辦公設備分級管理制度一、總則（一）目的為了加強公司辦公設備的管理，合理配置辦公資源，提高辦公設備的使用效率，延長辦公設備的使用壽命，特制定本分級管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有辦公設備，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀、辦公桌椅、文件柜等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公設備由行政部門統(tǒng)一管理，負責設備的采購、調配、維修、報廢等工作。2.分級使用原則：根據辦公設備的性能、用途、價格等因素，將辦公設備分為不同級別，按照級別分配給相應的部門或人員使用。3.定期維護原則：定期對辦公設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行，延長設備使用壽命。4.節(jié)約使用原則：鼓勵員工節(jié)約使用辦公設備，避免浪費，降低辦公成本。二、辦公設備分級標準（一）一級設備1.價值較高，使用頻率高，對公司業(yè)務開展具有重要影響的設備，如服務器、核心交換機、高端打印機等。2.涉及公司機密信息處理的設備，如加密機、涉密電腦等。（二）二級設備1.價值適中，使用頻率較高，用于日常辦公的設備，如普通辦公電腦、復印機、傳真機等。2.支持部門業(yè)務開展的關鍵設備，如部門專用的繪圖儀、測試儀等。（三）三級設備1.價值較低，使用頻率相對較低，滿足基本辦公需求的設備，如辦公桌椅、文件柜、普通掃描儀等。2.個人辦公常用的小型設備，如計算器、訂書機、碎紙機等。三、辦公設備采購管理（一）采購申請1.各部門根據工作需要，填寫《辦公設備采購申請表》，詳細說明采購設備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交至行政部門。行政部門根據公司實際情況和設備分級標準，對采購申請進行評估和審核。（二）采購審批1.行政部門審核通過的采購申請，按照公司審批流程提交至相關領導審批。2.一級設備的采購申請需經公司高層領導審批；二級設備的采購申請需經部門分管領導和行政部門負責人審批；三級設備的采購申請由行政部門負責人審批。（三）采購實施1.經審批通過的采購申請，由行政部門負責組織實施采購。采購人員應根據審批要求，選擇合適的供應商，進行詢價、比價、議價等工作，確保采購設備的質量、價格和售后服務符合公司要求。2.采購合同簽訂后，采購人員應及時跟進設備到貨情況，確保設備按時、按質、按量交付。（四）驗收與入庫1.設備到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括設備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、性能等。對于一級設備和涉及公司機密信息處理的設備，應邀請專業(yè)技術人員進行驗收。2.驗收合格的設備，由行政部門辦理入庫手續(xù)，并填寫《辦公設備入庫登記表》。入庫后的設備由行政部門統(tǒng)一管理。四、辦公設備分級使用管理（一）一級設備使用管理1.一級設備由公司指定的專業(yè)部門或人員使用，其他部門或人員如需使用，需提前向行政部門申請，并經設備使用部門或人員同意。2.使用一級設備的部門或人員應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，確保設備安全、正常運行。同時，應定期對設備進行維護保養(yǎng)，填寫《設備維護保養(yǎng)記錄》。3.涉及公司機密信息處理的一級設備，使用人員應嚴格遵守公司保密制度，采取必要的安全措施，防止信息泄露。（二）二級設備使用管理1.二級設備由各部門根據工作需要自行分配使用，部門負責人應合理安排設備使用人員，并做好設備使用登記工作，填寫《辦公設備使用登記表》。2.使用二級設備的人員應正確使用設備，避免因操作不當造成設備損壞。如發(fā)現(xiàn)設備故障，應及時通知行政部門進行維修，并填寫《設備維修申請表》。3.各部門應定期對二級設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。行政部門將不定期對二級設備的使用情況進行檢查。（三）三級設備使用管理1.三級設備由員工個人根據工作需要自行使用，員工應妥善保管好個人使用的三級設備，如有損壞或丟失，應及時向行政部門報告。2.對于個人辦公常用的小型三級設備，如計算器、訂書機、碎紙機等，員工可根據實際情況自行購買，公司給予一定的費用補貼。補貼標準按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。五、辦公設備維護與維修管理（一）維護保養(yǎng)計劃1.行政部門應根據辦公設備的使用情況和性能特點，制定年度辦公設備維護保養(yǎng)計劃。