催款貨款管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司貨款管理，規(guī)范催款工作流程，確保公司資金及時(shí)回籠，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及貨款結(jié)算的銷售業(yè)務(wù)及相關(guān)部門。3.職責(zé)分工銷售部門：負(fù)責(zé)銷售合同的簽訂、執(zhí)行及貨款催收的具體工作，對(duì)客戶的信用狀況進(jìn)行初步評(píng)估，并及時(shí)向財(cái)務(wù)部門反饋貨款回收情況。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核銷售合同中的付款條款，監(jiān)控貨款回收進(jìn)度，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助銷售部門進(jìn)行貨款催收，并對(duì)逾期賬款進(jìn)行賬務(wù)處理。法務(wù)部門：負(fù)責(zé)為貨款催收提供法律支持，審查相關(guān)合同及催款文件的合法性，處理涉及貨款糾紛的法律事務(wù)。其他部門：在各自職責(zé)范圍內(nèi)配合銷售部門和財(cái)務(wù)部門做好貨款催收工作，如提供客戶相關(guān)信息等。二、貨款結(jié)算管理1.合同簽訂銷售部門在與客戶簽訂銷售合同時(shí)，應(yīng)明確約定付款方式、付款期限、結(jié)算幣種等貨款結(jié)算條款。付款方式應(yīng)符合公司資金管理要求，盡量選擇風(fēng)險(xiǎn)較小的方式，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。對(duì)于信用狀況不佳或新開(kāi)發(fā)的客戶，應(yīng)謹(jǐn)慎確定付款期限，并要求提供有效的擔(dān)?；蝾A(yù)付款。合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門備案，財(cái)務(wù)部門對(duì)合同中的付款條款進(jìn)行審核，如有異議應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通并協(xié)商修改。2.發(fā)貨管理銷售部門應(yīng)根據(jù)合同約定安排發(fā)貨，并確保發(fā)貨的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。發(fā)貨前，應(yīng)確認(rèn)客戶的貨款支付情況或信用額度是否足夠。對(duì)于需預(yù)付款的訂單，在收到客戶預(yù)付款后，方可安排發(fā)貨。發(fā)貨后，銷售部門應(yīng)及時(shí)將發(fā)貨憑證（如提單、送貨單等）提交給財(cái)務(wù)部門，作為確認(rèn)銷售收入和貨款結(jié)算的依據(jù)。3.發(fā)票開(kāi)具財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)銷售合同和發(fā)貨憑證，及時(shí)開(kāi)具銷售發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與合同約定及實(shí)際發(fā)貨情況一致，確保發(fā)票的真實(shí)性和合法性。銷售部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票的傳遞工作，確保客戶及時(shí)收到發(fā)票。對(duì)于需要開(kāi)具增值稅專用發(fā)票的客戶，應(yīng)按照國(guó)家稅收法規(guī)的要求進(jìn)行操作。4.貨款回收跟蹤財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立貨款回收臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆銷售業(yè)務(wù)的發(fā)貨時(shí)間、發(fā)票開(kāi)具時(shí)間、付款期限、實(shí)際收款時(shí)間及金額等信息，實(shí)時(shí)跟蹤貨款回收進(jìn)度。銷售部門應(yīng)定期與客戶核對(duì)貨款金額，確認(rèn)付款情況。如發(fā)現(xiàn)客戶逾期未付款，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解原因，并向財(cái)務(wù)部門報(bào)告。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)貨款回收臺(tái)賬，對(duì)逾期賬款進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)出催款通知，并與銷售部門共同制定催款措施。三、催款流程1.逾期提醒當(dāng)客戶貨款逾期13天時(shí)，財(cái)務(wù)部門通過(guò)郵件或電話方式向客戶發(fā)送逾期提醒，告知客戶貨款已逾期，并請(qǐng)其盡快安排付款。郵件或電話記錄應(yīng)留存?zhèn)洳椤ｄN售部門同時(shí)與客戶進(jìn)行溝通，了解逾期原因，提醒客戶按合同約定及時(shí)付款，并保持與客戶的密切聯(lián)系。2.首次催款若客戶貨款逾期超過(guò)3天但未超過(guò)15天，財(cái)務(wù)部門向客戶發(fā)出正式催款函，催款函應(yīng)明確指出逾期金額、逾期期限、催款依據(jù)（合同條款）及要求付款的最后期限，并加蓋公司公章。催款函可通過(guò)郵政特快專遞（EMS）或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)的方式發(fā)送給客戶。銷售部門安排專人與客戶進(jìn)行面對(duì)面溝通或電話溝通，進(jìn)一步了解客戶的經(jīng)營(yíng)狀況和付款困難，協(xié)商解決方案。如客戶有特殊情況需要延期付款，應(yīng)要求客戶提供書面申請(qǐng)，并評(píng)估其合理性和可行性。3.