第九章檔案資源開發(fā)檔案資源開發(fā)是檔案館（室）主動提供利用的重要準(zhǔn)備。編目是檔案資源開發(fā)的重要路徑，又是進(jìn)一步深度開發(fā)的前提與基礎(chǔ)；編研則是促進(jìn)檔案資源深度開發(fā)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。目錄第一節(jié)檔案的編目第二節(jié)檔案的編研第一節(jié)檔案的編目本節(jié)著重講述檔案的著錄與標(biāo)引、檔案檢索工具的編制和檔案計算機檢索系統(tǒng)的建立等方面的內(nèi)容。

一、檔案編目工作概述檔案編目是指檔案館（室）對檔案進(jìn)行著錄、標(biāo)引和條目組織，制作目錄的工作，是檔案管理中的一項重要內(nèi)容。首先編制卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄和全宗目錄，以及案卷封面的編目（擬定案卷題名，填寫卷內(nèi)文件起止日期、編制單位、保管期限和案卷密級等）等。其次建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫即計算機檢索系統(tǒng)，編制多種類型的目錄、索引和指南。二、檔案檢索語言（一）檔案檢索語言的概念檢索語言也稱標(biāo)引語言、標(biāo)識語言，是為了提高檢索工作的效率與質(zhì)量而把信息存儲與信息檢索連結(jié)對應(yīng)起來的一種人工語言，它可以為檢索系統(tǒng)提供一種作為基準(zhǔn)的、統(tǒng)一的、規(guī)范化的專門語言，是將信息標(biāo)引人員與檢索人員溝通起來的工具與橋梁。檔案檢索語言的特點單義性專業(yè)性

專業(yè)性是指檔案檢索語言的詞匯及其編排都要符合檔案的特點，以便檔案的標(biāo)引與檔案的查找利用。單義性是指一種檢索語言只能代表某一種特定含義，不能為其他語言所替代，從而達(dá)到一詞一義的目的。（二）《中國檔案分類法》

☆《中國檔案分類法》于1987年編制出版的，后經(jīng)大幅修訂，1996年出版第2版，主要用于檔案分類標(biāo)引和組織檔案分類目錄。

☆《中國檔案分類法》由編制說明和中華人民共和國檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國檔案分類表及清代檔案分類表4個分類表組成。（三）《中國檔案主題詞表》

☆《中國檔案主題詞表》是一部由反映檔案內(nèi)容的規(guī)范詞目組成的詞典，是進(jìn)行檔案主題標(biāo)引和主題查檢的語詞控制工具，是供檔案館（室）及文書處理部門標(biāo)引和檢索檔案、文件、資料專用的主題檢索語言。

☆《中國檔案主題詞表》由主表(字順表)、詞族索引、范疇索引、首字筆畫檢字表和附表、附錄組成。三、檔案著錄檔案著錄就是在編制檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）分別從著錄項目、著錄用標(biāo)識符、著錄條目格式、著錄用文字、著錄信息源、著錄項目細(xì)則等多個方面對檔案著錄工作做出詳細(xì)要求。（二）標(biāo)識符號

標(biāo)識符號是表示不同著錄項目和著錄含義的標(biāo)志。（一）著錄項目檔案的著錄項目是指用以揭示檔案內(nèi)容和形式特征所需要的記錄事項。包括題名與責(zé)任說明項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體類型與形態(tài)項、附注項與提要項、排檢與編號項。（三）著錄條目格式著錄格式是指著錄項目在載體上的排列順序及表達(dá)方式。著錄格式有段落符號條目式和表格條目式。段落符號條目式著錄格式（如下圖）：

四、檔案標(biāo)引擋案標(biāo)引就是在檔案著錄的過程中，對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析，從自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化檢索語言的過程，也即對內(nèi)容分析結(jié)果賦予規(guī)范化檢索標(biāo)識的過程。其中，賦予分類號標(biāo)識的過程稱為分類標(biāo)引，賦予主題詞標(biāo)識的過程稱為主題標(biāo)引。（一）檔案分類標(biāo)引●

