報(bào)關(guān)公司單證管理制度總則一、目的為規(guī)范報(bào)關(guān)公司單證管理工作，確保單證的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性，提高報(bào)關(guān)效率，降低報(bào)關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于本報(bào)關(guān)公司內(nèi)所有與單證相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括報(bào)關(guān)單、提單、發(fā)票、裝箱單等各類(lèi)單證的制作、審核、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司的單證管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程的原則，確保單證管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：?jiǎn)巫C的制作和傳遞應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤、及時(shí)高效，以滿(mǎn)足報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)的需要。3.安全保密原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和客戶(hù)信息的單證，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，確保單證的安全。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)和崗位在單證管理工作中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.單證管理部門(mén)公司設(shè)立單證管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司單證的統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)工作。單證管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的單證管理人員，具備扎實(shí)的單證知識(shí)和豐富的報(bào)關(guān)經(jīng)驗(yàn)。2.各業(yè)務(wù)部門(mén)各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)立單證崗位，負(fù)責(zé)本部門(mén)單證的制作、審核和傳遞工作。單證崗位人員應(yīng)熟悉報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法規(guī)政策，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和溝通協(xié)調(diào)能力。3.職責(zé)分工（1）單證管理部門(mén)職責(zé)①制定和完善單證管理制度，規(guī)范單證管理工作流程。②負(fù)責(zé)公司單證的統(tǒng)一編號(hào)、歸檔和保管工作，確保單證的安全和完整。③對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)的單證工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決單證管理中存在的問(wèn)題。④負(fù)責(zé)與海關(guān)、貨代等相關(guān)單位的單證溝通和協(xié)調(diào)工作，確保單證的順利傳遞和使用。⑤組織開(kāi)展單證培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，提高單證人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（2）各業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)①按照單證管理制度的要求，制定本部門(mén)的單證工作流程和操作規(guī)范。②負(fù)責(zé)本部門(mén)單證的制作、審核和傳遞工作，確保單證的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。③及時(shí)將制作完成的單證提交給單證管理部門(mén)進(jìn)行歸檔和保管。④配合單證管理部門(mén)開(kāi)展單證培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，提高本部門(mén)單證人員的業(yè)務(wù)水平。單證的制作與審核一、單證的制作1.單證制作人員應(yīng)根據(jù)報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，按照海關(guān)和貨代等相關(guān)單位的要求，準(zhǔn)確填寫(xiě)各類(lèi)單證的內(nèi)容。單證內(nèi)容應(yīng)包括但不限于貨物的品名、規(guī)格、數(shù)量、重量、價(jià)值、原產(chǎn)國(guó)、目的港等信息。2.單證制作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守海關(guān)和貨代等相關(guān)單位的單證格式和填寫(xiě)規(guī)范，不得隨意更改單證格式和內(nèi)容。如確需更改，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并在更改處加蓋公章或簽字確認(rèn)。3.單證制作人員應(yīng)在單證制作完成后，對(duì)單證內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，確保單證內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。核對(duì)和檢查內(nèi)容應(yīng)包括但不限于單證的編號(hào)、日期、貨物信息、報(bào)關(guān)信息等。4.單證制作人員應(yīng)將制作完成的單證及時(shí)提交給本部門(mén)的單證審核人員進(jìn)行審核。單證審核人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成單證的審核工作，并將審核意見(jiàn)及時(shí)反饋給單證制作人員。二、單證的審核1.單證審核人員應(yīng)根據(jù)海關(guān)和貨代等相關(guān)單位的要求，對(duì)單證內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保單證內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。審核內(nèi)容應(yīng)包括但不限于單證的編號(hào)、日期、貨物信息、報(bào)關(guān)信息等。2.單證審核人員應(yīng)重點(diǎn)審核單證中的貨物信息和報(bào)關(guān)信息，確保貨物信息與報(bào)關(guān)信息一致，報(bào)關(guān)信息與實(shí)際貨物一致。如發(fā)現(xiàn)單證內(nèi)容存在錯(cuò)誤或不一致的情況，應(yīng)及時(shí)通知單證制作人員進(jìn)行修改。3.單證審核人員應(yīng)在單證審核完成后，在單證上簽署審核意見(jiàn)，并將審核后的單證及時(shí)提交給單證管理部門(mén)進(jìn)行歸檔和保管。4.對(duì)于重要的單證，如報(bào)關(guān)單、提單等，單證審核人員應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審核，并在審核過(guò)程中與相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，確保單證的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。單證的傳遞與使用一、單證的傳遞1.單證的傳遞應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的原則，確保單證能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)傳遞到相關(guān)單位和人員手中。2.單證的傳遞方式應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇，如郵寄、傳真、電子郵件等。對(duì)于重要的單證，應(yīng)盡量采用郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)的方式進(jìn)行傳遞。3.單證的傳遞應(yīng)建立登記制度，對(duì)單證的傳遞時(shí)間、傳遞方式、接收單位和人員等信息進(jìn)行記錄，以便于查詢(xún)和追溯。4.單證的傳遞過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)單證丟失或延誤的情況，應(yīng)及時(shí)通知單證管理部門(mén)和相關(guān)單位，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。二、單證的使用1.單證的使用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得將單證用于非法或不正當(dāng)?shù)挠猛尽?.單證的使用應(yīng)嚴(yán)格按照海關(guān)和貨代等相關(guān)單位的要求進(jìn)行，不得隨意更改單證的內(nèi)容和用途。如確需更改，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并在更改處加蓋公章或簽字確認(rèn)。3.單證的使用人員應(yīng)妥善保管單證，不得將單證丟失或損壞。如發(fā)現(xiàn)單證丟失或損壞的情況，應(yīng)及時(shí)通知單證管理部門(mén)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.單證的使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守海關(guān)和貨代等相關(guān)單位的單證使用規(guī)定，不得將單證借給他人使用或私自復(fù)印單證。如確需借用或復(fù)印單證，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并辦理相應(yīng)的手續(xù)。單證的歸檔與保管一、單證的歸檔1.單證的歸檔應(yīng)按照海關(guān)和貨代等相關(guān)單位的要求進(jìn)行，建立完善的單證歸檔制度。2.單證的歸檔應(yīng)按照單證的種類(lèi)、編號(hào)、日期等信息進(jìn)行分類(lèi)歸檔，確保單證的歸檔有序、查找方便。3.單證的歸檔應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，不得遺漏或延誤。對(duì)于已完成報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)的單證，應(yīng)在報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)結(jié)束后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行歸檔。4.單證的歸檔應(yīng)建立檔案目錄，對(duì)歸檔的單證進(jìn)行編號(hào)和登記，以便于查詢(xún)和追溯。二、單證的保管1.單證的保管應(yīng)采取安全、保密的措施，確保單證的安全和完整。2.單證的保管應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室或保管柜，配備必要的防火、防盜、防潮等設(shè)施，防止單證的丟失、損壞或被盜。3.單證的保管人員應(yīng)定期對(duì)單證進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)于過(guò)期或無(wú)用的單證，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或處理。4.單證的保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將單證的內(nèi)容泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)單證內(nèi)容泄露的情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。附則