二次催款若客戶貨款逾期超過(guò)15天但未超過(guò)30天，財(cái)務(wù)部門再次發(fā)出催款函，并抄送銷售部門負(fù)責(zé)人和客戶的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（如有），強(qiáng)調(diào)逾期付款對(duì)公司造成的影響及可能采取的措施。銷售部門加大催款力度，與客戶進(jìn)行深入溝通，必要時(shí)可上門拜訪。同時(shí)，收集客戶的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)等信息，為制定后續(xù)催款策略提供依據(jù)。法務(wù)部門介入，對(duì)催款函及相關(guān)合同進(jìn)行法律審查，確保催款行為的合法性。如發(fā)現(xiàn)客戶存在惡意拖欠貨款的跡象，應(yīng)及時(shí)提供法律建議，必要時(shí)啟動(dòng)法律程序。4.多次催款及法律措施若客戶貨款逾期超過(guò)30天，財(cái)務(wù)部門會(huì)同銷售部門、法務(wù)部門共同制定詳細(xì)的催款方案，明確催款責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。催款方案應(yīng)根據(jù)客戶的具體情況，綜合考慮采取多種催款方式，如持續(xù)溝通協(xié)商、發(fā)送律師函、申請(qǐng)支付令、提起訴訟等。銷售部門按照催款方案，定期向客戶發(fā)送催款通知，保持與客戶的溝通頻率。同時(shí)，收集客戶的還款承諾、還款計(jì)劃等相關(guān)資料，并及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門。法務(wù)部門根據(jù)催款進(jìn)展情況，適時(shí)向客戶發(fā)送律師函，以法律手段威懾客戶，促使其盡快還款。如客戶仍未還款，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)備相關(guān)材料，向法院申請(qǐng)支付令或提起訴訟。在采取法律措施過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)配合提供相關(guān)財(cái)務(wù)證據(jù)，銷售部門應(yīng)協(xié)助法務(wù)部門進(jìn)行調(diào)查取證，確保法律程序的順利進(jìn)行。四、特殊情況處理1.客戶破產(chǎn)或倒閉若客戶出現(xiàn)破產(chǎn)或倒閉情況，銷售部門應(yīng)及時(shí)獲取相關(guān)信息，并通知財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門對(duì)客戶的破產(chǎn)清算情況進(jìn)行跟蹤，按照法律規(guī)定申報(bào)債權(quán)，爭(zhēng)取在破產(chǎn)清算程序中獲得優(yōu)先受償權(quán)。銷售部門應(yīng)協(xié)助公司處理與客戶破產(chǎn)相關(guān)的善后事宜，如清理庫(kù)存、協(xié)商退貨退款等，盡量減少公司損失。2.客戶重組或并購(gòu)當(dāng)客戶發(fā)生重組或并購(gòu)時(shí)，銷售部門應(yīng)及時(shí)了解相關(guān)情況，并向財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門通報(bào)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)客戶重組或并購(gòu)的具體情況，評(píng)估對(duì)公司貨款回收的影響，與新的主體協(xié)商貨款支付事宜。法務(wù)部門應(yīng)審查客戶重組或并購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)法律文件，確保公司的合法權(quán)益得到保障。必要時(shí)，可要求新的主體提供擔(dān)?；蚝炗嗊€款協(xié)議。3.不可抗力因素如因不可抗力因素導(dǎo)致客戶無(wú)法按時(shí)支付貨款，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解詳細(xì)情況，并要求客戶提供相關(guān)證明文件。財(cái)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)貨款回收期限進(jìn)行合理調(diào)整，并與銷售部門共同制定應(yīng)對(duì)措施。如在不可抗力因素消除后，督促客戶盡快支付貨款。五、考核與獎(jiǎng)懲1.考核指標(biāo)設(shè)立貨款回收率、逾期賬款率、催款及時(shí)率等考核指標(biāo)，對(duì)銷售部門及相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行考核。貨款回收率=實(shí)際回收貨款金額/應(yīng)回收貨款金額×100%逾期賬款率=逾期未收回貨款金額/應(yīng)收賬款余額×100%催款及時(shí)率=按時(shí)發(fā)出催款通知次數(shù)/應(yīng)發(fā)出催款通知次數(shù)×100%2.考核周期以自然月為考核周期，每月末對(duì)各考核指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和計(jì)算。3.獎(jiǎng)勵(lì)措施對(duì)于貨款回收率高、逾期賬款率低、催款及時(shí)有效的銷售部門及相關(guān)責(zé)任人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況制定，如貨款回收率達(dá)到[X]%以上，給予銷售部門[X]元獎(jiǎng)金，相關(guān)責(zé)任人[X]元獎(jiǎng)金；逾期賬款率控制在[X]%以內(nèi)，給予銷售部門[X]元獎(jiǎng)勵(lì)等。4.懲罰措施對(duì)于貨款回收率低、逾期賬款率高、催款不及時(shí)的銷售部門及相關(guān)責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰。懲罰方式包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。如逾期賬款率超過(guò)[X]%，對(duì)銷售