信訪人檔管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司信訪人檔案管理工作，確保信訪信息的完整、準(zhǔn)確、安全，便于查詢和利用，及時(shí)、有效地處理信訪事項(xiàng)，維護(hù)公司正常的工作秩序和員工合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部人員的信訪檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映信訪事項(xiàng)的發(fā)生、處理過(guò)程及結(jié)果。2.完整性原則：全面收集與信訪事項(xiàng)相關(guān)的各類資料，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)信訪人的隱私和公司的商業(yè)秘密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，保證檔案質(zhì)量。二、信訪人檔的定義與分類（一）定義信訪人檔是指公司在處理信訪事項(xiàng)過(guò)程中形成的，記錄信訪人基本信息、信訪事項(xiàng)內(nèi)容、處理過(guò)程及結(jié)果等相關(guān)資料的集合。（二）分類1.員工信訪檔案：包括公司內(nèi)部員工提出的信訪事項(xiàng)檔案，如對(duì)薪酬福利、工作環(huán)境、職業(yè)發(fā)展等方面的訴求。2.外部人員信訪檔案：涵蓋與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等外部人員提出的信訪事項(xiàng)檔案，如業(yè)務(wù)合作糾紛、服務(wù)質(zhì)量投訴等。三、信訪人檔的建立（一）受理登記1.信訪事項(xiàng)受理部門收到信訪材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括信訪人姓名、聯(lián)系方式、信訪日期、信訪事項(xiàng)摘要、受理部門及受理人等。2.對(duì)于匿名信訪，應(yīng)記錄信訪日期、信訪事項(xiàng)摘要、受理部門及受理人等關(guān)鍵信息。（二）資料收集1.受理部門負(fù)責(zé)收集與信訪事項(xiàng)相關(guān)的各類資料，包括信訪人提交的書面材料、相關(guān)證明文件、調(diào)查記錄、處理意見及反饋等。2.涉及多個(gè)部門的信訪事項(xiàng)，由牽頭部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門收集資料，并進(jìn)行匯總整理。（三）檔案整理1.資料收集齊全后，受理部門應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括對(duì)資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等。2.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號(hào)規(guī)則可按照年份、信訪類型、流水號(hào)等進(jìn)行編制。（四）檔案錄入1.將整理好的信訪人檔信息錄入公司信訪管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.錄入內(nèi)容應(yīng)包括信訪人基本信息、信訪事項(xiàng)詳情、處理過(guò)程記錄、處理結(jié)果等。四、信訪人檔的保管（一）保管期限1.員工信訪檔案的保管期限根據(jù)信訪事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度確定，一般為[X]年。2.外部人員信訪檔案的保管期限為[X]年，涉及重大法律糾紛或重要業(yè)務(wù)合作的檔案保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。（二）保管方式1.信訪人檔應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案保管場(chǎng)所，確因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、信訪人檔的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱信訪人檔的，應(yīng)填寫《信訪人檔查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及信訪事項(xiàng)處理的相關(guān)部門人員可查閱與本部門工作相關(guān)的信訪檔案，但需經(jīng)信訪事項(xiàng)受理部門負(fù)責(zé)人同意。3.公司高層管理人員因工作需要查閱信訪人檔的，可直接到檔案管理部門查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《信訪人檔查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人持有效證件到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理部門工作人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的查閱內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱信訪人檔的，應(yīng)填寫《信訪人檔借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人填寫《信訪人檔借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案資料。檔案管理部門工作人員應(yīng)在借閱登記表上記錄借閱人姓名、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、信訪人檔的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)信訪人檔中的內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在查閱和借閱檔案時(shí)，檔案管理部門工作人員應(yīng)提醒查閱人和借閱人遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密或信訪人隱私的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施進(jìn)行保護(hù)。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)檔案資料，并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。七、信訪人檔的清理與銷毀（一）清理1.在檔案保管期限屆滿前，檔案管理部門應(yīng)組織對(duì)信訪人檔進(jìn)行清理。清理內(nèi)容包括檢查檔案資料是否齊全、完整，是否符合保管期限要求等。2.對(duì)于保管期限屆滿但仍需留存?zhèn)洳榈臋n案，應(yīng)重新確定保管期限，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)。（二）銷毀1.經(jīng)清理后，確已超過(guò)保管期限且無(wú)留存價(jià)值的信訪人檔，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《信訪人檔銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案名稱及數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)信訪人檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的建立、保管、查閱、借閱、保密等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報(bào)告，由內(nèi)部審計(jì)部門進(jìn)行復(fù)查。（二）考核機(jī)制1.將信訪人檔管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理部門及相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行考核。考核指標(biāo)包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保密性、及時(shí)性等。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)未履行職責(zé)或