公司合同軟件管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司合同軟件的使用與管理，提高合同管理的效率和準(zhǔn)確性，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門使用合同軟件進(jìn)行合同起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：合同軟件的使用與管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：確保合同信息錄入準(zhǔn)確無誤，合同條款清晰明確，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的合同糾紛。3.高效性原則：利用合同軟件優(yōu)化合同管理流程，提高工作效率，縮短合同處理周期。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)合同軟件中涉及的公司商業(yè)秘密和合同信息，防止信息泄露。二、合同軟件使用人員職責(zé)（一）合同經(jīng)辦人員1.負(fù)責(zé)合同的起草工作，按照合同軟件的格式要求準(zhǔn)確錄入合同基本信息、條款內(nèi)容等。2.及時(shí)提交合同審批流程，跟蹤審批進(jìn)度，根據(jù)審批意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善。3.在合同簽訂后，負(fù)責(zé)將合同原件及相關(guān)附件掃描上傳至合同軟件系統(tǒng)，并確保上傳文件的完整性和清晰度。4.負(fù)責(zé)合同履行過程中的信息記錄與更新，如合同執(zhí)行情況、款項(xiàng)收付等，及時(shí)反饋合同履行中的異常情況。（二）部門負(fù)責(zé)人1.對(duì)本部門合同的起草、審核、簽訂等環(huán)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.負(fù)責(zé)審核本部門合同的內(nèi)容，確保合同條款符合法律法規(guī)、公司政策及業(yè)務(wù)要求，對(duì)合同的合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)主要責(zé)任。3.審批本部門合同的簽訂申請(qǐng)，根據(jù)實(shí)際情況提出審批意見，并對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)。（三）法務(wù)人員1.參與合同軟件使用流程的設(shè)計(jì)和優(yōu)化，從法律專業(yè)角度提供支持和建議。2.對(duì)合同進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審查合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.解答合同軟件使用過程中涉及的法律問題，為合同經(jīng)辦人員和其他相關(guān)人員提供法律培訓(xùn)。（四）財(cái)務(wù)人員1.負(fù)責(zé)審核合同中涉及的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)稅務(wù)規(guī)定。2.根據(jù)合同執(zhí)行情況進(jìn)行款項(xiàng)收付的核對(duì)與記錄，及時(shí)反饋財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)信息。3.協(xié)助合同軟件系統(tǒng)中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析，為公司財(cái)務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持。（五）合同管理員1.負(fù)責(zé)合同軟件系統(tǒng)的日常維護(hù)與管理，包括用戶權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)故障排除等。2.對(duì)合同軟件使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，定期生成合同管理報(bào)表，為公司決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。3.監(jiān)督合同流程的執(zhí)行情況，確保合同按照規(guī)定的程序進(jìn)行流轉(zhuǎn)和處理。4.負(fù)責(zé)合同檔案的整理、歸檔和保管工作，確保合同資料的完整性和安全性。三、合同軟件使用流程（一）合同起草1.合同經(jīng)辦人員根據(jù)業(yè)務(wù)需求，在合同軟件中選擇相應(yīng)的合同模板或新建合同文檔。2.按照合同要素填寫合同基本信息，包括合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、雙方當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式等。3.詳細(xì)錄入合同條款內(nèi)容，確保條款表述清晰、準(zhǔn)確、完整，避免歧義。對(duì)于復(fù)雜合同或特殊條款，應(yīng)進(jìn)行必要的說明和解釋。4.在合同起草過程中，可參考合同軟件中提供的法律法規(guī)庫、公司合同示范文本庫等相關(guān)資源，確保合同的合法性和規(guī)范性。（二）合同審核1.合同起草完成后，合同經(jīng)辦人員提交合同審批流程。審批流程按照部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員等順序依次進(jìn)行。2.部門負(fù)責(zé)人收到合同審批申請(qǐng)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審查合同條款是否符合本部門業(yè)務(wù)要求、是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)等，并提出明確的審核意見。如同意合同簽訂，應(yīng)簽署“同意”意見并注明日期；如不同意或需要修改，應(yīng)詳細(xì)說明理由并提出修改建議。3.法務(wù)人員對(duì)合同進(jìn)行法律審核，主要審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性以及是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于存在法律問題的合同，應(yīng)及時(shí)與合同經(jīng)辦人員溝通，提出修改意見或法律建議。