跟單業(yè)務(wù)部管理制度總則1.目的為了規(guī)范跟單業(yè)務(wù)部的工作流程，提高工作效率，確保訂單的順利執(zhí)行和客戶滿意度，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司跟單業(yè)務(wù)部的全體員工。3.職責(zé)跟單業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)訂單的跟進(jìn)、協(xié)調(diào)與溝通，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。部門經(jīng)理負(fù)責(zé)部門的日常管理工作，包括人員安排、任務(wù)分配、工作監(jiān)督與考核等。公司其他部門應(yīng)積極配合跟單業(yè)務(wù)部的工作，提供必要的支持與協(xié)助。跟單業(yè)務(wù)流程1.訂單接收業(yè)務(wù)人員收到客戶訂單后，應(yīng)及時將訂單信息錄入公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并提交給跟單業(yè)務(wù)部。跟單員在收到訂單信息后，應(yīng)仔細(xì)核對訂單內(nèi)容，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等，如有疑問應(yīng)及時與業(yè)務(wù)人員溝通確認(rèn)。2.訂單評審跟單員將核對無誤的訂單提交給部門經(jīng)理進(jìn)行訂單評審。部門經(jīng)理組織相關(guān)人員對訂單進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括訂單的可行性、生產(chǎn)能力、物料供應(yīng)、質(zhì)量要求等。根據(jù)評審結(jié)果，部門經(jīng)理決定是否接受訂單。如接受訂單，應(yīng)明確訂單執(zhí)行的各項要求和責(zé)任；如不接受訂單，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)人員溝通，說明原因，并協(xié)助業(yè)務(wù)人員做好客戶的解釋工作。3.生產(chǎn)安排訂單評審?fù)ㄟ^后，跟單員根據(jù)訂單要求制定生產(chǎn)計劃，并將生產(chǎn)計劃下達(dá)給生產(chǎn)部門。生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃組織生產(chǎn)，確保訂單按時完成。跟單員應(yīng)定期跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，如物料短缺、設(shè)備故障、人員不足等。4.物料采購根據(jù)生產(chǎn)計劃，跟單員制定物料采購計劃，并將采購計劃下達(dá)給采購部門。采購部門根據(jù)采購計劃進(jìn)行物料采購，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。跟單員應(yīng)跟進(jìn)物料采購進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、物料質(zhì)量不合格等。5.質(zhì)量控制跟單員應(yīng)協(xié)助質(zhì)量部門對訂單產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量控制，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求。在生產(chǎn)過程中，跟單員應(yīng)定期檢查產(chǎn)品質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時通知生產(chǎn)部門進(jìn)行整改。產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，跟單員應(yīng)配合質(zhì)量部門進(jìn)行產(chǎn)品檢驗，確保產(chǎn)品合格后方可出貨。6.出貨安排產(chǎn)品檢驗合格后，跟單員根據(jù)訂單要求安排出貨事宜，包括聯(lián)系物流公司、安排運(yùn)輸車輛、辦理報關(guān)手續(xù)等。在出貨前，跟單員應(yīng)確保貨物的包裝、標(biāo)識等符合要求，并與客戶溝通確認(rèn)出貨時間、方式等信息。貨物發(fā)出后，跟單員應(yīng)及時將發(fā)貨信息通知客戶，并跟蹤貨物的運(yùn)輸情況，確保貨物按時、安全到達(dá)客戶手中。7.售后服務(wù)客戶收到貨物后，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題或其他問題，跟單員應(yīng)及時與客戶溝通，了解情況，并協(xié)助客戶解決問題。對于客戶提出的合理訴求，跟單員應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門，并跟進(jìn)處理結(jié)果，確?？蛻魸M意度。跟單員應(yīng)定期對客戶進(jìn)行回訪，了解客戶對產(chǎn)品和服務(wù)的意見和建議，為公司改進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)提供參考依據(jù)。工作規(guī)范1.溝通協(xié)調(diào)跟單員應(yīng)保持與業(yè)務(wù)人員、生產(chǎn)部門、采購部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門的密切溝通與協(xié)調(diào)，及時解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。在溝通協(xié)調(diào)過程中，應(yīng)注意語言表達(dá)和溝通方式，尊重他人意見，避免發(fā)生沖突。