科教處檔案管理制度一、總則（一）目的為加強科教處檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在科教工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于科教處各類檔案的管理，包括但不限于科研項目檔案、教學資料檔案、學術(shù)交流檔案、人員資質(zhì)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科教處檔案由專人負責集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映科教工作的實際情況，不得篡改或偽造。3.完整性原則：全面收集科教工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責（一）科教處負責人職責1.全面領(lǐng)導(dǎo)科教處檔案管理工作，將檔案管理納入科教工作計劃，保障檔案管理工作所需的人力、物力和財力。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，對檔案管理工作進行指導(dǎo)和檢查。3.審批檔案管理工作中的重要事項，如檔案的銷毀、借閱等。（二）檔案管理人員職責1.負責科教處檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。6.做好檔案的保密工作，嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，防止檔案信息泄露。（三）各科室人員職責1.負責本科室檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的清查、核對等工作，確保本科室檔案的完整和準確。3.按照檔案管理制度的規(guī)定，正確使用和借閱本科室的檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項目檔案：包括項目申報書、立項批復(fù)、研究計劃、實驗數(shù)據(jù)、研究報告、成果鑒定材料、獲獎證書等。2.教學資料檔案：包括教學大綱、教案、課件、試卷、學生成績冊、教學評估材料等。3.學術(shù)交流檔案：包括學術(shù)會議通知、論文發(fā)表記錄、學術(shù)講座資料等。4.人員資質(zhì)檔案：包括員工學歷證書、學位證書、職稱證書、培訓證書、執(zhí)業(yè)資格證書等復(fù)印件。5.其他與科教工作相關(guān)的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標準進行整理和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為科研項目檔案、教學資料檔案、學術(shù)交流檔案、人員資質(zhì)檔案等類別。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照年份、類別、順序號等進行編制。3.編目：對每一份檔案進行詳細的編目，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，編制檔案目錄。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行整齊的裝訂，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.科研項目檔案應(yīng)在項目結(jié)題后[X]個月內(nèi)歸檔。2.教學資料檔案應(yīng)在每學期結(jié)束后[X]周內(nèi)歸檔。3.學術(shù)交流檔案應(yīng)在活動結(jié)束后[X]周內(nèi)歸檔。4.人員資質(zhì)檔案應(yīng)在員工取得相關(guān)證書后[X]周內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.各科室檔案收集人員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案材料齊全、準確、完整。2.將審核后的檔案移交檔案管理人員，檔案管理人員進行再次審核，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理人員按照檔案分類和編號規(guī)則，對檔案進行分類、編號、編目，然后將檔案存入檔案庫房。（三）保管期限1.科研項目檔案：按照項目的重要程度和實際需要，確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。2.教學資料檔案：保管期限為[X]年。3.學術(shù)交流檔案：保管期限為[X]年。4.人員資質(zhì)檔案：長期保管。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃至[X]℃之間，濕度控制在[X]%至[X]%之間。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.對檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經(jīng)科教處負責人批準。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)查閱人的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱人應(yīng)在檔案查閱登記表上登記查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)科教處負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、借閱。2.重要檔案的查閱、借閱，應(yīng)經(jīng)科教處負責人或上級主管部門批準，并嚴格按照規(guī)定的程序進行。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由科教處負責人、檔案管理人員和相關(guān)科室人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進行全面審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.參考檔案的利用情況，評估其實際利用價值。3.結(jié)合國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限是否已滿。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，報科教處負責人批準。2.批準后的檔案銷毀申請表應(yīng)留存?zhèn)浒浮?.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，并確保銷毀過程的安全和徹底。4.檔案銷毀時，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人等信息，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。（二）電子檔案的收集與整理1.按照電子文件管理的相關(guān)標準和規(guī)范，對電子文件進行收集、整理和歸檔。2.對電子文件進行分類、編號、編目，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.確保電子文件的真實性、完整性和可讀性，對電子文件進行備份，并定期進行檢查和維護。（三）電子檔案的存儲與管理1.采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，對電子檔案進行存儲。2.建立電子檔案訪問控制機制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保電子檔案的安全。3.定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)遷移和存儲介質(zhì)的更新，防