關(guān)于合同函件管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司合同函件的管理，確保合同簽訂、履行過程中各類函件的有效傳遞、妥善保存和規(guī)范使用，維護公司合法權(quán)益，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中涉及的各類函件，包括但不限于合同文本、協(xié)議、通知、函告、請示、報告、紀(jì)要等。（三）基本原則1.合法性原則：合同函件的內(nèi)容和形式應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：函件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，避免歧義。3.及時性原則：函件的起草、審核、發(fā)送、接收、處理等環(huán)節(jié)應(yīng)及時進行，確保信息傳遞的高效性。4.保密性原則：涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同函件應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、合同函件的分類與編號（一）分類1.合同類函件：包括各類合同文本、補充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.商務(wù)函件：如合作意向書、詢價函、報價函、訂單確認(rèn)函等。3.通知類函件：涉及公司內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)安排、工作要求等方面的通知、通告、通報等。4.溝通協(xié)調(diào)類函件：用于與合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等進行溝通協(xié)調(diào)、問題解決的函件。5.法律合規(guī)類函件：如律師函、法務(wù)意見書、合規(guī)審查報告等。（二）編號1.合同函件應(yīng)進行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則如下：編號由年份、部門代碼、類別代碼、順序號組成。年份為四位數(shù)字，如“20XX”。部門代碼根據(jù)公司組織架構(gòu)確定，為兩位字母，如“HR”表示人力資源部。類別代碼根據(jù)合同函件分類確定，為兩位字母，如“HT”表示合同類函件。順序號為四位數(shù)字，從“0001”開始依次遞增。2.示例：“2023HRHT0005”表示人力資源部在2023年發(fā)出的第5份合同類函件。三、合同函件的起草與審核（一）起草1.合同函件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或責(zé)任人負(fù)責(zé)起草，起草人應(yīng)根據(jù)實際情況，準(zhǔn)確、詳細(xì)地表述函件內(nèi)容。2.起草內(nèi)容應(yīng)包括標(biāo)題、主送單位/個人、正文、落款、日期等基本要素。正文部分應(yīng)條理清晰，邏輯嚴(yán)密，明確表達(dá)函件的目的、事項、要求等。3.涉及合同條款的函件，應(yīng)嚴(yán)格遵循公司合同管理制度的相關(guān)規(guī)定，確保合同條款的合法性、完整性和可操作性。（二）審核1.合同函件起草完成后，需提交至相關(guān)部門或人員進行審核。審核人應(yīng)認(rèn)真審查函件內(nèi)容，確保其符合法律法規(guī)、公司政策及業(yè)務(wù)要求。2.審核要點包括：內(nèi)容的合法性：是否違反法律法規(guī)及公司規(guī)定。條款的完整性：合同條款是否齊全，權(quán)利義務(wù)是否明確。表述的準(zhǔn)確性：文字表述是否準(zhǔn)確、清晰，有無歧義。格式的規(guī)范性：是否符合公司公文排版格式要求。3.審核人應(yīng)在審核意見欄中明確提出審核意見，如同意、修改后同意、不同意等，并說明理由。對于需要修改的內(nèi)容，應(yīng)注明具體修改意見。四、合同函件的簽署與蓋章（一）簽署1.合同函件經(jīng)審核通過后，由相關(guān)責(zé)任人進行簽署。簽署人應(yīng)確保其具備簽署權(quán)限，并對函件內(nèi)容負(fù)責(zé)。2.對于重要合同函件，可能需要公司法定代表人或授權(quán)代表簽署。授權(quán)代表簽署時，應(yīng)出具公司法定代表人的授權(quán)委托書。3.簽署人應(yīng)在函件規(guī)定的簽署位置簽字，并注明簽署日期。（二）蓋章1.合同函件簽署后，需加蓋公司公章或合同專用章。蓋章應(yīng)清晰、完整，確保印章與函件內(nèi)容一致。2.蓋章流程如下：函件提交至公司印章管理部門。印章管理部門核對函件內(nèi)容及簽署情況，確認(rèn)無誤后進行蓋章操作。蓋章完成后，印章管理部門應(yīng)在《印章使用登記表》上進行登記，記錄函件編號、名稱、蓋章日期、蓋章人等信息。五、合同函件的發(fā)送與接收（一）發(fā)送1.合同函件蓋章后，由起草部門或相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)發(fā)送。發(fā)送方式可根據(jù)實際情況選擇郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等。2.采用郵寄方式發(fā)送的，應(yīng)選擇具有良好信譽的快遞公司，并保留快遞單號作為發(fā)送憑證。同時，應(yīng)要求快遞公司提供投遞簽收證明。3.采用專人送達(dá)的，送達(dá)人應(yīng)在送達(dá)回證上簽字確認(rèn)收件人已收到函件，并注明送達(dá)日期。4.采用電子郵件發(fā)送的，應(yīng)確保郵件發(fā)送至對方指定的有效郵箱，并保留郵件發(fā)送記錄及對方的接收回執(zhí)。（二）接收1.公司各部門及員工應(yīng)及時查收涉及本部門或個人的合同函件。對于重要函件，應(yīng)優(yōu)先處理。2.