機關檔案設備管理制度總則目的為加強機關檔案設備的管理，確保檔案設備的正常運行，提高檔案管理工作的效率和質量，保障檔案的安全與完整，特制定本制度。適用范圍本制度適用于機關內所有檔案設備的管理，包括但不限于檔案庫房設施、檔案存儲設備、檔案整理加工設備、檔案檢索設備、檔案傳輸設備等?；驹瓌t1.統(tǒng)一管理原則：機關檔案設備由專門的部門或人員進行統(tǒng)一管理，確保設備的合理配置和有效使用。2.安全可靠原則：檔案設備的選型、采購、安裝、使用、維護等環(huán)節(jié)應充分考慮檔案安全的要求，確保設備運行穩(wěn)定、數據安全。3.科學合理原則：根據檔案管理工作的實際需求，科學合理地配備檔案設備，提高設備的使用效率和效益。4.規(guī)范操作原則：制定檔案設備操作規(guī)程，操作人員應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，確保設備的正常運行和使用壽命。檔案設備的配置與采購配置依據根據機關檔案管理的任務、規(guī)模、發(fā)展規(guī)劃以及檔案信息化建設的要求，結合實際工作需要，合理配置檔案設備。采購流程1.需求調研：由檔案管理部門牽頭，會同相關部門對檔案設備的需求進行調研，形成需求調研報告。2.預算編制：根據需求調研報告，編制檔案設備采購預算，報機關財務部門審核。3.采購申請：預算審核通過后，由檔案管理部門填寫采購申請表，經分管領導審批后，提交機關采購部門。4.采購實施：采購部門按照相關規(guī)定和程序進行采購，選擇具有良好信譽和資質的供應商，確保采購設備的質量和性能符合要求。5.驗收交付：設備到貨后，由檔案管理部門會同采購部門、使用部門等相關人員進行驗收，驗收合格后辦理交付手續(xù)。設備選型1.性能要求：檔案設備應具備良好的性能，能夠滿足檔案管理工作的實際需求，如存儲容量大、處理速度快、穩(wěn)定性高、兼容性強等。2.安全要求：檔案設備應具備完善的安全防護措施，如數據加密、訪問控制、備份恢復等，確保檔案信息的安全。3.環(huán)保要求：優(yōu)先選擇環(huán)保型檔案設備，減少對環(huán)境的污染。4.技術支持：選擇具有良好技術支持和售后服務的供應商，確保設備出現故障時能夠及時得到維修和保養(yǎng)。檔案設備的使用與管理使用部門職責1.設備使用：負責檔案設備的日常使用，按照操作規(guī)程進行操作，確保設備的正常運行。2.設備維護：定期對檔案設備進行維護保養(yǎng)，及時發(fā)現和解決設備故障，做好維護記錄。3.設備安全：負責檔案設備的安全管理，采取必要的安全措施，防止設備被盜、損壞、數據丟失等情況發(fā)生。4.人員培訓：組織本部門人員參加檔案設備操作技能培訓，提高人員的操作水平和業(yè)務能力。使用人員職責1.熟悉設備：熟悉所使用檔案設備的性能、操作規(guī)程、維護方法等，嚴格按照操作規(guī)程進行操作。2.正確使用：在使用檔案設備過程中，應注意觀察設備運行狀態(tài)，發(fā)現異常情況及時報告，并采取相應的措施。3.愛護設備：愛護檔案設備，保持設備清潔、整齊，不得隨意拆卸、改裝設備。4.記錄使用情況：認真記錄設備的使用情況，包括開機時間、關機時間、操作內容、運行狀態(tài)等，發(fā)現問題及時記錄并報告。設備操作規(guī)范1.開機與關機：按照設備操作規(guī)程的要求，正確進行開機和關機操作，避免設備因突然斷電等原因造成損壞。2.數據錄入與處理：在進行數據錄入和處理時，應確保數據的準確性和完整性，避免數據錯誤或丟失。3.存儲與檢索：按照檔案存儲和檢索的要求，正確使用檔案存儲設備和檢索設備，確保檔案信息的安全和便捷查詢。4.設備清潔與保養(yǎng)：定期對檔案設備進行清潔和保養(yǎng)，清除設備表面的灰塵、污垢等，檢查設備的運行狀態(tài)，及時更換磨損的部件。設備維護管理1.維護計劃：制定檔案設備維護計劃，明確維護內容、維護周期、維護人員等，確保設備得到及時、有效的維護。2.維護記錄：建立檔案設備維護記錄檔案，詳細記錄設備的維護情況，包括維護時間、維護內容、維護人員、更換的部件等，以便于查詢和統(tǒng)計分析。