門衛(wèi)室信件管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司門衛(wèi)室信件管理工作，確保公司信件的安全、及時傳遞與妥善保管，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司門衛(wèi)室對各類信件（包括但不限于平信、掛號信、快遞、包裹等）的接收、登記、保管、分發(fā)及退回等管理工作。（三）職責(zé)分工1.門衛(wèi)室工作人員負(fù)責(zé)信件的日常接收、登記、保管及初步分揀工作，按照規(guī)定流程及時將信件傳遞給相關(guān)部門或人員，并做好記錄。2.各部門指定專人負(fù)責(zé)接收本部門的信件，對門衛(wèi)室傳遞的信件進行確認(rèn)、簽收，并及時處理。二、信件接收（一）接收流程1.門衛(wèi)室工作人員應(yīng)保持通訊暢通，在信件送達時及時接收。2.接收信件時，仔細核對信件上的收件地址、收件人姓名是否為本公司。對于收件地址或收件人有誤的信件，應(yīng)及時與快遞員或寄件人溝通確認(rèn)。3.對收到的信件進行逐一清點，檢查信件是否有破損、變形、水漬等異常情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)在快遞單或信件上注明，并與快遞員或寄件人當(dāng)場核實。（二）特殊情況處理1.對于無法當(dāng)面簽收的信件（如收件人外出等），門衛(wèi)室工作人員應(yīng)與快遞員協(xié)商，采取合適的保管方式（如暫存門衛(wèi)室、放置指定地點等），并做好記錄。2.若收到的信件為機密文件或重要資料，門衛(wèi)室工作人員應(yīng)立即采取保密措施，單獨存放，并及時通知相關(guān)部門或人員前來領(lǐng)取。三、信件登記（一）登記內(nèi)容1.門衛(wèi)室工作人員應(yīng)建立《門衛(wèi)室信件登記簿》，對每一封接收的信件進行詳細登記。登記內(nèi)容包括信件編號、寄件人姓名及地址、收件人姓名及部門、信件類型（平信、掛號信、快遞、包裹等）、快遞單號、收到日期、送達時間等。2.對于重要信件或有特殊要求的信件，還應(yīng)在登記簿上注明相關(guān)備注信息，如緊急程度、密級等。（二）登記要求1.登記信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，確保可追溯。2.登記工作應(yīng)及時進行，不得積壓或延誤。四、信件保管（一）保管原則1.門衛(wèi)室應(yīng)設(shè)置專門的信件保管區(qū)域，確保信件存放安全、有序。2.對于不同類型、不同性質(zhì)的信件，應(yīng)進行分類保管，避免混淆。（二）保管措施1.信件保管區(qū)域應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止信件受潮、發(fā)霉或損壞。2.對貴重物品、重要文件等信件，應(yīng)采取額外的安全防護措施，如存放在保險柜中。3.定期對信件保管區(qū)域進行清理和檢查，確保信件存放環(huán)境良好，無丟失、損壞等情況。五、信件分發(fā)（一）分發(fā)流程1.門衛(wèi)室工作人員根據(jù)信件上的收件人信息，在每天[具體時間]對信件進行集中分揀。2.分揀后的信件按照部門進行分類整理，填寫《門衛(wèi)室信件分發(fā)清單》，注明信件編號、收件部門、信件數(shù)量等信息。3.將整理好的信件連同《門衛(wèi)室信件分發(fā)清單》一并交至各部門指定的信件接收人員手中，并辦理簽收手續(xù)。（二）特殊情況處理1.若收件人離職、調(diào)崗或部門變更等原因?qū)е滦偶o法正常分發(fā)，門衛(wèi)室工作人員應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，核實情況后按照新的收件信息進行分發(fā)或退回處理。2.對于無法確定收件部門或人員的信件，門衛(wèi)室工作人員應(yīng)通過內(nèi)部溝通渠道（如公司內(nèi)部通訊軟件、辦公電話等）進行查詢，或張貼通知，要求收件人盡快與門衛(wèi)室聯(lián)系。如在規(guī)定時間內(nèi)仍無法確定收件人，應(yīng)將信件退回寄件人，并做好記錄。六、信件退回（一）退回原因1.收件人信息錯誤，經(jīng)多次聯(lián)系仍無法更正。2.收件人拒收信件。3.因其他原因?qū)е滦偶o法送達，且無法聯(lián)系到寄件人更改收件信息。（二）退回流程1.門衛(wèi)室工作人員在確認(rèn)信件需要退回后，應(yīng)在《門衛(wèi)室信件登記簿》上注明退回原因，并填寫《門衛(wèi)室信件退回清單》，詳細記錄信件編號、寄件人姓名及地址、退回原因等信息。2.將需要退回的信件按照快遞或郵政規(guī)定的方式進行包裝，并粘貼退回標(biāo)簽。3.聯(lián)系原快遞員或郵政工作人員，將退回信件交其帶回處理，并要求其在《門衛(wèi)室信件退回清單》上簽字確認(rèn)。七、信件查詢與跟蹤（一）查詢方式1.公司內(nèi)部人員如需查詢信件狀態(tài)，可通過門衛(wèi)室進行查詢。查詢時應(yīng)提供信件編號、寄件人姓名或收件人姓名等相關(guān)信息。2.門衛(wèi)室工作人員根據(jù)查詢信息，在《門衛(wèi)室信件登記簿》中查找相關(guān)記錄，并向查詢?nèi)藛T反饋信件的接收、分發(fā)、退回等情況。（二）跟蹤措施1.對于重要信件或緊急快遞，門衛(wèi)室工作人員應(yīng)進行跟蹤，確保信件按時、準(zhǔn)確送達收件人手中。跟蹤方式包括電話聯(lián)系快遞員、查詢快遞物流信息等。2.如發(fā)現(xiàn)信件在傳遞過程中出現(xiàn)延誤、丟失等異常情況，門衛(wèi)室工作人員應(yīng)及時與快遞員或寄件人溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的解決措施。同時，應(yīng)將情況記錄在案，以便后續(xù)查詢和處理。八、保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的信件。2.其他需要保密的信件。（二）保密措施1.門衛(wèi)室工作人員應(yīng)對保密信件嚴(yán)格保密，不得擅自拆閱、泄露信件內(nèi)容。2.在處理保密信件時，應(yīng)采取專門的保密措施，如在單獨的區(qū)域進行操作、使用加密設(shè)備等。3.對于因工作需要接觸保密信件的人員，應(yīng)進行保密教育，明確保密責(zé)任，簽訂保密協(xié)議。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司行政部門負(fù)責(zé)對門衛(wèi)室信件管理工作進行定期檢查和不定期抽查，確保信件管理工作符合本制度要求。2.各部門對門衛(wèi)室傳遞的信件進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門反饋。（二）考核辦法1.建立門衛(wèi)室信件管理工作考核制度，對門衛(wèi)室工作人員的工作表現(xiàn)進行量化考核。考核指標(biāo)包括信件接收及時性、登記準(zhǔn)確性、保管安全性、分發(fā)效率、退回處理及時性等。2.考核結(jié)果與門衛(wèi)室工作人員的績效獎金、崗位晉升等掛鉤。對于工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員，給予相應(yīng)的獎勵；對于違反本制度規(guī)定，造成信件丟失、延誤或泄露等不良后果的人員，視情節(jié)輕重給予批評