1.基本原則●

2.工作步驟（1）系統(tǒng)研讀分類法。（2）分析檔案內(nèi)容，確定主題概念。（3）判斷主題類別。（4）標(biāo)引分類號。（5）審校。

●

3.分類標(biāo)引的質(zhì)量控制（二）檔案主題標(biāo)引1.基本原則檔案主題標(biāo)引應(yīng)以檔案論述的客觀事物和研究對象為依據(jù)，客觀反映檔案主題，依據(jù)《中國檔案主題詞表》及各種專業(yè)檔案主題詞表，保證檔案主題標(biāo)引的準(zhǔn)確性和一致性，提高標(biāo)引工作的質(zhì)量和檢索效率。2.工作步驟（1）了解內(nèi)容，分析主題（2）查表選詞，概念轉(zhuǎn)換（3）審校3.主題標(biāo)引的質(zhì)量控制五、檔案計算機檢索系統(tǒng)的建立（一）檔案計算機檢索的特點1.信息存儲量大2.檢索速度快，檢索效率高3.檢索途徑多元化4.檢索靈活方便5.音、像、意結(jié)合，直觀生動6.對計算機檢索系統(tǒng)的依賴性（二）檔案計算機檢索系統(tǒng)的建立

1.硬件

2.軟件

3.數(shù)據(jù)庫4.通訊網(wǎng)絡(luò)

六、其他檔案檢索工具的編制（一）全宗目錄（二）案卷目錄（三）卷內(nèi)文件目錄（四）歸檔文件目錄（五）分類目錄（六）主題目錄（七）專題目錄（八）文號索引（九）檔案館指南（十）全宗指南第二節(jié)檔案的編研檔案編研的含義可從兩個層面上理解：一般地講，它是組織和個人以各種門類和載體的檔案為主要開發(fā)對象，在研究的基礎(chǔ)上，編輯檔案文獻(xiàn)匯編，編寫檔案參考資料，撰寫論著，從事創(chuàng)作等活動。廣而言之，任何組織和個人圍繞自己所承擔(dān)或從事的職能、職業(yè)或其他活動而開展的信息調(diào)研、決策咨詢、科技開發(fā)、廣告宣傳等諸多工作，凡調(diào)研對象包括檔案者，或者有檔案機構(gòu)主持和參與其事者，都可視為一種檔案編研工作。檔案編研成果的類型：1.復(fù)制型即原文（圖、記錄）匯編型成果，亦即各種門類的檔案文獻(xiàn)匯編2.濃縮型即信息縮編型成果3.綜述型即信息概述型成果4.創(chuàng)新型即創(chuàng)作、論著型成果（二）檔案編研的基本程序檔案編研工作的基本程序，大致可劃分為選題（選定題目）、搜集（搜集材料）、選材（篩選材料）、轉(zhuǎn)錄（復(fù)制、摘記、校勘）、重組（編排、整序）、研究、寫作、校審（校對、審核）和傳播（出版、發(fā)送、公布、展覽）等9個環(huán)節(jié)。二、檔案編研中的選題、搜集與選材（一）選題選題，即選擇和確定將要著手進(jìn)行的編研課題，是檔案編研工作的第一步，編研過程的其他環(huán)節(jié)都要以此為根據(jù)展開。（二）搜集搜集，即圍繞選定的題目搜集材料。這一步至關(guān)重要，因為任何編研課題，都必須以充分占有材料為基礎(chǔ)。（三）選材選材，也就是篩選材料，即對已經(jīng)搜集起來的材料進(jìn)行鑒別、分析、比較和選擇，剔除無關(guān)、虛假、重復(fù)、過時、無用或相形見拙、價值不高的材料，選留或摘取適用、可靠、精粹的材料。三、檔案編研中的轉(zhuǎn)錄、重組與寫作（一）轉(zhuǎn)錄轉(zhuǎn)錄，包括復(fù)制、摘記、?？钡榷囗椆ぷ鳌＃ǘ┲亟M重組，即編排整序，也就是對構(gòu)成編研成品果的材料加以分類和排列，使之系統(tǒng)化、條理化、有序化。（三）寫作寫作，即撰寫成果。對于復(fù)制型和濃縮型成果而言，該環(huán)節(jié)主要是指序、例、按、注等評注性輔文的寫作，可稱作輔文寫作。四、檔案編研中的研究、審校與傳播（一）研究考據(jù)，又稱考證或考訂，就是通過有關(guān)事實和證據(jù)的搜羅、比較、分析和歸納，得出文獻(xiàn)和史實真?zhèn)巍⒄`的結(jié)論。考據(jù)，是準(zhǔn)確評估檔案文獻(xiàn)真實可靠性的基本方法。這里所說的考據(jù)，一是指檔案文獻(xiàn)的鑒別，包括辨別檔案文獻(xiàn)的真?zhèn)闻c考訂其作者和形成時間；二是指檔案記事的考證。（二）審校審校主要是指審核和校對。（三）傳播將編研成果通過各種渠道傳遞給用戶的過程，就是傳播。五、各類檔案編研成果的編寫（一）檔案文獻(xiàn)匯編輔文的編寫