審核通過后，簽署“法律審核無異議”意見并注明日期。4.財(cái)務(wù)人員對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等內(nèi)容。確保合同財(cái)務(wù)條款符合公司財(cái)務(wù)制度和稅務(wù)規(guī)定，避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。審核通過后，簽署“財(cái)務(wù)審核無異議”意見并注明日期。5.合同經(jīng)辦人員根據(jù)各審核環(huán)節(jié)的意見，對(duì)合同進(jìn)行修改完善。如審核意見涉及合同實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的修改，應(yīng)重新提交審核流程，直至所有審核環(huán)節(jié)均通過。（三）合同簽訂1.合同審核通過后，合同經(jīng)辦人員打印合同文本，并按照公司印章管理規(guī)定辦理合同簽訂手續(xù)。2.在合同簽訂前，應(yīng)再次核對(duì)合同文本與合同軟件系統(tǒng)中的電子文檔是否一致，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.合同簽訂后，合同經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)將合同原件及相關(guān)附件掃描上傳至合同軟件系統(tǒng)，并在系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“已簽訂”。上傳的掃描文件應(yīng)清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映合同內(nèi)容和簽字蓋章情況。（四）合同履行1.合同簽訂后，合同經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況。按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求，及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，確保合同順利履行。2.在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除、終止等情況，合同經(jīng)辦人員應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定和合同軟件使用流程，及時(shí)在系統(tǒng)中記錄相關(guān)信息，并提交相應(yīng)的審批流程。3.對(duì)于合同履行過程中的重要事項(xiàng)、往來函件、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料，合同經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)整理并上傳至合同軟件系統(tǒng)的“合同履行記錄”模塊，以便隨時(shí)查閱和追溯。（五）合同款項(xiàng)收付1.財(cái)務(wù)人員根據(jù)合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。在付款前，應(yīng)核對(duì)合同條款、發(fā)票開具情況等相關(guān)信息，確保付款依據(jù)充分、準(zhǔn)確。2.財(cái)務(wù)人員在辦理款項(xiàng)收付業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時(shí)在合同軟件系統(tǒng)中記錄款項(xiàng)收付情況，包括收款日期、金額、付款日期、金額、付款方式等信息，并更新合同的財(cái)務(wù)狀態(tài)。3.合同經(jīng)辦人員應(yīng)定期與財(cái)務(wù)人員核對(duì)合同款項(xiàng)收付情況，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。確保合同款項(xiàng)收付與合同執(zhí)行情況一致，避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（六）合同變更與終止1.合同履行過程中，如因各種原因需要對(duì)合同進(jìn)行變更，合同經(jīng)辦人員應(yīng)填寫合同變更申請(qǐng)，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同其他條款的影響。2.合同變更申請(qǐng)?zhí)峤缓?，按照合同審核流程進(jìn)行審批。審批通過后，合同經(jīng)辦人員在合同軟件系統(tǒng)中對(duì)合同進(jìn)行相應(yīng)的修改，并更新合同狀態(tài)為“變更后”。同時(shí)，將變更后的合同文本及相關(guān)附件掃描上傳至系統(tǒng)。3.如合同需要終止，合同經(jīng)辦人員應(yīng)填寫合同終止申請(qǐng)，說明終止的原因、時(shí)間及后續(xù)處理事項(xiàng)。合同終止申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，在合同軟件系統(tǒng)中對(duì)合同進(jìn)行終止操作，并將合同終止相關(guān)資料整理歸檔。四、合同軟件系統(tǒng)管理（一）用戶權(quán)限管理1.根據(jù)公司各部門及人員的工作職責(zé)，設(shè)置不同的合同軟件系統(tǒng)用戶權(quán)限。確保每個(gè)用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的合同信息和功能模塊。2.用戶權(quán)限分為系統(tǒng)管理員權(quán)限、合同起草權(quán)限、合同審核權(quán)限、合同簽訂權(quán)限、合同履行權(quán)限、合同款項(xiàng)收付權(quán)限、合同檔案管理權(quán)限等。不同權(quán)限的用戶在合同軟件系統(tǒng)中具有不同的操作界面和功能菜單。3.合同管理員負(fù)責(zé)用戶權(quán)限的設(shè)置與調(diào)整。在設(shè)置用戶權(quán)限時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定進(jìn)行審核和審批，確保權(quán)限分配合理、合規(guī)。對(duì)于因工作變動(dòng)等原因需要調(diào)整用戶權(quán)限的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的變更操作。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.