印刷費用成本管理制度總則目的為加強公司印刷費用的管理與控制，規(guī)范印刷業(yè)務(wù)流程，降低印刷成本，提高資金使用效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因工作需要發(fā)生的各類印刷費用支出，包括但不限于文件資料印刷、宣傳冊印刷、辦公用品印刷等。基本原則1.預(yù)算控制原則：印刷費用應(yīng)納入年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算額度執(zhí)行，確保費用支出的合理性和可控性。2.成本效益原則：在保證印刷質(zhì)量的前提下，充分考慮成本因素，選擇性價比高的印刷供應(yīng)商和印刷方式，實現(xiàn)成本效益最大化。3.規(guī)范流程原則：明確印刷業(yè)務(wù)的申請、審批、采購、驗收等環(huán)節(jié)的操作流程，確保各項工作有序進行。4.監(jiān)督考核原則：加強對印刷費用的監(jiān)督檢查，對違規(guī)行為進行嚴(yán)肅處理，并將印刷費用控制情況納入部門和個人績效考核體系。職責(zé)分工需求部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)工作需要提出印刷申請，詳細(xì)填寫印刷申請表，注明印刷內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格、用途等信息。2.對印刷品的質(zhì)量負(fù)責(zé)，在印刷過程中及時與供應(yīng)商溝通，確保印刷品符合要求。3.協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商選擇和價格談判。采購部門1.負(fù)責(zé)印刷供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案。2.根據(jù)需求部門的申請，組織進行印刷業(yè)務(wù)的詢價、比價、議價工作，選擇合適的供應(yīng)商，并簽訂印刷合同。3.負(fù)責(zé)跟蹤印刷合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決印刷過程中出現(xiàn)的問題。財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核印刷費用的預(yù)算、申請、報銷等單據(jù)，確保費用支出的合法性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性。2.對印刷費用進行核算和分析，定期提供費用報表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。3.監(jiān)督印刷費用的使用情況，對超預(yù)算支出進行預(yù)警和控制。審批部門1.根據(jù)公司授權(quán)，對印刷費用申請進行審批，確保申請事項符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。2.對重大印刷項目進行集體決策，評估項目的必要性和可行性。印刷申請與審批申請流程1.需求部門填寫印刷申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.申請表應(yīng)包括以下內(nèi)容：申請部門及申請人；印刷品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等詳細(xì)信息；預(yù)計印刷費用金額；要求完成的時間節(jié)點。審批流程1.采購部門收到印刷申請表后，對申請內(nèi)容進行初步審核，核實是否在預(yù)算范圍內(nèi)。2.對于預(yù)算內(nèi)的申請，采購部門提交至財務(wù)部門進行費用審核。財務(wù)部門重點審核費用的合理性、合規(guī)性以及與預(yù)算的匹配性。3.經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，根據(jù)申請金額大小按照以下審批權(quán)限進行審批：金額在[X]元以下的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。4.審批通過后，采購部門將印刷申請表返回需求部門，并安排后續(xù)的印刷采購工作。印刷供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集印刷供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商進行初步篩選，篩選條件包括但不限于：具有合法經(jīng)營資質(zhì)，信譽良好；具備相應(yīng)的印刷設(shè)備和技術(shù)能力，能夠滿足公司印刷需求；價格合理，服務(wù)質(zhì)量較高；具有良好的售后服務(wù)體系。3.組織對篩選出的供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)流程、質(zhì)量管理等情況，并要求供應(yīng)商提供樣品進行質(zhì)量檢測。4.根據(jù)考察和樣品檢測結(jié)果，綜合評估供應(yīng)商的綜合實力，選擇[X]家左右的供應(yīng)商作為公司的印刷合作單位，并與其簽訂合作協(xié)議。供應(yīng)商評估與考核1.采購部門定期對印刷供應(yīng)商進行評估與考核，評估周期為每[季度/半年/年]一次。2.評估內(nèi)容包括但不限于：印刷質(zhì)量：檢查印刷品的清晰度、色彩準(zhǔn)確性、套印精度等是否符合要求；交貨期：是否按時交貨，如有延遲交貨情況，延遲天數(shù)及原因；價格：是否按照合同約定的價格執(zhí)行，價格波動是否合理；服務(wù)態(tài)度：對客戶反饋的問題是否及時響應(yīng)和處理；環(huán)保要求：是否符合國家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)，有無環(huán)保違規(guī)行為。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行打分排名，對于排名靠后的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可考慮終止合作關(guān)系。供應(yīng)商調(diào)整1.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或供應(yīng)商原因，需調(diào)整印刷供應(yīng)商，采購部門應(yīng)按照供應(yīng)商選擇流程重新進行篩選和評估。