北京市合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司在北京市范圍內(nèi)簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。3.基本原則合同管理應(yīng)遵循合法合規(guī)、平等自愿、公平公正、誠(chéng)實(shí)守信的原則。二、合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的法律審查，對(duì)合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。參與重大合同的談判，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草、洽談、簽訂等具體業(yè)務(wù)操作。履行合同約定的義務(wù)，跟蹤合同的履行情況，及時(shí)反饋相關(guān)信息。對(duì)合同履行過程中出現(xiàn)的問題提出解決方案，并與對(duì)方協(xié)商處理。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，確保合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合同執(zhí)行情況的財(cái)務(wù)分析。4.行政部門負(fù)責(zé)合同的編號(hào)、歸檔、保管等日常管理工作。提供合同管理所需的辦公設(shè)施和資源支持。三、合同的簽訂1.合同的起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免歧義。對(duì)于格式合同，應(yīng)仔細(xì)審查其中的格式條款，確保符合法律法規(guī)的規(guī)定。2.合同的審核業(yè)務(wù)部門起草的合同應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。審核意見應(yīng)明確指出合同條款中存在的法律問題，并提出修改建議。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。除法律審查外，合同文本還應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核合同的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。3.合同的審批經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過的合同，應(yīng)提交公司管理層進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)根據(jù)合同的金額、性質(zhì)等因素確定。對(duì)于重大合同或涉及公司重要利益的合同，應(yīng)提交公司董事會(huì)或股東會(huì)進(jìn)行審議批準(zhǔn)。審批通過的合同，應(yīng)由審批人簽字確認(rèn)，并加蓋公司公章或合同專用章。4.合同的簽訂合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保對(duì)方當(dāng)事人具有合法的主體資格和履約能力。應(yīng)要求對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件，并進(jìn)行核實(shí)。合同簽訂時(shí)，雙方當(dāng)事人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同條款，確保合同內(nèi)容與雙方協(xié)商一致的結(jié)果相符。合同文本應(yīng)一式多份，雙方當(dāng)事人各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門留存?zhèn)浞?。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交行政部門進(jìn)行編號(hào)、歸檔，并將合同原件交財(cái)務(wù)部門保管。四、合同的履行1.履行計(jì)劃的制定業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司管理層備案，并抄送相關(guān)部門。2.履行過程的跟蹤業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計(jì)劃組織實(shí)施合同的履行工作，并定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，并向公司管理層報(bào)告。3.合同款項(xiàng)的收付財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時(shí)辦理合同款項(xiàng)的收付手續(xù)。在收取合同款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)要求對(duì)方出具合法有效的發(fā)票，并進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通解決。在支付合同款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的財(cái)務(wù)審批制度進(jìn)行審批，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。4.合同變更的管理在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的流程進(jìn)行審核、審批，并歸檔保管。5.合同解除的管理在合同履行過程中，如因一方當(dāng)事人違約或其他原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面的解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除合同的原因、雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理合同履行過程中的相關(guān)事項(xiàng)，如結(jié)算款項(xiàng)、返還財(cái)物等，并將相關(guān)情況向公司管理層報(bào)告。五、合同的歸檔與保管1.歸檔范圍公司簽訂的各類合同，包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸檔保管。2.歸檔要求行政部門應(yīng)按照合同的類別、編號(hào)、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理，并建立合同檔案目錄。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要、履行記錄等相關(guān)資料，確保檔案資料的完整性。合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、存放；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中。3.保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度等因素確定。一般合同的保管期限為[X]年，重要合同的保管期限為[X]年。4.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門查閱。因特殊原因需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。查閱和借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借、丟失合同檔案。六、合同糾紛的處理1.糾紛的預(yù)防業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)充分了解對(duì)方當(dāng)事人的資信狀況、經(jīng)營(yíng)情況等，避免與信譽(yù)不佳的企業(yè)簽訂合同。在合同履行過程中，應(yīng)加強(qiáng)與對(duì)方當(dāng)事人的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。2.糾紛的處理流程合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，并向法務(wù)部門報(bào)告。法務(wù)部門應(yīng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門對(duì)糾紛情況進(jìn)行分析研究，制定處理方案。處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、涉及的金額等因素確定，包括協(xié)商解決、仲裁、訴訟等方式。如需通過仲裁或訴訟方式解決糾紛的，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)委托專業(yè)的律師事務(wù)所進(jìn)行處理。在處理過程中，應(yīng)積極配合律師的工作，提供必要的證據(jù)材料和信息支持。3.糾紛處理的原則合同糾紛的處理應(yīng)遵循合法合規(guī)、公平公正、及時(shí)有效的原則。在處理糾紛過程中，應(yīng)盡量通過協(xié)商解決，避免給公司造成不必要的損失。如協(xié)商不成，應(yīng)及時(shí)采取仲裁或訴訟等法律手段維護(hù)公司的合法權(quán)益。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同的簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問題，并提出改進(jìn)建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。