建立臺賬式管理制度一、總則（一）目的為了加強公司管理，規(guī)范各項工作流程，提高工作效率，確保公司各項業(yè)務(wù)有序開展，特制定本臺賬式管理制度。本制度旨在通過建立清晰、全面、動態(tài)的臺賬體系，對公司各類信息進行有效記錄、跟蹤和管理，為公司決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，保障公司運營的規(guī)范化和精細化。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位，涵蓋公司運營管理的各個環(huán)節(jié)，包括但不限于人力資源管理、財務(wù)管理、行政管理、業(yè)務(wù)項目管理等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：臺賬記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整地反映各項工作的實際情況，確保數(shù)據(jù)的可靠性。2.及時性原則：各項信息應(yīng)及時錄入臺賬，保證臺賬數(shù)據(jù)的時效性，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施。3.規(guī)范性原則：臺賬的格式、內(nèi)容、填寫要求等應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查詢。4.保密性原則：涉及公司機密信息的臺賬應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、臺賬的分類與內(nèi)容（一）人力資源臺賬1.員工基本信息臺賬記錄員工姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、入職時間、離職時間、崗位信息、學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)歷等基本情況。定期更新員工的崗位變動、薪資調(diào)整、培訓(xùn)記錄等信息，確保信息的及時性和準(zhǔn)確性。2.考勤臺賬詳細記錄員工每日的出勤情況，包括正常出勤、遲到、早退、曠工、請假（病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等）、加班等信息。統(tǒng)計每月的考勤數(shù)據(jù)，計算員工的出勤天數(shù)、缺勤天數(shù)、加班時長等，并作為薪資核算和績效評估的依據(jù)。3.培訓(xùn)臺賬記錄員工參加的各類培訓(xùn)課程，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核成績等信息。跟蹤員工培訓(xùn)后的工作表現(xiàn)和技能提升情況，評估培訓(xùn)效果，為后續(xù)培訓(xùn)計劃的制定提供參考。4.績效臺賬按照公司績效管理制度，記錄員工的績效目標(biāo)設(shè)定、績效評估周期、評估結(jié)果、績效面談記錄等信息。分析員工績效數(shù)據(jù)，找出績效優(yōu)秀和有待提升的員工，為績效改進和激勵措施提供依據(jù)。5.薪資福利臺賬記錄員工的薪資結(jié)構(gòu)、薪資發(fā)放明細（包括基本工資、績效工資、獎金、補貼等）、社保繳納情況、公積金繳納情況、福利發(fā)放記錄等信息。確保薪資核算的準(zhǔn)確性，及時處理薪資調(diào)整、獎金發(fā)放等事項，并與財務(wù)部門進行數(shù)據(jù)核對。（二）財務(wù)管理臺賬1.費用報銷臺賬記錄員工的費用報銷申請，包括報銷日期、報銷人、報銷事由、報銷金額、發(fā)票號碼、審批流程等信息。按照費用類別進行分類統(tǒng)計，如差旅費、辦公用品費、業(yè)務(wù)招待費等，定期分析費用支出情況，控制費用預(yù)算。2.固定資產(chǎn)臺賬登記公司固定資產(chǎn)的名稱、型號、購置日期、購置金額、使用部門、使用人、折舊情況等信息。定期對固定資產(chǎn)進行盤點，核對臺賬與實物是否一致，確保固定資產(chǎn)的安全和完整。3.應(yīng)收賬款臺賬記錄與客戶的業(yè)務(wù)往來，包括客戶名稱、合同編號、合同金額、開票金額、收款日期、收款金額、逾期賬款等信息。跟蹤應(yīng)收賬款的回收情況，及時提醒相關(guān)部門催收逾期賬款，降低壞賬風(fēng)險。4.應(yīng)付賬款臺賬記錄公司與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)往來，包括供應(yīng)商名稱、合同編號、合同金額、發(fā)票號碼、付款日期、付款金額等信息。按照合同約定及時安排付款，維護公司良好的商業(yè)信譽，同時合理控制資金流出。（三）行政管理臺賬1.辦公用品臺賬記錄辦公用品的采購、領(lǐng)用情況，包括辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、采購金額、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息。定期盤點辦公用品庫存，根據(jù)使用情況合理安排采購計劃，避免浪費。2.車輛使用臺賬登記公司車輛的使用情況，包括車輛型號、車牌號、使用日期、使用部門、使用事由、行駛里程、加油記錄、維修保養(yǎng)記錄等信息。對車輛使用進行成本核算，合理安排車輛調(diào)度，提高車輛使用效率。3.文件檔案臺賬記錄公司各類文件的收發(fā)、歸檔情況，包括文件名稱、文號、發(fā)文部門、發(fā)文日期、收文日期、歸檔日期、保管期限等信息。建立文件檢索目錄，方便員工查詢和借閱文件，確保文件的妥善保管和有效利用。（四）業(yè)務(wù)項目管理臺賬1.項目基本信息臺賬記錄公司承接的各類業(yè)務(wù)項目，包括項目名稱、項目編號、項目起止時間、項目預(yù)算、項目負責(zé)人、項目團隊成員等信息。對項目進行分類管理，如按行業(yè)、項目規(guī)模、項目性質(zhì)等進行劃分，便于統(tǒng)計和分析項目情況。2.項目進度臺賬跟蹤項目的進展情況，按照項目計劃節(jié)點記錄實際完成情況，包括任務(wù)名稱、計劃完成時間、實際完成時間、延誤原因、責(zé)任人等信息。通過項目進度臺賬及時發(fā)現(xiàn)項目中的問題和風(fēng)險，采取相應(yīng)的措施進行協(xié)調(diào)和解決，確保項目按時交付。3.項目成本臺賬記錄項目的成本支出情況，包括人工成本、材料成本、設(shè)備租賃成本、差旅費、辦公費等各項費用的明細及合計金額。對比項目預(yù)算與實際成本，分析成本偏差原因，進行成本控制和優(yōu)化，確保項目在預(yù)算范圍內(nèi)完成。4.項目合同臺賬登記項目合同的簽訂、執(zhí)行情況，包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、合同金額、付款方式、合同條款、履行情況等信息。