招商禮品采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司招商禮品采購工作，確保禮品采購活動(dòng)的合理性、合規(guī)性與高效性，充分發(fā)揮招商禮品在業(yè)務(wù)拓展中的積極作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招商禮品的采購活動(dòng)，包括但不限于各類商務(wù)會(huì)議、展會(huì)、拜訪客戶等招商場景中使用的禮品。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.實(shí)用性原則：禮品應(yīng)具有一定的實(shí)用價(jià)值，能夠滿足目標(biāo)客戶的實(shí)際需求，提高禮品的使用效率和客戶滿意度。3.針對性原則：根據(jù)不同的招商對象、招商場景和業(yè)務(wù)需求，選擇合適的禮品，體現(xiàn)公司對客戶的關(guān)注和尊重。4.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格控制禮品采購預(yù)算，確保采購成本在預(yù)算范圍內(nèi)，避免浪費(fèi)和超支。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕收受供應(yīng)商賄賂等不正當(dāng)行為，確保采購過程公正、透明。二、管理職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定禮品采購計(jì)劃，根據(jù)招商需求和預(yù)算安排，選擇合適的禮品供應(yīng)商。2.組織實(shí)施禮品采購工作，與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)洽談、簽訂采購合同，并跟進(jìn)禮品的到貨、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。3.定期對禮品采購市場進(jìn)行調(diào)研，收集禮品信息，為公司禮品采購提供參考。4.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)禮品采購檔案，包括采購申請、采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料。（二）招商部門1.根據(jù)招商活動(dòng)的具體需求，提出禮品采購申請，明確禮品的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等要求。2.協(xié)助采購部門進(jìn)行禮品供應(yīng)商的篩選和評估，提供相關(guān)市場信息和客戶反饋。3.參與禮品的驗(yàn)收工作，對禮品的質(zhì)量、適用性等進(jìn)行確認(rèn)。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核禮品采購預(yù)算，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.對禮品采購費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)審批流程，確保資金使用合規(guī)。3.定期對禮品采購成本進(jìn)行分析和監(jiān)控，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議。（四）審計(jì)部門1.對禮品采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否公正透明、采購成本是否合理等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保禮品采購活動(dòng)規(guī)范運(yùn)行。三、禮品采購流程（一）采購申請1.招商部門根據(jù)招商活動(dòng)計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，提前填寫《招商禮品采購申請表》，詳細(xì)說明禮品的用途、種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息，并提交至采購部門。2.《招商禮品采購申請表》應(yīng)經(jīng)招商部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請表原件交采購部門作為采購依據(jù)，復(fù)印件留存招商部門備案。（二）采購計(jì)劃制定采購部門收到經(jīng)審批的《招商禮品采購申請表》后，結(jié)合公司禮品采購預(yù)算和市場供應(yīng)情況，制定禮品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確禮品的具體名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審核。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)禮品采購計(jì)劃，通過多種渠道收集禮品供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，建立供應(yīng)商名錄。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的信譽(yù)度、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、供貨能力、售后服務(wù)等方面。3.采購部門組織相關(guān)人員（如招商部門代表、財(cái)務(wù)人員等）對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評估?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、倉儲(chǔ)物流情況等。4.根據(jù)考察評估結(jié)果，確定最終的禮品供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、禮品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（四）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購禮品的具體要求和交貨時(shí)間。2.采購人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保禮品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等異常情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向采購部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。3.供應(yīng)商交貨前，采購部門應(yīng)通知招商部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。（五）驗(yàn)收1.禮品到貨后，采購部門組織招商部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員按照采購合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真填寫《招商禮品驗(yàn)收報(bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并在驗(yàn)收報(bào)告中注明問題詳情和處理意見。3.對于驗(yàn)收不合格的禮品，采購部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行更換或補(bǔ)貨，直至驗(yàn)收合格為止。因供應(yīng)商原因?qū)е碌尿?yàn)收不合格，由此產(chǎn)生的費(fèi)用和損失由供應(yīng)商承擔(dān)。（六）入庫與領(lǐng)用1.