2.在確定新的供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)及時與原供應(yīng)商辦理終止合作手續(xù)，并與新供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議。3.對于調(diào)整供應(yīng)商可能影響到的印刷業(yè)務(wù)，采購部門應(yīng)提前與需求部門溝通協(xié)調(diào)，確保印刷工作的順利進行。印刷采購與合同管理采購流程1.采購部門根據(jù)審批通過的印刷申請表，向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。2.收到供應(yīng)商報價后，采購部門組織進行比價、議價工作，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最合適的供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂印刷合同，合同應(yīng)明確以下內(nèi)容：印刷品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求；價格及付款方式；交貨時間、地點及運輸方式；雙方的權(quán)利和義務(wù)；違約責(zé)任及爭議解決方式等。合同執(zhí)行與跟蹤1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤印刷合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量完成印刷任務(wù)。2.如在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，如質(zhì)量問題、交貨延遲等，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將處理情況及時反饋給需求部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.供應(yīng)商完成印刷任務(wù)后，采購部門應(yīng)按照合同約定進行驗收。驗收合格后，辦理付款手續(xù)；驗收不合格的，應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改或重新印刷，直至達(dá)到驗收標(biāo)準(zhǔn)。合同變更與終止1.如因業(yè)務(wù)需求發(fā)生變化或其他原因需要變更印刷合同內(nèi)容，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。2.如需終止印刷合同，采購部門應(yīng)提前通知供應(yīng)商，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，如結(jié)算款項、清理庫存等。印刷費用報銷管理報銷流程1.印刷工作完成后，需求部門應(yīng)及時整理印刷費用相關(guān)資料，包括印刷申請表、印刷合同、發(fā)票、驗收單等。2.需求部門將整理好的報銷資料提交至財務(wù)部門，財務(wù)部門對報銷資料進行審核。審核內(nèi)容包括：報銷單據(jù)是否齊全、真實、有效；印刷費用是否符合預(yù)算和合同約定；發(fā)票開具是否規(guī)范，與印刷業(yè)務(wù)是否相符。3.經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，報銷單據(jù)按照公司費用報銷審批流程進行審批。審批通過后，財務(wù)部門予以報銷付款。報銷標(biāo)準(zhǔn)1.印刷費用應(yīng)嚴(yán)格按照公司預(yù)算和合同約定執(zhí)行，不得超支。2.對于不同類型的印刷品，應(yīng)根據(jù)市場行情和公司實際情況制定合理的報銷標(biāo)準(zhǔn)，如文件資料印刷、宣傳冊印刷等的單價上限。3.如因特殊原因需要超出報銷標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)提前向財務(wù)部門說明情況，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。報銷注意事項1.報銷發(fā)票應(yīng)真實、合法、有效，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與印刷業(yè)務(wù)相符，不得虛開發(fā)票。2.報銷單據(jù)應(yīng)填寫完整、清晰，不得涂改。如有涂改，應(yīng)加蓋涂改章或重新開具。3.對于多次印刷的業(yè)務(wù)，應(yīng)按照實際發(fā)生的費用進行報銷，不得合并報銷或重復(fù)報銷。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對印刷費用進行審計，檢查印刷費用的支出是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。2.審計內(nèi)容包括但不限于：印刷申請的真實性、合理性；供應(yīng)商選擇和采購流程的合規(guī)性；印刷合同的簽訂和執(zhí)行情況；印刷費用報銷的準(zhǔn)確性和合法性。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對印刷費用進行日常監(jiān)督，定期檢查印刷費用的預(yù)算執(zhí)行情況，對超預(yù)算支出進行預(yù)警和控制。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對印刷費用報銷單據(jù)的審核，確保費用支出的真實性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性。3.如發(fā)現(xiàn)印刷費用存在異常情況，財務(wù)部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通核實，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。考核與獎懲1.將印刷費用控制情況納入部門和個人績效考核體系，對印刷費用控制較好的部門和個人給予獎勵，對超支嚴(yán)重的部門和個人進行懲罰。2.考核指標(biāo)包括印刷費用預(yù)算執(zhí)行率、印刷成本節(jié)約率等。具體考核辦法由人力資源部門另行制定。3.對于在印刷費用管理工