TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫(kù)主講人：梁

珊

|職稱：副教授TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR辦公室秘書工作的作用1.助手作用2.參謀作用3.協(xié)調(diào)作用4.信息樞紐作用5.保密作用6.公共關(guān)系作用辦公室是單位的中樞性機(jī)構(gòu)辦公室秘書工作的作用上傳下達(dá)聯(lián)系左右溝通內(nèi)外PART01PART02PART03PART0401現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫(kù)助手作用PART05PART06秘書工作的助手作用在具體工作中體現(xiàn)為替上司把關(guān)和幫助上司處理事務(wù)把關(guān)表現(xiàn)為對(duì)來(lái)訪人員的把關(guān),下情上傳的把關(guān),以及文件內(nèi)容、信函措辭、接待規(guī)格、會(huì)議時(shí)間、人員調(diào)配等具體事務(wù)的把關(guān)。幫助則表現(xiàn)為幫助或者代替上司處理單位日常事務(wù),節(jié)省上司的精力，可以使領(lǐng)導(dǎo)人有更多的精力與時(shí)間去從事更重要的工作。（一）助手作用PART01PART02PART03PART0402現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫(kù)參謀作用PART05PART06中高級(jí)秘書服務(wù)的對(duì)象都是中高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)前期調(diào)查研究（二）參謀作用中期分析歸納后期提供意見輔助領(lǐng)導(dǎo)決策這就是參謀作用：為上司草擬文件和方案，或者組織專家論證、參與調(diào)查研究、選定方案。高級(jí)秘書還能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人的“顧問”,利用自己工作掌握的情況,解決領(lǐng)導(dǎo)人的疑難問題,為領(lǐng)導(dǎo)決策出謀劃策,以供參考。PART01PART02PART03PART0403現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫(kù)協(xié)調(diào)作用PART05PART06辦公室秘書所涉及的工作很多是需要多個(gè)部門配合的（三）協(xié)調(diào)作用秘書常常需要代表上司：在上下左右部門之間溝通、協(xié)商,以消除誤會(huì)，調(diào)整進(jìn)度,配置資源,分配利益,促進(jìn)協(xié)作,并將難辦的問題呈報(bào)給上司處理。以便工作得以推進(jìn)，相比于各部門代表從自己部門利益出發(fā)的辦事態(tài)度,秘書可以以局外人的身份從中斡旋，還能以上司代表的身份避免矛盾激化。PART01PART02PART03PART0404現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫(kù)信息樞紐作用PART05PART06很重要的內(nèi)容就是信息指令的上傳下達(dá)(四)信息樞紐作用秘書機(jī)構(gòu)是相應(yīng)組織的信息集散地和信息庫(kù)：某個(gè)團(tuán)體組織的領(lǐng)導(dǎo)是計(jì)算機(jī)的CPU,那么秘書就是那個(gè)儲(chǔ)存、提取和管理大量信息的操作系統(tǒng)界面,隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)者提供關(guān)信息。文檔管理接待工作辦公室事務(wù)管理對(duì)外聯(lián)絡(luò)信息工作與調(diào)查研究督查PART01PART02PART03PART0405現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫(kù)保密作用PART05PART06秘書崗位是單位的信息樞紐(五)保密作用秘書部門在中國(guó)古代中央機(jī)關(guān)就長(zhǎng)期被稱為密院：一些涉密的政府和企事業(yè)單位的秘書，更要有大局觀念,管好自己的手和嘴,嚴(yán)守機(jī)密,知道的不亂說(shuō),不該知道的不要亂打聽。負(fù)責(zé)保管各種機(jī)密文件、數(shù)據(jù)組織機(jī)密會(huì)議安排重要會(huì)晤PART01PART02PART03PART0406現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫(kù)公共關(guān)系作用PART05PART06秘書部門素有“關(guān)口”、“窗口”、“門面”之稱(六)公共關(guān)系作用是指在一個(gè)機(jī)關(guān)里，秘書部門要嚴(yán)把文字關(guān)、用印關(guān)、保密關(guān)?！瓣P(guān)口”是指內(nèi)外聯(lián)系、群眾來(lái)訪、各方來(lái)人洽談工作、商辦事情，都由秘書部門出面“窗口”指秘書能代表領(lǐng)導(dǎo)處理問題，代表領(lǐng)導(dǎo)辦事，秘書能反映領(lǐng)導(dǎo)意圖。秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的“門面”起到“內(nèi)聯(lián)外達(dá)”的公共關(guān)系作用本著“外