公司合同保存管理制度總則一、目的為規(guī)范公司合同的保存管理工作，確保合同的安全、完整、準(zhǔn)確，便于合同的查閱、使用和追溯，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司及其所屬各部門、各分公司、各子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）在經(jīng)營活動(dòng)中所簽訂的各類合同的保存管理。三、管理原則1.合法性原則：合同保存管理工作應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的要求。2.完整性原則：應(yīng)確保合同的原件、副本、相關(guān)資料等齊全、完整，不得遺漏。3.安全性原則：應(yīng)采取有效的措施，保障合同的安全，防止合同的丟失、損壞、被盜等情況的發(fā)生。4.及時(shí)性原則：應(yīng)及時(shí)將合同進(jìn)行歸檔保存，確保合同的及時(shí)查閱和使用。5.保密性原則：應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密的合同內(nèi)容進(jìn)行保密。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.公司總部設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)公司合同保存管理的總體策劃、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)工作。合同管理部門的主要職責(zé)包括：（1）制定公司合同保存管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況；（2）組織合同的歸檔、整理、保管等工作；（3）負(fù)責(zé)合同檔案的查閱、借閱、復(fù)制等管理工作；（4）對合同保存管理工作進(jìn)行定期檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題；（5）其他與合同保存管理相關(guān)的工作。2.各單位應(yīng)設(shè)立合同管理崗位，負(fù)責(zé)本單位合同保存管理的具體實(shí)施工作。合同管理崗位的主要職責(zé)包括：（1）按照公司合同保存管理制度的要求，對本單位簽訂的合同進(jìn)行歸檔、整理、保管等工作；（2）負(fù)責(zé)本單位合同檔案的查閱、借閱、復(fù)制等管理工作；（3）及時(shí)將本單位簽訂的合同及相關(guān)資料報(bào)送公司合同管理部門；（4）對本單位合同保存管理工作進(jìn)行日常檢查和維護(hù)，確保合同的安全、完整；（5）其他與合同保存管理相關(guān)的工作。合同的簽訂與登記一、合同的簽訂1.各單位在簽訂合同前，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的合同審批流程進(jìn)行審批，確保合同的合法性、合規(guī)性和合理性。2.合同簽訂時(shí)，應(yīng)明確合同的簽訂日期、雙方當(dāng)事人的名稱、住所、法定代表人或負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等基本信息。3.合同簽訂后，合同經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料報(bào)送合同管理部門進(jìn)行登記備案。二、合同的登記1.合同管理部門應(yīng)建立合同登記臺(tái)賬，對各單位報(bào)送的合同進(jìn)行登記備案。合同登記臺(tái)賬應(yīng)包括合同的基本信息、簽訂日期、履行情況、變更情況、解除情況等內(nèi)容。2.合同登記臺(tái)賬應(yīng)按照合同的類別、編號(hào)等進(jìn)行分類管理，便于合同的查閱和使用。3.合同管理部門應(yīng)定期對合同登記臺(tái)賬進(jìn)行核對和更新，確保合同登記臺(tái)賬的準(zhǔn)確性和完整性。合同的歸檔與整理一、合同的歸檔1.各單位應(yīng)在合同簽訂后的[具體時(shí)間]內(nèi)，將合同原件及相關(guān)資料報(bào)送合同管理部門進(jìn)行歸檔。合同相關(guān)資料包括但不限于合同審批表、談判記錄、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、履行情況報(bào)告等。2.合同管理部門應(yīng)按照合同的類別、編號(hào)等進(jìn)行分類歸檔，確保合同的存放有序、便于查找。3.合同歸檔時(shí)，應(yīng)填寫合同歸檔登記表，注明合同的基本信息、歸檔日期、歸檔人等內(nèi)容。二、合同的整理1.合同管理部門應(yīng)定期對合同進(jìn)行整理，清理過期合同、無效合同等。過期合同是指合同約定的履行期限已屆滿且未續(xù)簽的合同；無效合同是指違反國家法律法規(guī)或公司規(guī)章制度，不具有法律效力的合同。2.合同整理時(shí)，應(yīng)將合同及相關(guān)資料進(jìn)行裝訂、編號(hào)，制作合同檔案目錄，便于合同的查閱和使用。3.合同整理工作應(yīng)每年進(jìn)行一次，具體時(shí)間由合同管理部門根據(jù)公司的實(shí)際情況確定。合同的保管與利用一、合同的保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施，如防火、防潮、防盜、防蟲等設(shè)備，確保合同的安全保管。2.合同檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，避免合同受到損壞。3.合同管理人員應(yīng)定期對合同進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理合同保管過程中出現(xiàn)的問題。4.合同保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同的保管期限為[具體年限]。對于重要合同或涉及公司重大利益的合同，保管期限可適當(dāng)延長。二、合同的利用1.各單位因工作需要查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)填寫合同查閱申請表，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。合同查閱申請表應(yīng)注明查閱人的姓名、單位、查閱事由、查閱期限等內(nèi)容。2.合同查閱人員應(yīng)在合同檔案室指定的地點(diǎn)查閱合同，不得將合同帶出檔案室。查閱合同時(shí)，應(yīng)注意愛護(hù)合同，不得損壞、涂改合同。3.合同借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。合同借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)將合同歸還合同檔案室。4.合同復(fù)制應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在合同檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制合同時(shí)，應(yīng)注意保密，不得將合同復(fù)制件提供給無關(guān)人員。5.合同管理部門應(yīng)建立合同利用登記臺(tái)賬，對合同的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行登記備案。合同的變更與解除一、合同的變更1.合同在履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的時(shí)間、變更的效力等事項(xiàng)。2.合同變更協(xié)議簽訂后，合同經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議及相關(guān)資料報(bào)送合同管理部門進(jìn)行登記備案。合同管理部門應(yīng)按照合同變更協(xié)議的內(nèi)容，對合同登記臺(tái)賬進(jìn)行相應(yīng)的修改和更新。3.合同變更協(xié)議應(yīng)與原合同一并歸檔保存，作為合同的一部分。二、合同的解除1.合同在履行過程中，如需要解除合同，應(yīng)經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、解除的時(shí)間、解除的效力等事項(xiàng)。2.合同解除協(xié)議簽訂后，合同經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)將解除協(xié)議及相關(guān)資料報(bào)送合同管理部門進(jìn)行登記備案。合同管理部門應(yīng)按照合同解除協(xié)議的內(nèi)容，對合同登記臺(tái)賬進(jìn)行相應(yīng)的修改和更新。3.合同解除后，合同經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料退還合同管理部門進(jìn)行歸檔保存。附則一、