維護保養(yǎng)計劃應包括設備的維護保養(yǎng)內容、時間安排、責任人等信息。2.對于一級設備和關鍵的二級設備，行政部門應委托專業(yè)的維修服務提供商進行定期維護保養(yǎng)，并簽訂維護保養(yǎng)合同。（二）日常維護1.使用人員在日常使用辦公設備過程中，應做好設備的清潔、保養(yǎng)工作，如定期擦拭設備表面、清理設備內部灰塵等。2.如發(fā)現(xiàn)設備出現(xiàn)故障或異常情況，使用人員應及時停止使用，并通知行政部門進行維修。在維修人員到達之前，使用人員應盡量避免對設備進行不必要的操作，以免造成故障擴大。（三）維修申請與審批1.使用人員填寫《設備維修申請表》，詳細說明設備故障情況、維修要求等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交至行政部門。行政部門根據設備故障情況和維修難度，安排維修人員進行維修。對于一級設備和涉及公司機密信息處理的設備，維修申請需經設備使用部門或人員同意后，再由行政部門安排維修。（四）維修實施1.維修人員接到維修任務后，應及時與使用人員溝通，了解設備故障情況，并攜帶必要的維修工具和配件前往維修現(xiàn)場。2.維修人員在維修過程中應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，確保維修質量。維修完成后，維修人員應填寫《設備維修記錄》，詳細記錄維修情況、更換的配件等信息，并由使用人員簽字確認。（五）維修費用管理1.辦公設備的維修費用由行政部門統(tǒng)一核算和管理。對于一級設備和關鍵的二級設備，維修費用按照維護保養(yǎng)合同執(zhí)行；對于其他設備的維修費用，行政部門應根據維修實際情況進行審核和報銷。2.維修費用報銷時，維修人員應提供正規(guī)的發(fā)票和維修清單，并按照公司財務制度進行審批和報銷。六、辦公設備報廢管理（一）報廢條件1.已超過使用年限，且設備性能嚴重下降，無法正常使用的辦公設備。2.因技術進步、設備更新等原因，已被淘汰的辦公設備。3.因自然災害、意外事故等原因，造成設備嚴重損壞，無法修復的辦公設備。（二）報廢申請1.使用部門或人員發(fā)現(xiàn)辦公設備符合報廢條件時，應填寫《辦公設備報廢申請表》，詳細說明設備名稱、規(guī)格、型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交至行政部門。行政部門組織相關人員對申請報廢的設備進行鑒定和評估，確認是否符合報廢條件。（三）報廢審批1.經行政部門鑒定和評估符合報廢條件的辦公設備，按照公司審批流程提交至相關領導審批。2.一級設備的報廢申請需經公司高層領導審批；二級設備的報廢申請需經部門分管領導和行政部門負責人審批；三級設備的報廢申請由行政部門負責人審批。（四）報廢處理1.經審批通過的報廢設備，由行政部門統(tǒng)一安排處理。對于可回收利用的設備，行政部門應聯(lián)系專業(yè)的回收公司進行回收處理；對于不可回收利用的設備，行政部門應按照環(huán)保要求進行妥善處理，如委托有資質的單位進行銷毀等。2.報廢設備處理完成后，行政部門應填寫《辦公設備報廢處理記錄》，記錄報廢設備的處理情況。七、辦公設備盤點管理（一）盤點計劃1.行政部門應定期組織辦公設備盤點工作，盤點周期為每年一次。盤點工作應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、時間安排、人員分工等信息。2.盤點計劃應提前通知各部門，要求各部門做好準備工作，確保盤點工作順利進行。（二）盤點實施1.盤點人員按照盤點計劃對辦公設備進行逐一清點，核對設備的數(shù)量、規(guī)格、型號、使用狀態(tài)等信息，并填寫《辦公設備盤點表》。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，盤點人員應及時查明原因，并記錄在《辦公設備盤點表》中。（三）盤點報告1.盤點工作結束后，行政部門應根據盤點結果編制《辦公設備盤點報告》，詳細說明盤點情況、賬實不符原因及處理建議等信息。2.《辦公設備盤點報告》經行政部門負責人審核后，提交至公司相關領導。對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應及時采取措施進行整改，確保辦公設備賬實相符。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負責對辦公設備的采購、使用、維護、維修、報廢等情況進行監(jiān)督檢查，確保辦公設備管理制度的有效執(zhí)行。2.行政部門可定期或不定期對各部門辦公設備的使用情況進行抽查，檢查內容包括設備使用登記、維護保養(yǎng)記錄、設備完好率等。（二）考核評價1.將辦公設備管理情況納入部門和員