對于重要事項和問題，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并做好記錄。2.文件管理跟單員應(yīng)負(fù)責(zé)訂單相關(guān)文件的整理、歸檔和保管工作，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。文件包括訂單合同、生產(chǎn)計劃、采購訂單、檢驗報告、發(fā)貨清單等。文件應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行分類存放，便于查詢和使用。3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析跟單員應(yīng)定期對訂單執(zhí)行情況進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，包括訂單完成率、交貨及時率、產(chǎn)品合格率等。通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)問題和不足，并提出改進(jìn)措施和建議，為公司決策提供參考依據(jù)。每月末，跟單員應(yīng)提交訂單執(zhí)行情況分析報告給部門經(jīng)理。4.保密工作跟單員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對客戶信息、訂單信息、公司商業(yè)秘密等予以保密。不得將公司機(jī)密信息泄露給任何第三方，如有違反，將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。在工作中，應(yīng)妥善保管涉及公司機(jī)密的文件和資料，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人?？冃Э己?.考核原則公平、公正、公開原則。定量與定性相結(jié)合原則。激勵與約束相結(jié)合原則。2.考核內(nèi)容工作業(yè)績：包括訂單完成率、交貨及時率、產(chǎn)品合格率、客戶滿意度等。工作能力：包括溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力、數(shù)據(jù)分析能力等。工作態(tài)度：包括責(zé)任心、工作積極性、團(tuán)隊合作精神等。3.考核周期月度考核：每月末對跟單員進(jìn)行月度考核，考核結(jié)果作為當(dāng)月績效獎金發(fā)放的依據(jù)。年度考核：每年末對跟單員進(jìn)行年度考核，考核結(jié)果作為年度評優(yōu)、晉升、調(diào)薪的依據(jù)。4.考核方法自評：跟單員每月末對自己當(dāng)月的工作進(jìn)行自我評價，填寫自評表。上級評價：部門經(jīng)理根據(jù)跟單員的工作表現(xiàn)，對其進(jìn)行評價，填寫上級評價表。綜合評價：將自評和上級評價結(jié)果進(jìn)行綜合，得出跟單員的月度考核成績。5.績效獎金根據(jù)月度考核成績，發(fā)放績效獎金?？己顺煽儍?yōu)秀的，績效獎金相應(yīng)提高；考核成績不合格的，績效獎金相應(yīng)降低或扣除?？冃И劷鸬木唧w發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)由公司另行制定。6.年度評優(yōu)根據(jù)年度考核成績，評選出優(yōu)秀跟單員。優(yōu)秀跟單員將獲得公司頒發(fā)的榮譽(yù)證書和獎金，并在公司內(nèi)部進(jìn)行表彰。7.晉升與調(diào)薪年度考核成績優(yōu)秀的跟單員，有機(jī)會獲得晉升機(jī)會。根據(jù)公司薪酬制度，結(jié)合跟單員的工作表現(xiàn)和考核成績，進(jìn)行調(diào)薪。培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)計劃部門經(jīng)理應(yīng)根據(jù)跟單業(yè)務(wù)部的工作需求和員工的實際情況，制定年度培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)師資等。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)知識、溝通技巧、質(zhì)量管理、團(tuán)隊合作等方面。2.培訓(xùn)方式內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部的專業(yè)人員或經(jīng)驗豐富的員工進(jìn)行培訓(xùn)。外部培訓(xùn)：選派員工參加外部專業(yè)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程或研討會。在線學(xué)習(xí)：鼓勵員工利用網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行在線學(xué)習(xí)，提升自身能力。3.培訓(xùn)效果評估在培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估。評估方式包括考試、實際操作、問卷調(diào)查等。根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)培訓(xùn)經(jīng)驗，改進(jìn)培訓(xùn)內(nèi)容和方式，提高培訓(xùn)效果。4.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃部門經(jīng)理應(yīng)與跟單員進(jìn)行溝通，了解其職業(yè)發(fā)展需求和規(guī)劃。根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和員工個人情況，為跟單員制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，明確其職業(yè)發(fā)展方向和晉升路徑。為員工提供必要