接收人收到合同函件后，應(yīng)在《合同函件接收登記表》上進行登記，記錄函件編號、名稱、發(fā)送日期、接收日期、發(fā)送單位/個人等信息。3.如發(fā)現(xiàn)函件存在破損、缺失、內(nèi)容不清晰等問題，接收人應(yīng)及時與發(fā)送方聯(lián)系，要求其補發(fā)或更正。六、合同函件的存檔與保管（一）存檔1.合同函件處理完畢后，相關(guān)部門應(yīng)及時將函件原件及相關(guān)附件進行存檔。存檔應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求進行分類、編號、裝訂。2.合同類函件應(yīng)與對應(yīng)的合同文本一并存檔，以便查閱和追溯。商務(wù)函件、通知類函件等應(yīng)按照類別分別存檔。3.電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔同步存檔，確保文檔的完整性和可查閱性。電子文檔應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份。（二）保管1.合同函件的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同類函件的保管期限為合同履行完畢后[X]年，其他函件的保管期限為[X]年。2.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，確保合同函件的安全存放。檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.檔案管理人員應(yīng)定期對合同函件進行檢查和清理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對于超過保管期限的函件，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。七、合同函件的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱合同函件的，查閱人應(yīng)填寫《合同函件查閱申請表》，注明查閱目的、函件編號、名稱等信息，并提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門審核查閱申請，對于符合查閱條件的，應(yīng)安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人不得擅自將函件帶出查閱場所。3.查閱人應(yīng)在《合同函件查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。查閱完畢后，應(yīng)將函件原件歸還檔案管理人員，并簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱合同函件的，借閱人應(yīng)填寫《合同函件借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息，并提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進行嚴(yán)格審核，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的合同函件，不得擅自復(fù)印、涂改、轉(zhuǎn)借他人。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并在《合同函件借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)函件丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、合同函件的跟蹤與反饋（一）跟蹤1.合同函件發(fā)出后，相關(guān)部門或責(zé)任人應(yīng)及時跟蹤函件的處理情況，確保對方按時回復(fù)或采取相應(yīng)行動。2.對于重要合同函件，應(yīng)建立專門的跟蹤臺賬，記錄函件發(fā)出時間、對方接收時間、回復(fù)時間、回復(fù)內(nèi)容等信息，以便及時掌握函件的進展情況。3.如發(fā)現(xiàn)函件跟蹤過程中出現(xiàn)異常情況，如對方未按時回復(fù)、回復(fù)內(nèi)容不符合要求等，應(yīng)及時與對方溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題。（二）反饋1.合同函件處理完畢后，相關(guān)部門或責(zé)任人應(yīng)及時將處理結(jié)果反饋給函件起草部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。反饋內(nèi)容應(yīng)包括對方的回復(fù)情況、處理措施及最終結(jié)果等。2.對于涉及合同履行、糾紛處理等重要事項的函件反饋，應(yīng)形成書面報告，詳細(xì)說明函件處理過程及結(jié)果，并提出相關(guān)建議和意見。3.公司應(yīng)定期對合同函件的跟蹤與反饋情況進行總結(jié)分析，不斷完善合同函件管理制度，提高公司合同管理水平。九、合同函件的保密管理（一）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同函件承擔(dān)保密責(zé)任。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何員工不得擅自將合同函件內(nèi)容透露給公司外部人員。（二）保密措施1.合同函件應(yīng)在安全的環(huán)境下起草、審核、簽署、存放，防止信息泄露。2.涉及保密內(nèi)容的合同函件應(yīng)標(biāo)明保密標(biāo)識，并采取加密存儲、限制訪問等措施進行保護。3.在合同函件的傳遞過程中，應(yīng)選擇安全可靠的方式，避免因傳遞渠道不安全導(dǎo)致信息泄露。（三）違規(guī)處理1.對于違反合同函件保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