驗(yàn)收合格的禮品應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，由倉庫管理人員按照禮品類別、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行分類存放，并建立禮品庫存臺賬。2.招商部門根據(jù)實(shí)際需要，填寫《招商禮品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)招商部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。3.倉庫管理人員根據(jù)《招商禮品領(lǐng)用申請表》發(fā)放禮品，并在庫存臺賬上記錄禮品的領(lǐng)用情況。（七）報(bào)銷與結(jié)算1.采購人員憑采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)憑證，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度辦理禮品采購費(fèi)用的報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，且與采購合同和驗(yàn)收情況相符。2.財(cái)務(wù)部門對采購費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷付款。付款方式應(yīng)按照采購合同約定執(zhí)行，如支票、轉(zhuǎn)賬、電匯等。3.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行對賬結(jié)算，確保雙方賬目清晰。如發(fā)現(xiàn)賬目差異，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商核對原因，協(xié)商解決。四、禮品采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.公司每年年初根據(jù)上一年度招商禮品采購情況和本年度招商計(jì)劃，由財(cái)務(wù)部門牽頭，會(huì)同采購部門、招商部門等相關(guān)部門編制招商禮品采購預(yù)算。2.招商禮品采購預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)禮品采購的預(yù)計(jì)金額、采購時(shí)間、采購用途等內(nèi)容，并按照不同的招商項(xiàng)目和活動(dòng)進(jìn)行分類編制。3.預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮市場價(jià)格波動(dòng)、業(yè)務(wù)需求變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。預(yù)算編制完成后，報(bào)公司管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照經(jīng)審批的招商禮品采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行申請和審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對禮品采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行分析和通報(bào)。對于預(yù)算執(zhí)行偏差較大的項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)查找原因，采取有效措施加以糾正。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場價(jià)格大幅波動(dòng)、招商活動(dòng)計(jì)劃變更等原因?qū)е略A(yù)算無法滿足實(shí)際需求時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，并附相關(guān)證明材料。預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核，再報(bào)公司管理層審批。3.經(jīng)審批后的預(yù)算調(diào)整申請作為預(yù)算執(zhí)行和費(fèi)用報(bào)銷的依據(jù)，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)。五、禮品管理與使用（一）禮品庫存管理1.倉庫管理人員應(yīng)定期對禮品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、存放位置等方面。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《招商禮品庫存盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理和實(shí)物調(diào)整。3.禮品庫存應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行管理，避免禮品積壓過期。對于長期積壓或不再使用的禮品，應(yīng)及時(shí)清理并報(bào)公司相關(guān)部門審批處理。（二）禮品使用登記1.招商部門在領(lǐng)用禮品時(shí)，應(yīng)詳細(xì)登記禮品的領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人員、禮品用途、領(lǐng)用數(shù)量等信息。禮品使用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。2.招商人員在使用禮品過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的用途使用禮品，不得擅自挪作他用。如因業(yè)務(wù)需要調(diào)整禮品用途，應(yīng)提前向招商部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。（三）禮品使用效果跟蹤1.招商部門應(yīng)定期對禮品的使用效果進(jìn)行跟蹤和評估，了解客戶對禮品的滿意度和反饋意見。跟蹤評估方式可包括問卷調(diào)查、客戶回訪、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析等。2.根據(jù)禮品使用效果跟蹤評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的禮品采購和使用提供參考依據(jù)。對于效果較好的禮品，可考慮繼續(xù)采購使用；對于效果不佳的禮品，應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購策略。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對招商禮品采購活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否公正透明、采購成本是否合理、禮品管理與使用是否規(guī)范等方面。2.審計(jì)部門在審計(jì)過程中，有權(quán)查閱相關(guān)文件資料、詢問相關(guān)人員、實(shí)地查看禮品庫存等。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）采購部門自查1.采購部門應(yīng)建立健全禮品采購內(nèi)部自查機(jī)制，定期對采購工作進(jìn)行自查自糾。自查內(nèi)容包括采購流程執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購合同履行情況、禮品驗(yàn)收情況等方面。2.采購部門在自查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施加以整改，并將自查情況和整改結(jié)果報(bào)公司相關(guān)部門備案。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的采購行為和相關(guān)人員，公司將視情