內(nèi)控管理類文件編號(hào)，監(jiān)督、管控現(xiàn)有體系文件的運(yùn)行狀況.

2、管理服務(wù)部負(fù)責(zé)審核、編號(hào)內(nèi)控體系類文件，（一級(jí)文件除外，技術(shù)圖紙由公司技

術(shù)部統(tǒng)一管控），每個(gè)李戈的前三個(gè)作日向經(jīng)管辦提交前三個(gè)月的文件管控情況。

3、各職能部門負(fù)責(zé)擬稿、修訂、申請(qǐng)廢除、使用、管控本部門文件。

4、外來文件由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)識(shí)別、收集、管控。

5、各類文件管控職責(zé)和權(quán)限參見下表：（表一）

擬稿/修訂

文件類型審核/會(huì)簽簽發(fā)編號(hào)原稿控制

/廢除

告示類文件發(fā)文單位部門經(jīng)理副總及以上

副總及以

一級(jí)副總及以上

管上經(jīng)管辦經(jīng)管辦

管理服務(wù)

理二級(jí)/管理

副總及以上部/技術(shù)部

類三級(jí)部門經(jīng)理服務(wù)部

門

內(nèi)控類四級(jí)部門經(jīng)理

發(fā)文單位

文件副總及以

一級(jí)副總及以上

體

系.?級(jí)分管副總副總及以上

管理服

類三級(jí)副總及以上

部門經(jīng)理務(wù)部

四級(jí)部門經(jīng)理

部門負(fù)責(zé)經(jīng)管辦/管

外來文件部門經(jīng)理分管副總

識(shí)別、收集理服務(wù)部

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四、相關(guān)文件的術(shù)語和定義：

（一）公司內(nèi)部文件包含：

1、告示類文件：

告示類文件分為四種，分別是：通知、決定、會(huì)議紀(jì)要、公告。

（1）通知：使用于需要有關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)、部門或人員周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。

（2）決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者

撤銷下級(jí)部門或機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（3）會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和一定事項(xiàng)。

（4）公告：適用于向集團(tuán)內(nèi)部通報(bào)重要事項(xiàng)，如：表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情

況等。

2、內(nèi)控類文件：

內(nèi)控類文件分為體系類內(nèi)控文件和管理類內(nèi)控文件。各內(nèi)控類文件分為四個(gè)級(jí)別，分

別為：一級(jí)內(nèi)控文件、二級(jí)內(nèi)控文件、三級(jí)內(nèi)控文件、四級(jí)內(nèi)控文件。

（1）一級(jí)內(nèi)控文件：是公司綱領(lǐng)性的內(nèi)控文件。如員工手冊(cè)、質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)等。

（2）二級(jí)內(nèi)控文件：如集團(tuán)范圍內(nèi)管理性質(zhì)類文件、程序文件等。

（3）三級(jí)內(nèi)控文件：如各部門內(nèi)的管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、外來文件、檢

測報(bào)告等。

（4）四級(jí)內(nèi)控文件：如相關(guān)記錄表單。

（二）內(nèi)部文件實(shí)行，呆密管理，所有內(nèi)部文件的密級(jí)分為三個(gè)級(jí)別，分別為：秘密、機(jī)

密、絕密。

五、程序說明

（一）文件擬定和審核

1、質(zhì)量環(huán)境管理手比由經(jīng)管辦負(fù)責(zé)編制；員工手冊(cè)由人力資源部負(fù)責(zé)編制，副總審核,

總裁批準(zhǔn)。

2、二級(jí)和三級(jí)文件由各職能部門組織人員編寫，內(nèi)控管理類文件須本部門經(jīng)理和經(jīng)管

辦審核，文件關(guān)聯(lián)部門審核會(huì)簽，分管副總批準(zhǔn)；內(nèi)控體系類文件須本部門經(jīng)理和管理服務(wù)

部文控室審核，文件關(guān)聯(lián)部門審核會(huì)簽，副總及副總以上批準(zhǔn)。

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3、公司范圍內(nèi)的告示類文件，由發(fā)文部門擬文后，經(jīng)部門經(jīng)理審核發(fā)放，送至管理服

務(wù)部備份。

（二）文件格式和類型

1、內(nèi)控文件正文組成一般由八個(gè)部門組成：一、目的；二、適用范圍；二、職責(zé)；四、

相關(guān)文件；五、程序流程；六、程序說明；七、相關(guān)記錄表單；八、附錄。具體可視內(nèi)容而

定。

2、文件格式：公司公文行文類文件文頭統(tǒng)一用黑體一號(hào)字，文件編號(hào)用宋體加粗三號(hào)

字，文件標(biāo)題用黑體小二號(hào)字，文件內(nèi)容用宋體小四號(hào)字。管理制度類、指導(dǎo)書類、合約類

文件標(biāo)題統(tǒng)一用宋體小二號(hào)字，內(nèi)容統(tǒng)一用宋體小四號(hào)字。表單類文件：標(biāo)題統(tǒng)一用黑體加

