辦公室公章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室公章的管理，確保公章使用的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)辦公室公章的管理與使用。（三）定義本制度所稱辦公室公章，是指公司在辦理對(duì)內(nèi)對(duì)外事務(wù)中使用的具有法律效力的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。二、公章的刻制與啟用（一）公章的刻制1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印章的刻制，須由公司法定代表人書面批準(zhǔn)。2.刻制公章時(shí)，應(yīng)選擇具有公安部門核發(fā)《特種行業(yè)許可證》的正規(guī)印章刻制單位，并與其簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.刻制完成的公章，應(yīng)及時(shí)交辦公室專人保管，并進(jìn)行登記備案，記錄印章的名稱、規(guī)格、材質(zhì)、刻制時(shí)間、領(lǐng)取人等信息。（二）公章的啟用1.新刻制的公章啟用前，須由辦公室填寫《公章啟用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明公章的名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。2.公章啟用時(shí)，應(yīng)在《公章使用登記簿》上預(yù)留印模，注明啟用日期、啟用章號(hào)等信息。3.啟用后的公章，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的使用范圍和審批程序進(jìn)行使用。三、公章的保管（一）保管原則1.辦公室公章實(shí)行專人保管制度，確保公章保管安全、使用規(guī)范。2.公章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公區(qū)域。3.公章保管人員因特殊原因需要臨時(shí)離崗時(shí)，應(yīng)將公章妥善交接給指定的臨時(shí)保管人員，并辦理交接手續(xù)。（二）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，防止公章被盜、丟失或損壞。2.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的使用范圍和審批程序，審核用章申請(qǐng)，對(duì)不符合規(guī)定的用章申請(qǐng)有權(quán)拒絕，并及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.負(fù)責(zé)在《公章使用登記簿》上詳細(xì)記錄公章的使用情況，包括用章日期、用章事由、用章部門、用章人、批準(zhǔn)人等信息。4.定期對(duì)公章進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或磨損情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告辦公室負(fù)責(zé)人，并按照公司規(guī)定進(jìn)行更換或修復(fù)。（三）保管場(chǎng)所與設(shè)施1.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并放置在辦公室的安全區(qū)域。2.保管公章的場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等，確保公章保管安全。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的事務(wù)，以及公司內(nèi)部重要文件的發(fā)布、人事任免、財(cái)務(wù)報(bào)銷等事項(xiàng)。2.合同專用章主要用于公司對(duì)外簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)專用章主要用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù)。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項(xiàng)，如簽署重要文件、辦理銀行開戶、銷戶等手續(xù)。（二）使用流程1.用章申請(qǐng)各部門或個(gè)人因工作需要使用公章時(shí)，應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用章事由、用章文件名稱及份數(shù)、用章部門、用章人等信息。用章申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重大事項(xiàng)或金額較大的用章申請(qǐng)，還須經(jīng)公司法定代表人審批。2.用章審核公章保管人員收到用章申請(qǐng)后，應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，用章事由是否符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需要，審批手續(xù)是否齊全。對(duì)不符合規(guī)定的用章申請(qǐng)，公章保管人員應(yīng)及時(shí)與用章部門或個(gè)人溝通，說(shuō)明原因并要求其補(bǔ)充或修改申請(qǐng)內(nèi)容。如用章部門或個(gè)人堅(jiān)持申請(qǐng)用章，公章保管人員應(yīng)拒絕用章，并及時(shí)向辦公室負(fù)責(zé)人和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.用章登記經(jīng)審核同意用章的申請(qǐng)，公章保管人員應(yīng)在《公章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用章日期、用章事由、用章文件名稱及份數(shù)、用章部門、用章人、批準(zhǔn)人等信息。用章登記應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、完整，便于日后查詢和追溯。4.用章蓋章公章保管人員在用章時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照用章申請(qǐng)的內(nèi)容和批準(zhǔn)范圍進(jìn)行蓋章操作，確保印章清晰、端正，不得在空白紙張或未填寫完整的文件上蓋章。蓋章完成后，公章保管人員應(yīng)及時(shí)將用章文件及《公章使用申請(qǐng)表》整理歸檔，并妥善保管。（三）特殊情況用章1.如遇緊急情況或因不可抗力因素?zé)o法提前辦理用章審批手續(xù)時(shí)，用章部門或個(gè)人應(yīng)通過(guò)電話、短信等方式向公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人報(bào)告用章事由，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及公司重大利益或風(fēng)險(xiǎn)的緊急用章事項(xiàng)，公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人可直接電話授權(quán)公章保管人員先行用章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦書面審批手續(xù)。五、公章的停用與銷毀（一）公章的停用1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用公章時(shí)，由辦公室填寫《公章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、停用公章名稱、停用日期等信息，并經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。2.公章停用后，公章保管人員應(yīng)及時(shí)將停用公章交回辦公室，并在《公章使用登記簿》上注明停用日期、停用章號(hào)等信息。3.辦公室應(yīng)將停用的公章妥善保管，防止其被誤用或丟失。（二）公章的銷毀1.對(duì)于已停用且不再使用的公章，辦公室應(yīng)定期進(jìn)行清理，并填寫《公章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀公章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，報(bào)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。2.公章銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、熔化等，確保公章無(wú)法恢復(fù)使用。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由參與銷毀的人員在《公章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。3.銷毀完成后，辦公室應(yīng)將《公章銷毀申請(qǐng)表》、《公章銷毀登記表》等相關(guān)資料整理歸檔，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公章的管理與使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保公章使用符合本制度規(guī)定。2.檢查內(nèi)容包括公章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、用章登記是否完整等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。（二）外部審計(jì)1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查公章使用是否與公司財(cái)務(wù)制度和業(yè)務(wù)流程相符，是否存在違規(guī)用章行為。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法