廠區(qū)材料采購管理制度一、總則（一）目的為加強廠區(qū)材料采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保證所采購材料的質(zhì)量符合要求，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廠區(qū)內(nèi)所有生產(chǎn)經(jīng)營所需材料的采購活動，包括原材料、輔助材料、設(shè)備配件、辦公用品等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)生產(chǎn)計劃、庫存情況等合理確定采購需求，避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購材料的質(zhì)量符合相關(guān)標準和要求，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕不正當交易。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責制定采購計劃和預算：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，結(jié)合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計劃，并報相關(guān)領(lǐng)導審批。同時，根據(jù)采購計劃合理安排采購預算。2.組織采購活動：按照批準的采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商，進行詢價、比價、議價、招標等采購活動，簽訂采購合同。3.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評估、考核和管理，定期更新供應(yīng)商信息。與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商保持良好合作關(guān)系，不斷拓展供應(yīng)商資源。4.采購進度跟蹤：負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購任務(wù)按時完成。5.采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判等方式，降低采購成本，提高采購效益。對采購成本進行分析和核算，定期向管理層匯報。（二）需求部門1.提出采購需求：根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，準確、及時地向采購部門提出材料采購需求，包括材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.參與采購過程：協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商選擇、采購合同評審等工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標準要求。3.驗收采購材料：負責對采購回來的材料進行驗收，確保材料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與采購部門溝通解決。（三）財務(wù)部門1.審核采購預算：對采購部門編制的采購預算進行審核，確保預算的合理性和準確性。2.支付采購款項：根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購發(fā)票等相關(guān)憑證，辦理采購款項的支付手續(xù)。3.采購成本核算：參與采購成本的核算和分析工作，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助采購部門控制采購成本。（四）質(zhì)量部門1.制定質(zhì)量標準：負責制定所采購材料的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，為采購和驗收工作提供依據(jù)。2.參與供應(yīng)商評估：在供應(yīng)商評估過程中，對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行審核，評估其提供符合質(zhì)量要求材料的能力。3.監(jiān)督驗收過程：對采購材料的驗收過程進行監(jiān)督，確保驗收工作按照質(zhì)量標準和驗收規(guī)范進行。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存情況等，填寫《采購申請表》，詳細注明材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計交貨時間、用途等信息。2.《采購申請表》經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行匯總和分析。結(jié)合庫存情況，判斷是否需要采購以及采購的數(shù)量和時間。2.采購部門根據(jù)分析結(jié)果，制定采購計劃，明確采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等內(nèi)容。采購計劃報采購部門負責人審核批準。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.供應(yīng)商尋找：采購人員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的基本情況、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量等信息。2.供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購材料的要求和供應(yīng)商信息庫，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選。篩選出符合基本條件的供應(yīng)商，向其發(fā)送詢價函或邀請其參與報價。3.供應(yīng)商評估：采購部門組織相關(guān)人員（如需求部門、質(zhì)量部門等）對參與報價的供應(yīng)商進行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。通過實地考察、樣品檢驗、查閱供應(yīng)商業(yè)績等方式，對供應(yīng)商進行全面了解。4.確定供應(yīng)商：根據(jù)評估結(jié)果，采購部門選擇得分較高的供應(yīng)商作為中標候選人或合作對象。采購部門將供應(yīng)商選擇結(jié)果報采購部門負責人審核批準。對于重要材料或金額較大的采購項目，還需報公司管理層審批。（四）采購合同簽訂1.合同起草：采購部門與選定的供應(yīng)商進行商務(wù)談判，就采購材料的價格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款達成一致后，起草采購合同。2.合同評審：采購合同草案提交給需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門進行評審。各部門根據(jù)職責對合同條款進行審核，提出修改意見。采購部門根據(jù)評審意見對合同進行修改完善。3.合同簽訂：采購合同經(jīng)相關(guān)部門評審通過后，由采購部門負責人簽字，并加蓋公司合同專用章。采購合同一式多份，分別由采購部門、供應(yīng)商、需求部門、財務(wù)部門等留存。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等詳細信息。2.采購訂單經(jīng)采購部門負責人審核批準后，發(fā)送給供應(yīng)商。同時，采購部門將采購訂單副本抄送需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便跟蹤和協(xié)調(diào)采購工作。（六）采購進度跟蹤1.采購部門建立采購進度跟蹤臺賬，記錄采購訂單的執(zhí)行情況，包括訂單下達時間、供應(yīng)商確認時間、預計到貨時間、實際到貨時間等信息。2.采購人員定期與供應(yīng)商溝通，了解采購訂單的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將情況反饋給需求部門和相關(guān)領(lǐng)導。3.需求部門根據(jù)采購進度跟蹤臺賬，及時掌握采購材料的到貨情況。如因采購延遲影響生產(chǎn)經(jīng)營，需求部門應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施。（七）材料驗收1.驗收準備：在采購材料到貨前，需求部門應(yīng)做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、準備驗收工具和場地等。質(zhì)量部門應(yīng)安排驗收人員，并明確驗收標準和方法。2.到貨驗收：采購材料到貨后，采購部門通知需求部門和質(zhì)量部門進行驗收。驗收人員按照驗收標準和方法，對采購材料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進行逐一核對。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時填寫《驗收不合格報告》，詳細記錄問題情況，并要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。3.驗收結(jié)果處理：驗收合格的材料，由需求部門辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的材料，采購部門負責與供應(yīng)商協(xié)商解決，如要求供應(yīng)商補貨、換貨、降價處理或承擔違約責任等。