☆1.序言的編寫關(guān)的基本史實、歷史背景和其他情況；其四，介紹編輯體會和有關(guān)研究成果。檔案文獻(xiàn)匯編序言的主要內(nèi)容包括四個方面：其一，闡明編輯意圖；其二，評述匯編所收文獻(xiàn)的內(nèi)容和價值，包括：介紹文獻(xiàn)內(nèi)容，評估文獻(xiàn)價值，對文獻(xiàn)涉及的某些問題作必要的補充、修正或說明，評述重要觀點；其三，評述有關(guān)的基本史實、歷史背景和其他情況；其四，介紹編輯體會和有關(guān)研究成果。

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2.編輯說明的編寫檔案文獻(xiàn)匯編的編輯說明，又稱凡例、編輯例言等，是對匯編選收文獻(xiàn)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和編輯情況的總說明。編輯說明的主要內(nèi)容包括兩個方面：其一是匯編選收文獻(xiàn)的范圍和標(biāo)準(zhǔn)；其二是編輯情況，包括匯編的編排體例、轉(zhuǎn)錄與點校情況、輔文狀況和編輯人員姓名（或單位名稱）等。

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3.按語的編寫按語即編者按，簡稱按，是編者對一組或一篇文獻(xiàn)所作的介紹、評論和說明。☆4.注釋的編寫檔案文獻(xiàn)匯編的注釋，是對匯編所收文獻(xiàn)中某些不易被讀者理解的內(nèi)容和文字，以及點校情況、文獻(xiàn)來源等問題的解釋和說明。常見的匯編注釋包括題解、內(nèi)容注釋、語詞注釋、點校注釋、特殊文句注釋和來源及外形注釋等種類。（二）濃縮型成果的編寫

1.檔案文摘的編寫定義：“以提供文獻(xiàn)內(nèi)容梗概為目的，不加評論和補充解釋，簡明、確切記敘文獻(xiàn)重要內(nèi)容的短文?！睓n案文摘各條目的主要成分包括：（1）文摘編號。（2）文摘題錄（3）文獻(xiàn)內(nèi)容摘要（4）文摘編寫者姓名，以示負(fù)責(zé)。按照摘要部分的詳簡程度及相應(yīng)的功能差異，可以將常見的檔案文摘分為指示性文摘和報道性文摘兩類?！钪甘拘晕恼皇呛喡缘亟榻B檔案的主題內(nèi)容，主要是給讀者提供檔案線索，并供讀者判斷是否需要閱讀原文。☆報道性文摘則應(yīng)對檔案原文的要點作比較詳細(xì)的摘錄。要全面反映檔案所記錄的具體對象、事實、數(shù)據(jù)、觀點、方法、過程、結(jié)果或結(jié)論等，要使讀者不查閱原文便能了解原文的精華。2.檔案內(nèi)容提要的編寫檔案內(nèi)容提要通常比指示性文摘更為簡短，且可對檔案內(nèi)容及其價值進(jìn)行提示性的簡略評論，是一種指示性與評論性相結(jié)合的更精煉的文摘。3.檔案信息快報的編寫檔案信息快報是一種及時向用戶通報檔案信息的文獻(xiàn)。三大特點：快、活、明

4.數(shù)據(jù)匯集的編制數(shù)據(jù)匯集可分兩大類：一大類是統(tǒng)計數(shù)字匯集，又稱基礎(chǔ)數(shù)字匯集、基本情況統(tǒng)計。另一大類是科技數(shù)據(jù)匯集，又稱參數(shù)匯集、參數(shù)表、參數(shù)手冊等。（三）綜述型成果的編寫1.大事記的編寫大事記是按照時間順序,扼要記載一個國家、地區(qū)、社會組織或者個人一段時間的重大事件和重要活動的綜述型檔案編研成品,又簡稱大事年表。2.企業(yè)組織沿革的編寫企業(yè)組織沿革是系統(tǒng)記載企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營范圍與規(guī)模，經(jīng)營管理體制，內(nèi)部組織機構(gòu)，人員配置的基本情況及其沿襲和演變的綜述型檔案編研成果。3.專題概要的編寫專題概要是筒要記述某一方面社會活動或自然現(xiàn)象的基本狀況及其發(fā)生、發(fā)展、變化過程的檔案參考資料。專題概要種類很多，常見的有會議簡介、項目與成果簡介、行業(yè)或?qū)ｉT問