醫(yī)藥公司信息管理制度總則一、目的為規(guī)范醫(yī)藥公司信息管理工作，確保公司信息的安全、準(zhǔn)確、及時和有效利用，提高公司的運營效率和管理水平，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)藥公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的信息管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司信息實行統(tǒng)一管理，各部門、各崗位應(yīng)按照本制度的規(guī)定，履行信息管理職責(zé)。2.安全保密原則：公司信息涉及公司的商業(yè)秘密、客戶信息等重要內(nèi)容，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全保密措施，確保信息的安全。3.準(zhǔn)確及時原則：公司信息應(yīng)準(zhǔn)確、及時地反映公司的運營情況和業(yè)務(wù)發(fā)展，為公司的決策提供可靠的依據(jù)。4.共享利用原則：公司信息應(yīng)在合法、合規(guī)的前提下，實現(xiàn)共享利用，提高信息的利用效率。四、管理機構(gòu)及職責(zé)1.公司設(shè)立信息管理部門，負(fù)責(zé)公司信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查等工作。信息管理部門應(yīng)配備專業(yè)的信息管理人員，負(fù)責(zé)公司信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理。2.各部門應(yīng)設(shè)立信息管理員，負(fù)責(zé)本部門信息的收集、整理、傳遞、歸檔等工作。信息管理員應(yīng)具備一定的信息管理知識和技能，熟悉本部門的業(yè)務(wù)流程和信息需求。3.公司信息管理部門應(yīng)與各部門信息管理員保持密切聯(lián)系，及時了解各部門的信息需求，提供相應(yīng)的信息服務(wù)。信息分類與編碼一、信息分類1.公司基本信息：包括公司的組織架構(gòu)、人員編制、規(guī)章制度、財務(wù)報表等。2.業(yè)務(wù)信息：包括藥品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、采購等業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，如藥品品種、規(guī)格、價格、銷售渠道、客戶信息等。3.管理信息：包括公司的行政管理、人力資源管理、財務(wù)管理等管理相關(guān)的信息，如會議紀(jì)要、文件通知、人事檔案、財務(wù)報表等。4.技術(shù)信息：包括藥品的研發(fā)技術(shù)、生產(chǎn)技術(shù)、質(zhì)量控制技術(shù)等技術(shù)相關(guān)的信息，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程、檢驗報告等。二、信息編碼1.公司基本信息編碼：采用公司統(tǒng)一的編碼規(guī)則，對公司的組織架構(gòu)、人員編制、規(guī)章制度等基本信息進行編碼，便于信息的管理和查詢。2.業(yè)務(wù)信息編碼：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，對藥品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、采購等業(yè)務(wù)相關(guān)的信息進行編碼，如藥品編碼、客戶編碼等，確保信息的唯一性和準(zhǔn)確性。3.管理信息編碼：采用公司統(tǒng)一的編碼規(guī)則，對公司的行政管理、人力資源管理、財務(wù)管理等管理相關(guān)的信息進行編碼，便于信息的管理和查詢。4.技術(shù)信息編碼：根據(jù)技術(shù)需求，對藥品的研發(fā)技術(shù)、生產(chǎn)技術(shù)、質(zhì)量控制技術(shù)等技術(shù)相關(guān)的信息進行編碼，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)編碼、工藝流程編碼等，確保信息的唯一性和準(zhǔn)確性。信息收集與整理一、信息收集1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)需求，及時收集相關(guān)的信息，并將信息傳遞給信息管理部門。2.信息管理部門應(yīng)定期收集各部門的信息需求，制定信息收集計劃，并組織各部門按照計劃收集信息。3.信息收集的渠道包括但不限于：內(nèi)部文件、會議紀(jì)要、報表、調(diào)研資料、市場信息等。二、信息整理1.各部門應(yīng)將收集到的信息進行整理，去除無用信息和重復(fù)信息，按照信息分類和編碼的要求，對信息進行分類和編碼。2.信息管理部門應(yīng)定期對各部門整理后的信息進行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.信息整理的過程中，應(yīng)注意信息的保密工作，不得將公司的商業(yè)秘密、客戶信息等重要內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。