禮品庫臺(tái)賬管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司禮品庫的管理，確保禮品的采購、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，提高禮品使用的合理性和效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司禮品庫的所有禮品管理活動(dòng)，包括禮品的采購、驗(yàn)收、入庫、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、發(fā)放、盤點(diǎn)及處置等。（三）管理原則1.規(guī)范管理原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行禮品庫的各項(xiàng)操作，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.合理使用原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，合理安排禮品的使用，避免浪費(fèi)和濫用。3.安全存儲(chǔ)原則：確保禮品的存儲(chǔ)安全，防止禮品損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保管理工作的有效執(zhí)行。二、禮品采購管理（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前填寫《禮品采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.《禮品采購申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到《禮品采購申請(qǐng)表》后，進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購需求的合理性和必要性。2.對(duì)于金額較大的禮品采購（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），需提交公司管理層審批。3.經(jīng)審批通過的《禮品采購申請(qǐng)表》由行政部門留存一份，作為采購依據(jù)，并返還一份給申請(qǐng)部門。（三）采購實(shí)施1.行政部門根據(jù)審批后的《禮品采購申請(qǐng)表》，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.在采購過程中，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等情況，確保采購的禮品符合公司要求。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（四）采購驗(yàn)收1.禮品到貨后，行政部門會(huì)同相關(guān)部門（如申請(qǐng)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等）進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同一致。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的禮品，填寫《禮品驗(yàn)收單》，相關(guān)人員簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的禮品，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。三、禮品入庫管理（一）入庫登記1.驗(yàn)收合格的禮品由行政部門負(fù)責(zé)辦理入庫手續(xù)，填寫《禮品入庫登記表》。2.《禮品入庫登記表》應(yīng)詳細(xì)記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商名稱、采購單號(hào)等信息。（二）入庫存儲(chǔ)1.根據(jù)禮品的性質(zhì)、類別、規(guī)格等，分類存放于禮品庫的相應(yīng)區(qū)域。2.建立禮品存儲(chǔ)臺(tái)賬，記錄禮品的出入庫情況，確保賬實(shí)相符。3.定期對(duì)禮品庫進(jìn)行檢查，查看禮品的存儲(chǔ)狀況，防止禮品損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。四、禮品領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.各部門因工作需要領(lǐng)用禮品時(shí)，填寫《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）領(lǐng)用審批1.行政部門收到《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》后，根據(jù)庫存情況進(jìn)行審批。2.對(duì)于庫存充足的禮品，直接批準(zhǔn)領(lǐng)用；對(duì)于庫存不足的禮品，需與采購部門協(xié)調(diào)，確定補(bǔ)貨時(shí)間。3.經(jīng)審批通過的《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》由行政部門留存一份，作為領(lǐng)用依據(jù)，并返還一份給申請(qǐng)部門。（三）禮品發(fā)放1.申請(qǐng)部門憑審批通過的《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》到禮品庫領(lǐng)取禮品。2.禮品庫管理人員按照申請(qǐng)表上的信息發(fā)放禮品，并在《禮品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.領(lǐng)用人在領(lǐng)取禮品時(shí)，需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)禮品的數(shù)量、規(guī)格等，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)。五、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和實(shí)際情況，合理確定禮品的發(fā)放對(duì)象、發(fā)放時(shí)間和發(fā)放數(shù)量。2.禮品發(fā)放應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保發(fā)放過程透明。（二）發(fā)放流程1.行政部門根據(jù)公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求，制定禮品發(fā)放計(jì)劃，明確發(fā)放對(duì)象、禮品內(nèi)容、發(fā)放時(shí)間等。2.將禮品發(fā)放計(jì)劃通知相關(guān)部門和人員，并提前做好禮品的準(zhǔn)備工作。3.在規(guī)定的發(fā)放時(shí)間內(nèi)，按照發(fā)放計(jì)劃進(jìn)行禮品發(fā)放，確保發(fā)放工作順利進(jìn)行。4.對(duì)于重要客戶或合作伙伴的禮品發(fā)放，可安排專人進(jìn)行送達(dá)，并做好簽收記錄。（三）發(fā)放記錄1.建立禮品發(fā)放臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品的發(fā)放日期、發(fā)放對(duì)象、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放方式等信息。2.禮品發(fā)放臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保記錄準(zhǔn)確無誤。