采購(gòu)部?jī)?nèi)部管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)采購(gòu)部管理，規(guī)范采購(gòu)工作流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的高效、透明、合規(guī)，保障公司物資供應(yīng)，降低采購(gòu)成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司采購(gòu)部全體員工及與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的其他部門(mén)和人員。3.基本原則公平公正原則：在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購(gòu)決策基于客觀、公正的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。公開(kāi)透明原則：采購(gòu)流程、采購(gòu)信息應(yīng)向相關(guān)人員公開(kāi)，接受監(jiān)督，防止暗箱操作。效益優(yōu)先原則：在保證采購(gòu)物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔規(guī)定，杜絕收受供應(yīng)商賄賂等違法違規(guī)行為。二、崗位職責(zé)采購(gòu)部經(jīng)理1.全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部的日常管理工作，制定采購(gòu)部工作計(jì)劃并組織實(shí)施。2.根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，制定采購(gòu)策略和規(guī)劃，確保采購(gòu)工作與公司目標(biāo)一致。3.審核采購(gòu)合同，監(jiān)督合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商建立和維護(hù)良好的合作關(guān)系，定期評(píng)估供應(yīng)商績(jī)效，處理供應(yīng)商投訴和糾紛。5.組織開(kāi)展采購(gòu)成本分析與控制工作，提出降低采購(gòu)成本的建議和措施。6.負(fù)責(zé)采購(gòu)部團(tuán)隊(duì)建設(shè)，培訓(xùn)和指導(dǎo)采購(gòu)人員，提高團(tuán)隊(duì)整體業(yè)務(wù)水平。7.及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。采購(gòu)主管1.協(xié)助采購(gòu)部經(jīng)理開(kāi)展采購(gòu)管理工作，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)項(xiàng)目的組織和實(shí)施。2.根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，篩選、評(píng)估和確定供應(yīng)商，組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同。3.跟進(jìn)采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行中的問(wèn)題。4.收集、整理和分析市場(chǎng)采購(gòu)信息，了解市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)和供應(yīng)商情況，為采購(gòu)決策提供參考。5.協(xié)助采購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行供應(yīng)商管理，參與供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估和考核工作。6.對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的文件、資料進(jìn)行整理和歸檔，確保采購(gòu)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。7.完成采購(gòu)部經(jīng)理交辦的其他工作任務(wù)。采購(gòu)專員1.根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和分配的任務(wù)，負(fù)責(zé)具體物資的采購(gòu)工作，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等。2.與供應(yīng)商溝通聯(lián)絡(luò)，提交采購(gòu)訂單，跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，確保物資按時(shí)交付。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的到貨驗(yàn)收工作，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.協(xié)助采購(gòu)主管進(jìn)行采購(gòu)成本控制，尋找性價(jià)比更高的采購(gòu)渠道和供應(yīng)商。5.及時(shí)反饋采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題和建議，為優(yōu)化采購(gòu)流程提供依據(jù)。6.完成采購(gòu)主管安排的其他臨時(shí)性工作。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)需求申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對(duì)于緊急采購(gòu)需求，應(yīng)在申請(qǐng)表上注明“緊急”字樣，并說(shuō)明緊急原因。2.采購(gòu)需求審核采購(gòu)部收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，由采購(gòu)主管對(duì)采購(gòu)需求的必要性、合理性進(jìn)行審核。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目或金額較大的采購(gòu)需求，采購(gòu)主管應(yīng)提交采購(gòu)部經(jīng)理審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審核通過(guò)后的采購(gòu)申請(qǐng)表交采購(gòu)專員進(jìn)行采購(gòu)操作。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商目錄等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面，確定入圍供應(yīng)商名單。采購(gòu)專員或采購(gòu)主管與入圍供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，索要相關(guān)資料，并組織對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察（如有必要）。根據(jù)考察結(jié)果和供應(yīng)商提供的資料，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果等。4.采購(gòu)詢價(jià)與比價(jià)采購(gòu)專員向入圍供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購(gòu)專員收集各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，并對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，比較不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素。對(duì)于重要物資或金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)專員應(yīng)組織至少三家以上供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)，確保采購(gòu)價(jià)格的合理性。5.采購(gòu)談判根據(jù)比價(jià)結(jié)果，采購(gòu)專員或采購(gòu)主管選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。在談判過(guò)程中，明確采購(gòu)物資的價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。采購(gòu)談判應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要，雙方簽字確認(rèn)。6.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)專員根據(jù)談判結(jié)果起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由采購(gòu)專員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。7.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確訂單編號(hào)、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。采購(gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)專員和供應(yīng)商雙方簽字確認(rèn)后生效。8.采購(gòu)訂單跟蹤與催貨采購(gòu)專員定期跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無(wú)法按時(shí)交貨，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解原因，并要求供應(yīng)商采取措施確保按時(shí)交貨。對(duì)于重要物資或緊急訂單，采購(gòu)專員應(yīng)加強(qiáng)跟蹤和催貨力度，確保物資按時(shí)供應(yīng)。9.到貨驗(yàn)收采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)專員應(yīng)通知相關(guān)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。到貨時(shí)，由采購(gòu)專員、使用部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)共同對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資，填寫(xiě)《驗(yàn)收單》，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。10.