供貨方案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司供貨方案的制定、審核、執(zhí)行與評估等流程，確保公司采購活動的順利進行，保障產(chǎn)品質量，降低采購成本，提高公司整體運營效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及采購供貨方案相關的部門和人員，包括但不限于采購部門、需求部門、質量控制部門、財務部門等。（三）基本原則1.合法性原則：供貨方案的制定與執(zhí)行必須符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質量產(chǎn)品或服務的供應商，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常開展。3.成本效益原則：在保證產(chǎn)品質量和服務水平的前提下，通過合理的采購策略和供應商管理，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。4.公平公正原則：在供應商選擇、供貨方案評審等環(huán)節(jié)，遵循公平、公正的原則，確保所有潛在供應商享有平等的機會。5.誠實守信原則：公司與供應商之間應建立誠實守信的合作關系，嚴格履行合同約定。二、供貨方案的制定（一）需求分析1.采購部門應定期與需求部門溝通，了解公司生產(chǎn)經(jīng)營活動對物資和服務的需求情況，包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間等。2.需求部門應詳細填寫《物資/服務需求申請表》，明確需求的具體內容，并提交給采購部門。3.采購部門對需求信息進行整理和分析，結合公司庫存情況，確定實際采購需求。（二）供應商選擇1.供應商信息收集采購部門通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。建立供應商信息庫，記錄供應商的基本情況、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等信息。2.供應商篩選根據(jù)采購需求和公司供應商選擇標準，對收集到的供應商信息進行篩選，初步確定符合條件的供應商名單。采購部門可組織相關人員對初步篩選出的供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理體系、生產(chǎn)設備、人員素質等情況。3.供應商評估采購部門會同質量控制部門、財務部門等相關部門，對實地考察合格的供應商進行綜合評估。評估內容包括供應商的資質信譽、產(chǎn)品質量、價格競爭力、交貨能力、售后服務等方面。采用打分制對供應商進行評估，根據(jù)評估結果確定合格供應商名單，并按照得分高低進行排序。4.供應商確定采購部門將合格供應商名單提交給公司管理層審批，經(jīng)批準后確定最終的供應商。與確定的供應商簽訂《采購框架協(xié)議》，明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨方式、付款方式、質量標準、售后服務等條款。（三）供貨方案編制1.采購部門根據(jù)確定的供應商和采購需求，組織編制供貨方案。2.供貨方案應包括以下內容：供應商基本情況：介紹供應商的名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等信息。采購物資/服務明細：詳細列出采購的物資或服務的品種、規(guī)格、數(shù)量、質量要求等。價格條款：明確采購價格、價格調整方式、付款方式及期限等。交貨條款：確定交貨時間、交貨地點、運輸方式、包裝要求等。質量保證條款：規(guī)定供應商應提供的質量保證文件、質量檢驗標準和方法、質量問題處理措施等。售后服務條款：說明供應商提供售后服務的內容、響應時間、維修期限等。風險評估與應對措施：分析供貨過程中可能存在的風險，如供應商違約、質量問題、交貨延遲等，并制定相應的應對措施。3.供貨方案編制完成后，采購部門應組織相關人員進行審核，確保方案內容完整、準確、合理。審核通過后的供貨方案提交給公司管理層審批。三、供貨方案的審核（一）審核流程1.采購部門將供貨方案提交給質量控制部門審核，質量控制部門重點審核方案中的質量保證條款、質量檢驗標準和方法等內容，確保采購的物資或服務符合公司質量要求。2.質量控制部門審核通過后，將供貨方案提交給財務部門審核，財務部門主要審核方案中的價格條款、付款方式及期限等內容，評估采購成本和資金安排的合理性。3.財務部門審核通過后，將供貨方案提交給公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標、生產(chǎn)經(jīng)營需求、風險狀況等因素，對供貨方案進行全面審查，做出最終審批決定。（二）審核要點1.質量方面質量標準是否明確、合理，是否符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求。質量檢驗方法是否可行，質量保證措施是否有效。供應商的質量管理體系是否健全，是否具備有效的質量控制手段。2.價格方面采購價格是否合理，是否與市場行情相符。價格調整機制是否明確，是否有利于公司控制成本。付款方式及期限是否符合公司資金管理規(guī)定，是否存在潛在的財務風險。