信息傳遞與共享一、信息傳遞1.各部門應(yīng)按照信息管理部門的要求，及時將整理后的信息傳遞給信息管理部門。2.信息管理部門應(yīng)根據(jù)各部門的信息需求，將收集到的信息及時傳遞給相關(guān)部門。3.信息傳遞的方式包括但不限于：內(nèi)部郵件、即時通訊工具、文件共享平臺等。二、信息共享1.公司應(yīng)建立信息共享平臺，實現(xiàn)信息的共享利用。各部門應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限，在信息共享平臺上查閱和使用相關(guān)的信息。2.信息共享的內(nèi)容包括但不限于：公司基本信息、業(yè)務(wù)信息、管理信息、技術(shù)信息等。3.信息共享的過程中，應(yīng)注意信息的安全保密工作，不得將公司的商業(yè)秘密、客戶信息等重要內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。信息存儲與歸檔一、信息存儲1.公司應(yīng)建立信息存儲系統(tǒng)，對公司的信息進行存儲和管理。信息存儲系統(tǒng)應(yīng)具備安全、可靠、高效的特點，能夠滿足公司信息管理的需求。2.各部門應(yīng)將整理后的信息及時存儲到信息存儲系統(tǒng)中，并按照信息分類和編碼的要求，對信息進行分類存儲。3.信息存儲的期限應(yīng)根據(jù)信息的重要性和使用頻率等因素確定，一般分為短期存儲和長期存儲兩種。短期存儲的期限一般為12年，長期存儲的期限一般為35年或更長時間。二、信息歸檔1.各部門應(yīng)將已到期的信息進行歸檔，歸檔的信息應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行整理和裝訂，并填寫歸檔登記表。2.信息管理部門應(yīng)定期對各部門歸檔的信息進行檢查和審核，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.歸檔的信息應(yīng)按照規(guī)定的期限進行保存，一般為510年或更長時間。信息安全與保密一、信息安全1.公司應(yīng)建立信息安全管理制度，采取必要的安全措施，確保公司信息的安全。信息安全管理制度應(yīng)包括但不限于：網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的內(nèi)容。2.各部門應(yīng)加強對本部門信息的安全管理，采取必要的安全措施，防止信息的泄露、丟失和篡改。3.信息管理部門應(yīng)定期對公司的信息安全情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。二、信息保密1.公司應(yīng)建立信息保密管理制度，明確信息保密的范圍、責(zé)任和措施，確保公司的商業(yè)秘密、客戶信息等重要內(nèi)容得到妥善保護。2.各部門應(yīng)加強對本部門信息的保密管理，不得將公司的商業(yè)秘密、客戶信息等重要內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.信息管理部門應(yīng)定期對公司的信息保密情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)保密隱患及時整改。信息系統(tǒng)管理一、信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，制定信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，并按照規(guī)劃逐步推進信息系統(tǒng)的建設(shè)。2.信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一平臺的原則，確保信息系統(tǒng)的兼容性和互操作性。3.信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注重安全性和可靠性，采用先進的技術(shù)和設(shè)備，保障信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。二、信息系統(tǒng)維護1.信息管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)公司信息系統(tǒng)的日常維護工作，包括系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)備份、故障排除等。2.各部門應(yīng)配合信息管理部門做好本部門信息系統(tǒng)的維護工作，及時反饋系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的問題和需求。3.信息管理部門應(yīng)定期對公司的信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。三、信息系統(tǒng)使用1.公司應(yīng)制定信息系統(tǒng)使用管理制度，明確信息系統(tǒng)的使用范圍、權(quán)限和操作規(guī)范，確保信息系統(tǒng)的安全、準(zhǔn)確、及時使用。2.各部門應(yīng)按照