精小一號(hào)字，文件編號(hào)用宋體四號(hào)字，內(nèi)容用末體小四號(hào)字。因?yàn)楸韱晤愇募奶厥庑?，?/p>

格內(nèi)容字體可適當(dāng)縮小，依表格大小而定。

3、公司各部門簡稱：

經(jīng)管辦（0M）、人力資源部（HR）、綜合辦公室（GO）、采購部（P0）、財(cái)務(wù)部（FD）、

質(zhì)保部（QA）、技術(shù)部（TD）、市場部（MD）＞管理服務(wù)部（MS）、工程部（ED）、安保部

（SD）、設(shè)備部（ED）、生產(chǎn)部（PD）物流部（LD）、生產(chǎn)安全室（WS）、產(chǎn)品研發(fā)部（R&D）.

4、版本/版次：第一版用A表示，第一次用數(shù)字01表示，如：A/01

5、文件編號(hào)是由公司簡稱，部門簡稱，編號(hào)組成。如：TY-GO-001

6、經(jīng)管辦負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查公司所有文件的編號(hào)及運(yùn)行情況。

（三）文件發(fā)放與管理

1、公司管理類內(nèi)控文件由經(jīng)管辦發(fā)放，體系類內(nèi)控文件由各部門負(fù)責(zé)發(fā)放（技術(shù)圖紙

由各部門管控，于每個(gè)月的前三個(gè)工作口向文控室歸檔本月的文件控制管理情況），并使用

《受控文件發(fā)放/回收登記表》進(jìn)行發(fā)放登記。

2、受控文件發(fā)文簽發(fā)人參見（表一），但如內(nèi)容涉及公司重要決定及公司發(fā)展方向等

重要事項(xiàng)的文件均需分管副總復(fù)核并經(jīng)集團(tuán)總裁簽發(fā)，需蓋印公司文件受控章后方可生效。

3、公司所有告示類文件及內(nèi)控類文件均需在公司內(nèi)部告示系統(tǒng)中及時(shí)發(fā)布與更新，內(nèi)

部公告類文件的發(fā)布與更新由經(jīng)管辦統(tǒng)籌負(fù)責(zé)。

4、一些記錄表單的發(fā)放，原則上不加蓋受控章，但必須確保版本的有效性。

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在指定日期歸還文件，若到期仍不歸還，則由文件控制人員收回。

2、所有存儲(chǔ)在任何介質(zhì)上的軟件都視作文件。本文件規(guī)定的關(guān)于內(nèi)控文件的受控狀況、

發(fā)放、更改、換版與作廢辦法原則上也適用于軟件。以存儲(chǔ)介質(zhì)領(lǐng)取受控軟件時(shí)，受控印章

加蓋在介質(zhì)盒（帶，盤）上。并執(zhí)行軟件保護(hù)措施，如防修改、防擦出等。由授權(quán)人轉(zhuǎn)存受

控軟件到任何介質(zhì)上時(shí)，由領(lǐng)用人全面負(fù)責(zé)受控軟件的管理（防止非授權(quán)拷貝、損壞或丟失）。

八、附則

1、本制度自下發(fā)之H起予以實(shí)施。

2、管理服務(wù)部對(duì)本制度有最終解釋權(quán)。

九、相關(guān)記錄文件

1、《文件傳閱單》

2、《文件發(fā)放/回收登記表》

3、《文件更改申請(qǐng)表》

4、《文件借閱登記表》

5、《文件銷毀申請(qǐng)單》

6、《受控文件清單》

7、《公司文件審批單》

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附件一

文件傳閱單

編號(hào):

文件名稱文件編號(hào)

學(xué)習(xí)途徑

緊急程度：緊急口一般口文件性質(zhì)：閱知口

密級(jí)：秘密口機(jī)密口絕密口

N0.傳閱人員簽名日期NO.傳閱人員簽名日期

12

34

56

78

910

1112

1314

1516

1718

1920

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附件二

文件發(fā)放/回收登記表

發(fā)放記錄回收記錄是否受控

序編版部備

文件名稱分發(fā)號(hào)簽口份簽日份

號(hào)號(hào)本門注

收期數(shù)回期數(shù)(Y/N)

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附件三

文件更改申請(qǐng)單

文件名稱

文件編號(hào)申請(qǐng)更改部門

申請(qǐng)更改原因：

更改前內(nèi)容更改后內(nèi)容

受此影響引起的其他更改文件名稱：

擬制審核/會(huì)簽批準(zhǔn)

注：如更改內(nèi)容過多而無法在此單中完整填寫，可列表填寫并賦予后項(xiàng)

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附件四

文件借閱登記表

版本/

序號(hào)文件名編號(hào)借閱人借閱日期歸還日期備注

修訂號(hào)

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附件五