對合同執(zhí)行過程進行跟蹤，及時提醒相關(guān)部門履行合同義務(wù)，處理合同變更、違約等事項，保障公司合法權(quán)益。三、臺賬的建立與維護（一）臺賬建立1.明確責(zé)任人：各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門相關(guān)臺賬的建立工作，確保臺賬建立的準(zhǔn)確性和及時性。2.確定臺賬格式：根據(jù)不同類型的臺賬，制定統(tǒng)一規(guī)范的格式，明確各項內(nèi)容的填寫要求和標(biāo)準(zhǔn)。3.收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：責(zé)任人應(yīng)收集相關(guān)業(yè)務(wù)活動的原始數(shù)據(jù)，如員工入職資料、費用報銷憑證、合同文件等，作為臺賬建立的依據(jù)。4.錄入初始數(shù)據(jù)：按照臺賬格式要求，將收集到的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)或臺賬表格中，完成臺賬的初始建立。（二）臺賬維護1.日常更新：責(zé)任人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)進展情況，及時更新臺賬信息。例如，員工考勤發(fā)生變化時，應(yīng)在考勤臺賬中及時記錄；項目進度有新的進展時，應(yīng)在項目進度臺賬中進行更新。2.數(shù)據(jù)審核：定期對臺賬數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。審核可以由部門負責(zé)人或指定的專人進行，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。3.數(shù)據(jù)備份：為防止數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)定期對臺賬數(shù)據(jù)進行備份。備份方式可以采用電子存儲（如硬盤、光盤、云存儲等）和紙質(zhì)存檔相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。4.權(quán)限管理：根據(jù)工作需要，對臺賬的訪問權(quán)限進行設(shè)置。不同部門、不同崗位的人員只能訪問其工作范圍內(nèi)相關(guān)的臺賬信息，確保公司機密信息的安全。四、臺賬的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.部門內(nèi)部查詢：各部門員工在其工作權(quán)限范圍內(nèi)，可以查詢本部門相關(guān)的臺賬信息。例如，人力資源部門員工可以查詢員工基本信息臺賬、考勤臺賬、培訓(xùn)臺賬等；財務(wù)部門員工可以查詢費用報銷臺賬、固定資產(chǎn)臺賬、應(yīng)收賬款臺賬等。2.跨部門查詢：因工作需要，不同部門之間如需查詢相關(guān)臺賬信息，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門負責(zé)人的批準(zhǔn)，并在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。例如，業(yè)務(wù)部門如需查詢財務(wù)部門的應(yīng)收賬款臺賬，應(yīng)向財務(wù)部門提出申請，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人同意后，由財務(wù)人員協(xié)助查詢。3.管理層查詢：公司管理層有權(quán)查詢公司范圍內(nèi)的各類臺賬信息，以便全面了解公司運營情況，做出決策。（二）使用規(guī)范1.數(shù)據(jù)用途明確：查詢臺賬信息應(yīng)明確使用目的，確保數(shù)據(jù)使用的合理性和合規(guī)性。不得將臺賬信息用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。2.數(shù)據(jù)分析利用：鼓勵員工對臺賬數(shù)據(jù)進行分析和挖掘，從中發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)規(guī)律，為公司管理提供有價值的建議和決策支持。例如，通過分析人力資源臺賬中的績效數(shù)據(jù)，找出績效提升的關(guān)鍵點；通過分析財務(wù)管理臺賬中的費用數(shù)據(jù)，優(yōu)化費用支出結(jié)構(gòu)。3.數(shù)據(jù)報告：根據(jù)工作需要，相關(guān)人員可以定期或不定期生成臺賬數(shù)據(jù)報告。報告應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰，能夠直觀反映相關(guān)業(yè)務(wù)情況，并提出相應(yīng)的結(jié)論和建議。例如，每月生成的考勤數(shù)據(jù)報告、季度生成的項目進度報告等。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對各部門的臺賬管理情況進行審計，檢查臺賬建立的規(guī)范性、數(shù)據(jù)記錄的準(zhǔn)確性、信息更新的及時性等方面存在的問題，并提出整改意見。2.部門自查：各部門應(yīng)定期對本部門的臺賬管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告公司管理層。3.定期檢查：公司管理層定期組織對臺賬管理工作進行全面檢查，對臺賬管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表揚，對存在問題的部門和個人進行督促整改。（二）考核辦法1.納入績效考核：將臺賬管理工作納入員工績效考核體系，對臺賬管理責(zé)任人的工作質(zhì)量、工作效率、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等方面進行考核評分。2.獎懲措施：根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵，如績效獎金增加、晉升機會優(yōu)先考慮等；對未認真履行臺賬管理職責(zé)，導(dǎo)致臺賬數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整或延誤更新的員工，給予相應(yīng)的處罰，如績效扣分、警告、罰款等。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人力資源部負責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如有未盡事宜或?qū)Ρ局贫葪l款的理解存在歧義，由人力資源部會同相關(guān)部門進行研究和解釋。（二）修訂與廢止1.