合同軟件系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份周期根據(jù)數(shù)據(jù)量大小和重要性確定，一般為每周或每月進(jìn)行一次全量備份，并在每天進(jìn)行增量備份。2.數(shù)據(jù)備份應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如外部硬盤、磁帶庫或云存儲(chǔ)等，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或重新備份。4.在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失等緊急情況時(shí)，能夠及時(shí)利用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù)和數(shù)據(jù)還原，確保合同業(yè)務(wù)的正常開展。（三）系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)1.合同管理員負(fù)責(zé)合同軟件系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括服務(wù)器運(yùn)行監(jiān)控、網(wǎng)絡(luò)連接檢查、軟件故障排除等。及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.關(guān)注合同軟件供應(yīng)商發(fā)布的軟件更新信息，根據(jù)公司實(shí)際情況和業(yè)務(wù)需求，及時(shí)安排系統(tǒng)升級(jí)工作。在系統(tǒng)升級(jí)前，應(yīng)進(jìn)行充分的測試和評(píng)估，確保升級(jí)過程順利，不影響公司正常的合同業(yè)務(wù)處理。3.對(duì)于系統(tǒng)升級(jí)過程中涉及的數(shù)據(jù)遷移、功能調(diào)整等操作，應(yīng)制定詳細(xì)的實(shí)施方案，并提前通知相關(guān)部門和人員。升級(jí)完成后，對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行全面測試，確保系統(tǒng)升級(jí)后的穩(wěn)定性和兼容性。五、合同檔案管理（一）檔案整理1.合同簽訂后，合同經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)附件按照公司檔案管理要求進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括合同文本、審批表、往來函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票復(fù)印件等相關(guān)資料。2.按照合同類別、簽訂時(shí)間等順序?qū)贤瑱n案進(jìn)行分類編號(hào)，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)規(guī)則應(yīng)明確、簡潔，便于查詢和管理。3.在合同檔案整理過程中，應(yīng)確保每份合同檔案資料齊全、完整，簽字蓋章清晰，紙張質(zhì)量良好。對(duì)于破損、模糊或缺失的資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（二）檔案歸檔1.整理好的合同檔案應(yīng)及時(shí)移交合同管理員進(jìn)行歸檔。合同管理員按照檔案管理規(guī)定，將合同檔案存入專用的檔案柜或檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)中。2.在歸檔過程中，合同管理員應(yīng)建立合同檔案目錄清單，詳細(xì)記錄每份合同檔案的編號(hào)、名稱、簽訂日期、保管期限等信息，并將目錄清單錄入合同軟件系統(tǒng)的檔案管理模塊，以便查詢和檢索。3.合同檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，便于管理和查閱。保管期限分為短期、中期和長期，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照公司檔案管理制度執(zhí)行。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到合同管理員處辦理查閱手續(xù)。2.合同管理員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的合同檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照或帶出檔案原件。3.因工作需要借閱合同檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到合同管理員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還合同檔案。合同管理員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)合同軟件的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同起草的規(guī)范性、審核流程的執(zhí)行情況、合同簽訂的合規(guī)性、合同履行的跟蹤情況、合同款項(xiàng)收付的準(zhǔn)確性以及合同檔案管理的完整性等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查一般每季度進(jìn)行一次，由合同管理員負(fù)責(zé)組織實(shí)施；不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行，由公司內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)。3.在監(jiān)督檢查過程中，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄并提出整改意見。相關(guān)部門和人員應(yīng)按照整改意見及時(shí)進(jìn)行整改，確保合同軟件的使用與管理符合公司規(guī)定。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同軟件使用考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門及相關(guān)人員在合同軟件使用過程中的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括