六、禮品盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.行政部門定期（每季度或半年）組織禮品庫盤點(diǎn)工作，制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)明確盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)人員分工等信息。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.按照盤點(diǎn)計(jì)劃，組織盤點(diǎn)人員對(duì)禮品庫進(jìn)行全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)禮品的實(shí)物數(shù)量與庫存臺(tái)賬記錄是否一致，同時(shí)檢查禮品的質(zhì)量狀況。3.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《禮品盤點(diǎn)差異表》。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，編制《禮品盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、賬實(shí)差異及原因分析等。2.對(duì)于盤盈的禮品，應(yīng)查明原因，經(jīng)審批后調(diào)整庫存臺(tái)賬；對(duì)于盤虧的禮品，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。3.將《禮品盤點(diǎn)報(bào)告》提交公司管理層審閱，并根據(jù)管理層意見進(jìn)行后續(xù)工作安排。七、禮品處置管理（一）處置范圍1.因質(zhì)量問題、過期、損壞等原因無法正常使用的禮品。2.長(zhǎng)期積壓且無使用價(jià)值的禮品。（二）處置方式1.對(duì)于可修復(fù)的禮品，經(jīng)維修后可繼續(xù)使用的，進(jìn)行維修處理后重新入庫。2.對(duì)于無法修復(fù)或無使用價(jià)值的禮品，可根據(jù)實(shí)際情況選擇以下處置方式：報(bào)廢處理：填寫《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理，并在庫存臺(tái)賬中核銷。捐贈(zèng)處理：將禮品捐贈(zèng)給合適的慈善機(jī)構(gòu)或社會(huì)公益組織，并做好相關(guān)記錄。變賣處理：經(jīng)評(píng)估后，將禮品進(jìn)行變賣，變賣收入上繳公司財(cái)務(wù)部門。（三）處置審批1.禮品處置申請(qǐng)需填寫《禮品處置申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明處置原因、處置方式、預(yù)計(jì)處置時(shí)間等信息。2.《禮品處置申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。3.對(duì)于金額較大的禮品處置（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），需提交公司管理層審批。4.經(jīng)審批通過的《禮品處置申請(qǐng)表》由行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并做好相關(guān)記錄。八、禮品庫安全管理（一）安全設(shè)施配備1.禮品庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保禮品存儲(chǔ)安全。2.定期對(duì)安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）人員安全管理1.禮品庫管理人員應(yīng)熟悉安全操作規(guī)程，嚴(yán)格遵守安全制度。2.進(jìn)入禮品庫的人員應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得攜帶易燃易爆等危險(xiǎn)物品進(jìn)入。3.加強(qiáng)對(duì)禮品庫的安全巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。（三）應(yīng)急處理1.制定禮品庫安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織安全應(yīng)急演練，提高管理人員的應(yīng)急處理能力。3.發(fā)生安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。九、禮品庫信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立禮品庫管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)禮品采購、入庫、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、發(fā)放、盤點(diǎn)、處置等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.禮品庫管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，方便管理人員進(jìn)行操作和管理。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)禮品庫管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.及時(shí)更新系統(tǒng)中的禮品信息、庫存信息、人員信息等，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）系統(tǒng)使用1.禮品庫管理人員應(yīng)熟練掌握禮品庫管理信息系統(tǒng)的操作方法，按照規(guī)定的流程進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和查詢等操作。2.其他部門人員如需查詢禮品庫相關(guān)信息，應(yīng)通過禮品庫管理信息系統(tǒng)進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)行政部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查詢。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)禮品庫管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。2.行政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)禮品庫日常管理工作的自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立禮品庫管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)禮品庫管理人員和相關(guān)部門的管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括禮品采購的及時(shí)性和合理性、禮品入庫和發(fā)放的準(zhǔn)確性、禮品庫存管理的規(guī)范性、禮品處置的合規(guī)性等。3.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存在問題的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令限期整改；對(duì)違反制度規(guī)定