商業(yè)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項經(jīng)營、管理活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、信函、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類，便于查找和利用。3.保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供及時、有效的支持。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.定期對檔案進行統(tǒng)計和分析，掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等，為公司決策提供依據(jù)。6.組織開展檔案培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。7.負責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全、完整、準確。2.明確一名檔案兼職管理員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，按照規(guī)定的時間和要求向綜合管理部門移交檔案。4.積極配合綜合管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件、證照等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀要等。3.公司制定的各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。6.公司的工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等。7.公司的人事檔案、工資福利、培訓(xùn)記錄等。8.公司的業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、產(chǎn)品資料、市場調(diào)研等。9.公司的宣傳資料、廣告策劃、活動方案等。10.公司的照片、音像資料、榮譽證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、準確、完整地收集到本部門。2.對于重要文件和資料，應(yīng)及時進行收集，并妥善保管。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。4.各部門應(yīng)定期將收集的檔案移交綜合管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，如文書檔案、合同檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的規(guī)定，定期將整理好的檔案移交綜合管理部門歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準確，符合檔案整理要求。3.歸檔時應(yīng)填寫檔案歸檔清單，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。（二）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東名冊、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議、公司年度財務(wù)報告、審計報告、稅務(wù)資料等。3.長期保管的檔案主要包括公司的重要合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、人事檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、資料等，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。（四）檔案保管人員職責(zé)1.負責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全存放。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定的程序和要求提供檔案利用服務(wù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理。2.價值鑒定原則：根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值，確定檔案是否需要繼續(xù)保存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案進行逐件審查，確定檔案的價值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容、形式等因素，綜合分析檔案的價值和保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)綜合管理部門負責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.批準后的檔案銷毀清單交檔案保管人員執(zhí)行銷毀任務(wù)，銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案銷毀清單上注明“已銷毀”字樣，并將檔案銷毀清單歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司外部單位因合法事由查閱公司檔案的。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等因辦案需要查閱公司檔案的。（二）利用流程1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.檔案查閱申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門審批。3.綜合管理部門根據(jù)檔案查閱申請表的內(nèi)容，確定是否提供查閱服務(wù)，并指定專人負責(zé)查閱工作。4.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。5.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點。6.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得涂改、偽造、損毀檔案。7.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案保管人員，并在檔案查閱登記簿上注明歸還時間。（三）利用限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，不得查閱和利用。2.檔案查閱申請表應(yīng)妥善保管，以備查詢。3.查閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得泄露檔案信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司各項工作提供及時、有效的支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用等全過程的信息化管理。3.系統(tǒng)安全保障：建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全保障體系，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.應(yīng)定期對電子檔案進行備份，確保電子檔案的安全。3.應(yīng)加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司綜合管理部門負責(zé)對公司檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作的開展情況。3.檔案信息化建