采購(gòu)付款采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附上相關(guān)發(fā)票、合同等資料，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審批。財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度和審批流程進(jìn)行付款操作。四、采購(gòu)成本控制1.成本分析采購(gòu)部定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，包括采購(gòu)物資的價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)、采購(gòu)費(fèi)用、運(yùn)輸成本等方面。通過(guò)成本分析，找出影響采購(gòu)成本的主要因素，為制定成本控制措施提供依據(jù)。2.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略。與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和條款。鼓勵(lì)供應(yīng)商之間的良性競(jìng)爭(zhēng)，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)等方式獲取更有利的采購(gòu)價(jià)格。3.采購(gòu)價(jià)格控制采購(gòu)人員應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解同類(lèi)物資的價(jià)格信息，為采購(gòu)談判提供參考。在采購(gòu)談判中，充分運(yùn)用談判技巧，爭(zhēng)取最合理的采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，可采用套期保值等方式鎖定采購(gòu)價(jià)格，降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。4.采購(gòu)費(fèi)用控制合理選擇采購(gòu)方式，降低采購(gòu)過(guò)程中的費(fèi)用支出，如運(yùn)輸費(fèi)、手續(xù)費(fèi)等。優(yōu)化采購(gòu)批量，根據(jù)公司實(shí)際需求和市場(chǎng)供應(yīng)情況，確定合理的采購(gòu)批量，降低采購(gòu)成本。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等費(fèi)用的控制，嚴(yán)格執(zhí)行公司相關(guān)規(guī)定。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和采購(gòu)計(jì)劃，積極開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商資源，拓寬采購(gòu)渠道。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)交流、供應(yīng)商推薦等方式，收集潛在供應(yīng)商信息，并進(jìn)行初步篩選和評(píng)估。對(duì)符合要求的潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品測(cè)試，了解其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、管理水平等情況，確定是否納入供應(yīng)商體系。2.供應(yīng)商評(píng)估建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，從供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)、信用狀況等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每季度或每半年評(píng)估一次。采購(gòu)部根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，分為A、B、C三類(lèi)，A類(lèi)為優(yōu)秀供應(yīng)商，B類(lèi)為合格供應(yīng)商，C類(lèi)為待改進(jìn)供應(yīng)商。3.供應(yīng)商考核依據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果和采購(gòu)合同執(zhí)行情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。考核內(nèi)容包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)滿意度等方面，設(shè)定相應(yīng)的考核指標(biāo)和權(quán)重。對(duì)考核結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、延長(zhǎng)付款期限等；對(duì)考核結(jié)果不合格的供應(yīng)商，采取警告、減少采購(gòu)份額、暫停合作等措施，直至淘汰。4.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)定期與供應(yīng)商溝通交流，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和需求，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。組織供應(yīng)商參加公司舉辦的供應(yīng)商會(huì)議或培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與互動(dòng)。對(duì)供應(yīng)商的支持和配合表示感謝，維護(hù)良好的合作關(guān)系，促進(jìn)雙方共同發(fā)展。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和價(jià)格波動(dòng)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購(gòu)成本的影響。建立市場(chǎng)價(jià)格預(yù)警機(jī)制，當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格出現(xiàn)大幅波動(dòng)時(shí)，及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，如調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃、與供應(yīng)商協(xié)商價(jià)格等。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資質(zhì)量的控制，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購(gòu)物資符合公司要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對(duì)重要物資進(jìn)行抽檢或送檢，防止不合格物資流入公司。如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物資質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，采取退貨、換貨、補(bǔ)貨等措施，避免對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成影響。3.交貨風(fēng)險(xiǎn)與供應(yīng)商明確交貨期和違約責(zé)任，要求供應(yīng)商按時(shí)交貨。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)訂單的跟蹤和催貨，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，確保物資按時(shí)供應(yīng)。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t，應(yīng)根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，同時(shí)采取應(yīng)急措施，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)不受影響。4.法律風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)人員應(yīng)熟悉相關(guān)法律法規(guī)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。審核采購(gòu)合同條款，避免因合同條款不完善或違法違規(guī)而引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)。在采購(gòu)過(guò)程中，妥善保管相關(guān)文件和資料，以備不時(shí)之需。七、廉潔自律規(guī)定1.采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司廉潔制度，自覺(jué)抵制各種利益誘惑，做到廉潔奉公、清正廉潔。2.嚴(yán)禁采購(gòu)人員收受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品、宴請(qǐng)等不正當(dāng)利益。3.在采購(gòu)活動(dòng)中，采購(gòu)人員應(yīng)保持客觀公正的態(tài)度，不得偏袒任何供應(yīng)商，不得為謀取私利而損害公司利益。4.采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購(gòu)流程和規(guī)定，不得擅自簡(jiǎn)化或跳過(guò)采購(gòu)環(huán)節(jié)，不得進(jìn)行違規(guī)操作。5.公司鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，將依法依規(guī)嚴(yán)肅處理。八、監(jiān)督與檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)部的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購(gòu)成本控制情況等。2.采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)自身采購(gòu)工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。3.公司設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工和供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)過(guò)程中違規(guī)行為的舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)調(diào)查處理。九、培訓(xùn)