3.交貨方面交貨時間是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，是否具有可操作性。交貨地點是否明確，運輸方式是否安全、可靠、經(jīng)濟。包裝要求是否能夠保證物資在運輸過程中的安全和完好。4.售后服務方面售后服務內容是否全面、具體，是否能夠滿足公司需求。售后服務響應時間是否合理，維修期限是否符合行業(yè)慣例。供應商的售后服務能力和信譽如何，是否有足夠的資源和經(jīng)驗提供優(yōu)質的售后服務。5.風險方面對供貨過程中可能存在的風險識別是否全面，風險評估是否準確。針對風險制定的應對措施是否有效、可行，是否能夠降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。四、供貨方案的執(zhí)行（一）合同簽訂1.供貨方案經(jīng)公司管理層審批通過后，采購部門與供應商簽訂正式的采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，其條款應與供貨方案一致，并符合法律法規(guī)的要求。2.采購合同簽訂前，采購部門應組織相關人員對合同條款進行再次審核，確保合同內容準確無誤。審核通過后的合同提交給公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章。（二）訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同和公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確物資或服務的具體規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。（三）交貨驗收1.供應商交貨前，應提前通知采購部門，采購部門組織質量控制部門等相關人員按照合同約定的質量標準和驗收方法進行驗收。2.驗收合格的物資或服務，采購部門應及時辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資或服務，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，并承擔相應的違約責任。3.質量控制部門應做好驗收記錄，包括驗收時間、驗收人員、驗收結果等信息。驗收記錄作為供應商評價和貨款支付的重要依據(jù)。（四）付款管理1.財務部門根據(jù)采購合同和驗收記錄，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。2.付款前，財務部門應審核相關憑證的真實性、合法性和完整性，確保付款依據(jù)充分、準確。3.對于不符合付款條件的情況，財務部門應及時與采購部門溝通，采取相應的措施進行處理。五、供貨方案的評估與改進（一）評估指標1.質量指標：包括物資或服務的合格率、退貨率、質量投訴率等。2.價格指標：采購價格與市場平均價格的差異率、采購成本節(jié)約率等。3.交貨指標：交貨準時率、交貨延遲次數(shù)等。4.服務指標：售后服務滿意度、響應時間等。5.合作指標：供應商配合度、合同履行率等。（二）評估周期1.采購部門應定期對供應商的供貨情況進行評估，評估周期為每季度一次。2.對于重要物資或服務的供應商，可根據(jù)實際情況增加評估次數(shù)。（三）評估方法1.采購部門收集供應商的相關數(shù)據(jù)，包括質量檢驗報告、交貨記錄、售后服務反饋等。2.采用定量分析與定性分析相結合的方法，對供應商的各項評估指標進行計算和分析。3.根據(jù)評估結果，對供應商進行排名，并形成《供應商評估報告》。（四）改進措施1.對于評估結果優(yōu)秀的供應商，公司可給予適當?shù)莫剟睿缭黾硬少彿蓊~、優(yōu)先付款等，以鼓勵其繼續(xù)保持良好的合作關系。2.對于評估結果不理想的供應商，采購部門應與其溝通，分析原因，要求其制定改進措施，并跟蹤改進效果。3.如供應商在規(guī)定期限內未能有效改進，或出現(xiàn)嚴重違反合同約定的情況，采購部門應考慮暫?；蚪K止與其合作，并重新選擇供應商。4.公司應定期對供貨方案管理制度進行總結和分析，根據(jù)評估結果和實際工作中發(fā)現(xiàn)的問題，及時修訂和完善相關制度和流程，不斷提高公司供貨方案管理水平。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內部設立監(jiān)督小組，成員包括采購部門、質量控制部門、財務部門等相關人員，負責對供貨方案的制定、審核、執(zhí)行等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對供貨方案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關部門進行整改，并跟蹤整改情況。3.公司鼓勵員工對供貨方案管理過程中的違規(guī)行為進行舉報，對于經(jīng)查實的舉報，給予舉報人適當?shù)莫剟?。（二）考核制?.建立供貨方案管理考核制度，對采購部門及相關人員在供貨方案管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價。2.考核內容包括供貨方案的準確性、及時性、合理性，供應商管理水平，合同執(zhí)行情況，