借閱檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工借閱公司檔案的管理。（三）基本原則1.檔案借閱必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自借閱檔案。2.借閱檔案應(yīng)遵循“誰借閱、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保檔案的安全和保密。3.檔案借閱應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理相應(yīng)的手續(xù)。二、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)報告等一般性文件。2.員工人事檔案中的部分內(nèi)容，如個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等（需符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定）。3.業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項目文檔等與工作相關(guān)的資料。4.其他經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可供借閱的檔案。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及公司機(jī)密的檔案，如財務(wù)報表、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等。2.未完成審批流程或正在處理中的重要文件。3.法律法規(guī)規(guī)定不得公開或限制借閱的檔案。三、借閱流程（一）借閱申請1.員工如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.《檔案借閱申請表》需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，對于涉及重要或機(jī)密檔案的借閱，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案管理部門審核檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，對申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱目的的合理性、借閱期限的合規(guī)性、借閱人資格等。如申請符合要求，檔案管理部門予以批準(zhǔn)，并在申請表上簽字蓋章。（三）借閱登記1.經(jīng)審核批準(zhǔn)后，檔案管理部門根據(jù)申請表為借閱人辦理借閱登記手續(xù)。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、預(yù)計歸還日期等。2.借閱人需在借閱登記簿上簽字確認(rèn)。（四）檔案借閱檔案管理部門根據(jù)借閱登記情況，向借閱人提供所需檔案。借閱人應(yīng)對檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，如有問題應(yīng)及時向檔案管理部門提出。（五）歸還檔案1.借閱人應(yīng)在預(yù)計歸還日期前歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還檔案時，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，如有損壞或遺失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行核對和驗(yàn)收。如檔案完好無損，在借閱登記簿上注明歸還日期，并將檔案歸位。四、借閱期限（一）一般性檔案借閱期限一般性檔案的借閱期限一般為[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（二）重要或機(jī)密檔案借閱期限重要或機(jī)密檔案的借閱期限一般為[X]個工作日，如需延長，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但最長不得超過[X]個工作日。五、借閱權(quán)限（一）部門負(fù)責(zé)人借閱權(quán)限部門負(fù)責(zé)人可借閱本部門相關(guān)的一般性檔案和業(yè)務(wù)資料，如需借閱其他部門或重要機(jī)密檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）普通員工借閱權(quán)限普通員工可借閱與本人工作相關(guān)的一般性檔案，如需借閱重要或機(jī)密檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）特殊情況借閱權(quán)限因工作需要，外單位人員如需借閱公司檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案保管場所，確保檔案存放安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案保護(hù)措施1.采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。2.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全的介質(zhì)上。3.借閱檔案時，檔案管理部門應(yīng)向借閱人強(qiáng)調(diào)檔案的保護(hù)要求，提醒借閱人注意愛護(hù)檔案。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案。2.超出借閱期限未歸還檔案且未辦理延期手續(xù)。3.損壞或遺失檔案。4.擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。5.泄露檔案內(nèi)容，造成公司機(jī)密信息泄露。（二）處理措施1.對于違規(guī)借閱檔案的行為，檔案管理部門應(yīng)及時發(fā)出書面通知，要求借閱人限期整改。2.對于造成檔案損壞或遺失的，借閱人應(yīng)按照檔案的重要程度和損失情況進(jìn)行賠償。賠償金額由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況確定。3.對于泄露公司機(jī)密信息的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至解除勞動合同，并依法追究其法律責(zé)任。4.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，公司將在全公司范圍內(nèi)進(jìn)行通報批評，以起到警示作用。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)