公司檔案制度管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質文件、電子文件、圖表、聲像等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的形成領域、內容性質等進行分類，便于管理和查找。3.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供服務。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負責制定和完善檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門檔案管理工作，集中保管公司重要檔案，并提供檔案利用服務。具體職責如下：1.負責檔案管理規(guī)章制度的制定、修訂和組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負責檔案的保管、安全防護和定期檢查，確保檔案的完整與安全。4.負責檔案信息的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作。6.負責為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等利用服務。7.負責組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，并指定專人負責檔案管理。具體職責如下：1.負責收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等初步整理工作。3.負責本部門檔案的日常保管，確保檔案的安全。4.在規(guī)定時間內，將本部門需要歸檔的檔案移交綜合管理部。5.根據(jù)工作需要，向綜合管理部申請查閱、借閱檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等相關文件材料。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議文件材料。3.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。4.公司工作計劃、總結、報告等文件材料。5.公司業(yè)務合同、協(xié)議等文件材料。6.公司財務報表、審計報告等文件材料。7.公司人事檔案、員工培訓記錄等文件材料。8.公司固定資產(chǎn)檔案、設備檔案等文件材料。9.公司項目檔案，包括項目立項、可行性研究、設計、施工、驗收等各階段文件材料。10.公司對外宣傳、交流活動中形成的文件材料。11.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整收集。2.檔案收集應遵循真實、準確、完整的原則，不得遺漏、篡改文件材料。3.對于重要文件材料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和手工檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質、內容等進行分類，如可分為行政管理類、業(yè)務管理類、財務管理類、人事管理類、項目管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定標準。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案應按照分類、編號順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、蟲蛀等情況，應及時采取措施進行修復和處理。3.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復文件、無查考利用價值的文件等進行鑒定。3.對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等不宜公開的檔案，在鑒定時應嚴格保密。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定意見，編制檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見等信息。4.檔案銷毀清冊經(jīng)公司領導審批后，方可進行檔案銷毀。（四）銷毀方法1.紙質檔案采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.電子檔案采用數(shù)據(jù)擦除等方式進行銷毀。（五）銷毀記錄檔案銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認。銷毀記錄應保存一定期限，以備查考。六、檔案的利用（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)《檔案查閱申請表》，提供相應檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。3.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管所借檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞等，應承擔相應責任。4.借閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準，并嚴格遵守保密規(guī)定。（三）復制1.公司內部人員因工作需要復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內容、復制用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理復制手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)《檔案復制申請表》，對復制內容進行審核，經(jīng)審核同意后，按照規(guī)定的復制方式進行復制。3.復制檔案應注明復制日期、復制人等信息，并加蓋綜合管理部印章。七、檔案信息化管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件，應按照檔案管理要求進行收集，并及時移交綜合管理部。2.綜合管理部對收集的電子文件進行整理，包括分類、編號、編目等，確保電子檔案的規(guī)范管理。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲介質應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行集中管理，便于檢索和利用。3.加強電子檔案的安全防護，設置訪問權限，防止電子檔案被非法訪問、篡改、刪除等。（三）電子檔案的利用1.公司內部人員可通過電子檔案管理系統(tǒng)查閱、借閱電子檔案，查閱、借閱流程與紙質檔案相同。2.如需復制電子檔案，應按照規(guī)定的復制方式進行復制，并注明復制日期、復制人等信息。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、保管、利用等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門檔案管理工作進