3.故障維修：設備出現故障時，應及時報告設備管理部門，由專業(yè)維修人員進行維修。維修人員應認真填寫維修記錄，分析故障原因，提出改進措施，防止類似故障再次發(fā)生。4.設備更新與升級：根據檔案管理工作的發(fā)展和技術進步，及時對檔案設備進行更新與升級，確保設備的性能和功能能夠滿足工作需要。設備安全管理1.安全制度：建立健全檔案設備安全管理制度，明確安全責任，加強安全防范措施，確保設備和檔案信息的安全。2.訪問控制：對檔案設備的訪問進行嚴格控制，設置用戶權限，只有經過授權的人員才能訪問設備和檔案信息。3.數據備份：定期對檔案數據進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放，防止數據丟失。4.安全檢查：定期對檔案設備的安全情況進行檢查，發(fā)現安全隱患及時整改，確保設備的安全運行。檔案設備的存儲與保管存儲環(huán)境要求1.溫度與濕度：檔案庫房的溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。2.清潔衛(wèi)生：檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。3.防火防盜：檔案庫房應配備必要的防火、防盜設施，如滅火器、防盜門、防盜窗等，確保檔案的安全。4.防蟲防鼠：檔案庫房應采取防蟲防鼠措施，如放置防蟲藥、鼠夾等，防止害蟲和老鼠對檔案造成損害。存儲設備管理1.分類存放：檔案存儲設備應按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.標識清晰：在檔案存儲設備上應標明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。3.定期盤點：定期對檔案存儲設備進行盤點，核對檔案的數量、種類、存儲位置等信息，確保檔案的安全與完整。4.存儲設備維護：定期對檔案存儲設備進行維護保養(yǎng)，檢查設備的運行狀態(tài)，及時更換磨損的部件，確保設備的正常運行。檔案設備的報廢與處置報廢條件1.設備損壞：檔案設備因損壞無法修復或修復成本過高，已無法正常使用的。2.技術淘汰：檔案設備因技術進步等原因，已被新型設備所替代，繼續(xù)使用已無實際意義的。3.使用壽命到期：檔案設備的使用壽命已達到規(guī)定年限，且設備性能明顯下降，無法滿足工作需要的。報廢審批1.申請報廢：由設備使用部門填寫檔案設備報廢申請表，詳細說明設備的報廢原因、購置時間、使用情況等，提交設備管理部門。2.技術鑒定：設備管理部門組織相關技術人員對申請報廢的設備進行技術鑒定，確認設備是否符合報廢條件。3.審批：經技術鑒定符合報廢條件的設備，由設備管理部門填寫報廢審批表，報分管領導審批后，報機關財務部門備案。處置方式1.報廢處理：經審批同意報廢的檔案設備，由設備管理部門按照相關規(guī)定進行報廢處理，如出售給廢品回收公司等。2.資產核銷：設備管理部門憑報廢審批表到機關財務部門辦理資產核銷手續(xù)，確保資產賬目與實際情況相符。3.資料留存：對報廢的檔案設備，應留存相關資料，如設備購置發(fā)票、使用說明書、維修記錄等，以備查閱。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.定期檢查：機關檔案管理部門定期對檔案設備的使用、維護、安全等情況進行檢查，發(fā)現問題及時督促整改。2.不定期抽查：機關檔案管理部門不定期對檔案設備的使用情況進行抽查，確保設備的正常運行和檔案信息的安全。3.專項檢查：針對檔案設備管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，及時發(fā)現和解決問題?？己嗽u價1.考核指標：制定檔案設備管理考核指標體系，包括設備完好率、設備利用率、設備維護保養(yǎng)情況、設備安全情況等。2.考核方式：采用定期考核與不定期考核相結合的方式，對檔案設備管理部門和使用部門進行考核評