會(huì)議推廣管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)議推廣活動(dòng)的組織與管理，提高會(huì)議推廣的效果和效率，確保公司各項(xiàng)會(huì)議能夠順利舉辦并達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類會(huì)議的推廣工作，包括但不限于業(yè)務(wù)會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議、年度大會(huì)等。（三）基本原則1.目標(biāo)導(dǎo)向原則會(huì)議推廣活動(dòng)應(yīng)緊密圍繞會(huì)議目標(biāo)展開，明確推廣重點(diǎn)和方向，確保推廣措施有助于實(shí)現(xiàn)會(huì)議預(yù)期效果。2.有效溝通原則建立多渠道、全方位的溝通機(jī)制，確保信息準(zhǔn)確、及時(shí)地傳達(dá)給目標(biāo)受眾，提高受眾對會(huì)議的關(guān)注度和參與度。3.成本效益原則在保證會(huì)議推廣效果的前提下，合理控制推廣成本，提高資源利用效率，實(shí)現(xiàn)投入產(chǎn)出的最大化。4.合規(guī)性原則會(huì)議推廣活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保推廣行為合法、合規(guī)。二、會(huì)議推廣組織架構(gòu)及職責(zé)（一）會(huì)議推廣領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司高層領(lǐng)導(dǎo)為核心的會(huì)議推廣領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)整體會(huì)議推廣策略的制定、重大決策的審批以及推廣活動(dòng)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。組長：[組長姓名]職責(zé)：全面領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議推廣工作，審批推廣方案，協(xié)調(diào)各方資源。成員：[成員姓名]職責(zé)：協(xié)助組長開展工作，參與推廣方案的討論與決策，監(jiān)督推廣活動(dòng)的執(zhí)行。（二）會(huì)議推廣工作小組由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及工作人員組成會(huì)議推廣工作小組，負(fù)責(zé)具體推廣任務(wù)的執(zhí)行。1.市場部職責(zé)：負(fù)責(zé)制定會(huì)議推廣計(jì)劃和方案，設(shè)計(jì)宣傳資料，組織線上線下宣傳活動(dòng)，收集和分析推廣數(shù)據(jù)。2.銷售部職責(zé)：協(xié)助市場部進(jìn)行客戶邀約，向客戶介紹會(huì)議內(nèi)容和價(jià)值，跟進(jìn)客戶報(bào)名情況，反饋客戶需求。3.行政部職責(zé)：負(fù)責(zé)會(huì)議場地的安排與布置，提供會(huì)議所需的設(shè)備和物資支持，協(xié)助組織會(huì)議現(xiàn)場的各項(xiàng)服務(wù)工作。4.其他相關(guān)部門職責(zé)：根據(jù)會(huì)議主題和內(nèi)容，提供專業(yè)領(lǐng)域的支持和建議，配合完成相關(guān)推廣任務(wù)。三、會(huì)議推廣計(jì)劃制定（一）會(huì)議信息收集與分析1.在會(huì)議籌備階段，由會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)收集會(huì)議的基本信息，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員要求等。2.市場部對收集到的會(huì)議信息進(jìn)行分析，結(jié)合公司業(yè)務(wù)需求、市場動(dòng)態(tài)以及目標(biāo)受眾特點(diǎn)，確定會(huì)議的核心價(jià)值和推廣亮點(diