機關電子簽章管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范機關電子簽章的使用與管理，確保電子文件的真實性、完整性和安全性，提高工作效率，結合本機關實際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關內(nèi)部各部門在處理各類公文、合同、報表等電子文件時對電子簽章的使用與管理。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則電子簽章的使用必須符合國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保電子文件具有法律效力。2.安全可靠原則采取必要的技術手段和管理措施，保障電子簽章系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止電子簽章被偽造、篡改或泄露。3.責任明確原則明確電子簽章使用過程中各環(huán)節(jié)的責任主體，確保責任落實到人。4.便捷高效原則在保證安全的前提下，簡化電子簽章使用流程，提高工作效率，促進機關信息化建設。二、電子簽章系統(tǒng)建設與管理（一）系統(tǒng)選型與建設1.由機關信息化管理部門負責組織對電子簽章系統(tǒng)進行選型，綜合考慮系統(tǒng)的功能、性能、安全性、兼容性等因素，選擇具有良好口碑和技術實力的供應商。2.根據(jù)機關實際需求和業(yè)務流程，對選定的電子簽章系統(tǒng)進行定制化開發(fā)和配置，確保系統(tǒng)能夠滿足本機關各類電子文件的簽章需求。3.在系統(tǒng)建設過程中，要嚴格按照軟件工程規(guī)范進行項目管理，確保系統(tǒng)按時、按質(zhì)、按量完成建設任務，并通過相關測試和驗收。（二）系統(tǒng)維護與升級1.機關信息化管理部門負責電子簽章系統(tǒng)的日常維護工作，定期對系統(tǒng)進行巡檢，及時發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題。2.建立系統(tǒng)故障應急預案，當系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，能夠迅速采取措施進行恢復，確保電子簽章業(yè)務不受影響。3.根據(jù)國家法律法規(guī)、政策變化以及機關業(yè)務發(fā)展需要，及時對電子簽章系統(tǒng)進行升級，保證系統(tǒng)的功能和性能始終處于領先水平。（三）安全管理1.加強電子簽章系統(tǒng)的安全防護，采用防火墻、入侵檢測、加密技術等手段，防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。2.對電子簽章系統(tǒng)的用戶賬號進行嚴格管理，設置不同的用戶權限，確保只有經(jīng)過授權的人員才能使用電子簽章功能。3.定期對電子簽章系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立安全審計機制，對電子簽章系統(tǒng)的操作日志進行記錄和審計，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作。三、電子簽章的申請與審批（一）申請流程1.機關內(nèi)部各部門如需使用電子簽章，應填寫《電子簽章申請表》，詳細說明申請使用電子簽章的原因、使用范圍、預計使用頻率等信息。2.將填寫好的《電子簽章申請表》提交至本部門負責人進行初審，部門負責人應認真審核申請內(nèi)容，確保申請事項真實、合理，并簽署初審意見。3.初審通過后，將《電子簽章申請表》及相關材料一并提交至機關信息化管理部門進行復審。信息化管理部門負責對申請事項進行技術審核，檢查申請的電子簽章使用需求是否符合系統(tǒng)功能和安全要求，并簽署復審意見。（二）審批流程1.復審通過后，《電子簽章申請表》及相關材料將提交至機關分管領導進行審批。分管領導根據(jù)機關整體工作安排和電子簽章使用管理規(guī)定，對申請事項進行最終審批，并簽署審批意見。2.經(jīng)機關分管領導審批同意后，由機關信息化管理部門負責為申請部門開通相應的電子簽章使用權限，并分配電子簽章密鑰。（三）密鑰管理1.電子簽章密鑰是電子簽章系統(tǒng)的核心安全要素，必須嚴格管理。機關信息化管理部門負責電子簽章密鑰的生成、存儲、分發(fā)和回收等工作。2.電子簽章密鑰應采用加密存儲方式，存儲在安全可靠的硬件設備或加密數(shù)據(jù)庫中。密鑰的存儲環(huán)境應具備嚴格的物理安全措施，防止密鑰被非法獲取。3.電子簽章密鑰的分發(fā)應通過安全的渠道進行，確保只有授權的人員能夠獲取到正確的密鑰。在分發(fā)密鑰時，應同時告知密鑰使用人員密鑰的安全注意事項和使用規(guī)范。4.當電子簽章使用人員離職、崗位變動或不再需要使用電子簽章時，機關信息化管理部門應及時回收其電子簽章密鑰，并進行妥善處理，防止密鑰泄露。四、電子簽章的使用規(guī)范（一）使用范圍1.電子簽章適用于本機關內(nèi)部處理的各類公文、合同、報表、報告等電子文件，具體使用范圍按照國家法律法規(guī)和機關相關規(guī)定執(zhí)行。2.嚴禁將電子簽章用于未經(jīng)授權的業(yè)務或文件處理，嚴禁將電子簽章提供給外部單位或個人使用。（二）使用流程1.文件起草部門在完成電子文件起草后，如需使用電子簽章，應按照以下流程進行操作：確認文件內(nèi)容準確無誤，符合相關法律法規(guī)和政策要求。在電子文件中指定電子簽章的位置，并確保簽章位置清晰、合理。調(diào)用電子簽章系統(tǒng)，輸入正確的電子簽章密鑰，進行電子簽章操作。電子簽章完成后，對已簽章的電子文件進行檢查，確保簽章清晰、完整，文件內(nèi)容與簽章信息一致。2.文件流轉過程中，如需對已簽章的電子文件進行修改，必須重新進行電子簽章操作，確保文件的真實性和完整性。嚴禁在已簽章的電子文件上進行非授權的修改，否則電子簽章無效。（三）使用要求1.使用電子簽章的人員應嚴格遵守國家法律法規(guī)和機關相關規(guī)定，確保電子簽章的使用合法、合規(guī)、真實、有效。2.使用電子簽章時，應確保電子文件的內(nèi)容真實、準確、完整，不得對虛假或不完整的文件進行簽章。3.電子簽章應與電子文件內(nèi)容緊密關聯(lián)，不得在與文件內(nèi)容無關的位置隨意簽章。4.使用電子簽章的人員應妥善保管電子簽章密鑰，不得將密鑰泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)密鑰丟失或被盜用，應立即向機關信息化管理部門報告，并采取相應的措施進行處理。五、電子簽章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.機關信息化管理部門負責對電子簽章的使用情況進行日常監(jiān)督，定期檢查各部門電子簽章的使用是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.建立電子簽章使用情況統(tǒng)計報告制度，各部門應定期將本部門電子簽章的使用情況進行統(tǒng)計，并上報至機關信息化管理部門。信息化管理部門對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，及時發(fā)現(xiàn)電子簽章使用過程中存在的問題和風險，并提出改進措施。（二）檢查內(nèi)容1.檢查電子簽章的申請與審批流程是否規(guī)范，是否存在未經(jīng)授權擅自使用電子簽章的情況。2.檢查電子簽章的使用范圍是否符合規(guī)定，是否存在超范圍使用電子簽章的現(xiàn)象。3.檢查電子簽章的使用流程是否正確，是否存在違規(guī)操作導致電子簽章無效或文件被篡改的情況。4.檢查電子簽章系統(tǒng)的安全防護措施是否到位，是否存在安全漏洞或數(shù)據(jù)泄露風險。5.檢查電子簽章密鑰的管理是否嚴格，是否存在密鑰丟失、被盜用或違規(guī)分發(fā)的情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用電子簽章的部門和個人，機關將視情節(jié)輕重給予相應的批評教育、警告、通報批評等處理。2.對于因違規(guī)使用電子簽章導致電子文件無效、文件被篡改、數(shù)據(jù)泄露等嚴重后果的，將依法追究相關人員的法律責任，并責令其承擔相應的經(jīng)濟賠償責任。3.對在電子簽章管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，機關將給予表彰和獎勵，以激勵廣大干部職工積極參與電子簽章管理工作，共同維護機關電子文件的安全和有效。六、電子簽章的歸檔與保存（一）歸檔要求1.各部門在完成電子文件的處理后，應按照機關檔案管理規(guī)定，將已使用電子簽章的電子文件及時進行歸檔。2.歸檔的電子文件應確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范、簽章清晰，能夠真實反映文件的形成過程和原始面貌。3.在歸檔電子文件時，應同時保存電子簽章的相關信息，包括簽章時間、簽章人員、簽章密鑰等，以便日后查詢和驗證。（二）保存方式與期限1.歸檔的電子文件應采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行保存，如磁帶、光盤、硬盤等，并進行異地備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子文件的保存期限按照國家法律法規(guī)和機關檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般重要文件保存期限為[X]年，普通文件保存期限為[X]年。3.在保存期限內(nèi)，應定期對電子文件進行檢查和維護，確保文件的可讀性和完整性。如發(fā)現(xiàn)文件損壞或丟失，應及時采取措施進行恢復或補充。（三）查詢與利用1.因工作需要查詢已歸檔的電子文件時，應按照機關檔案查詢規(guī)定，填寫《電子文件查詢申請表》，經(jīng)相關部門負責人審批后，到機關檔案管理部門進行查詢。2.檔案管理部門應按照審批意見，為查詢?nèi)藛T提供相應的電子文件，并確保查詢過程的安全和保密。3.如需利用已歸檔的電