同時，采購部門應(yīng)將驗收結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門。（八）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，詳細注明采購合同編號、供應(yīng)商名稱、采購材料名稱、數(shù)量、金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息?！陡犊钌暾埍怼方?jīng)采購部門負責人審核簽字后，提交給財務(wù)部門。2.付款審核：財務(wù)部門收到《付款申請表》后，對采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證進行審核。審核無誤后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與采購部門溝通核實。3.付款執(zhí)行：財務(wù)部門根據(jù)審核結(jié)果，通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式向供應(yīng)商支付采購款項。付款后，財務(wù)部門應(yīng)及時登記付款記錄，并將付款憑證復印件反饋給采購部門。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和采購需求預測，結(jié)合市場價格走勢等因素，編制年度采購預算草案。2.年度采購預算草案應(yīng)明確采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并按部門、采購類別等進行分類匯總。3.采購部門將年度采購預算草案提交給財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)狀況、資金安排等對采購預算草案進行審核，提出修改意見。采購部門根據(jù)審核意見對采購預算草案進行調(diào)整完善。4.經(jīng)財務(wù)部門審核通過的年度采購預算草案，報公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標、經(jīng)營情況等對采購預算進行審批，確定年度采購預算。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，確保采購支出控制在預算范圍內(nèi)。2.如因生產(chǎn)經(jīng)營需要等原因，需調(diào)整采購預算，采購部門應(yīng)填寫《采購預算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預算安排等內(nèi)容。3.《采購預算調(diào)整申請表》經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報公司管理層審批。經(jīng)公司管理層批準的采購預算調(diào)整申請，采購部門方可執(zhí)行。（三）預算分析與考核1.財務(wù)部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析，對比實際采購支出與預算的差異，分析差異原因。2.采購部門應(yīng)根據(jù)預算分析結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，采取措施改進采購預算管理工作。3.公司將采購預算執(zhí)行情況納入部門和個人績效考核體系，對采購預算執(zhí)行情況良好的部門和個人進行獎勵，對未完成采購預算或預算執(zhí)行偏差較大的部門和個人進行相應(yīng)處罰。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和采購需求，制定供應(yīng)商開發(fā)計劃。2.通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會等。3.對潛在供應(yīng)商進行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的信息。4.邀請潛在供應(yīng)商提交相關(guān)資料，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證文件、業(yè)績證明等。5.對提交資料的潛在供應(yīng)商進行實地考察，評估其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況等。（二）供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估指標體系，包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)、技術(shù)支持等方面的指標。2.定期（每年至少一次）對供應(yīng)商進行評估，評估方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等多種形式。3.采購部門組織相關(guān)人員（如需求部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等）對供應(yīng)商評估結(jié)果進行綜合評審，確定供應(yīng)商的等級。4.根據(jù)供應(yīng)商等級，對供應(yīng)商進行分類管理，如A級為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、較大采購份額等優(yōu)惠政策；B級為合格供應(yīng)商，保持正常合作；C級為待改進供應(yīng)商，要求其限期整改，整改仍不合格的，取消合作資格。（三）供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核機制，定期（每季度至少一次）對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行考核。2.考核內(nèi)容包括采購合同執(zhí)行情況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.采購部門根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行相應(yīng)的獎懲。如對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如增加采購份額、延長付款期限等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、減少采購份額、暫停合作等處罰。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會議，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.關(guān)注供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和市場動態(tài)，與供應(yīng)商共同探討降低成本、提高質(zhì)量等方面的措施，實現(xiàn)互利共贏。3.對供應(yīng)商提供的新產(chǎn)品、新技術(shù)等信息進行收集和分析，為公司產(chǎn)品研發(fā)和生產(chǎn)經(jīng)營提供參考。六、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門組織相關(guān)人員對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、質(zhì)量風險、供應(yīng)商風險、合同風險、付款風險等。2.分析風險產(chǎn)生的原因和可能導致的后果，如市場價格波動可能導致采購成本增加，供應(yīng)商破產(chǎn)可能導致供貨中斷等。（二）風險評估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的采購風險進行評估，確定風險的等級。2.風險等級可分為高、中、低三個等級，根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度進行劃分。（三）風險應(yīng)對1.針對不同等級的采購風險，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。2.對于市場風險，可通過簽訂長期采購合同、套期保值等方式鎖定價格；對于質(zhì)量風險，加強供應(yīng)商管理和驗收環(huán)節(jié)控制；對于供應(yīng)商風險，建立供應(yīng)商備份機制、加強供應(yīng)商考核等；對于合同風險，完善合同條款、加強合同評審和執(zhí)行監(jiān)督；對于付款風險，嚴格審核付款憑證、合理安排付款時間等。（四）風險監(jiān)控1.建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估。2.及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況，調(diào)整風險應(yīng)對措施，確保采購風險始終處于可控狀態(tài)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制情況等。2.審計部門根據(jù)審計結(jié)果，提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門整改存在的問題。（二）紀檢監(jiān)察監(jiān)督1.公司紀檢監(jiān)察部門對采購過程中的廉潔自律情況進行監(jiān)督檢查，防止采購人員出現(xiàn)貪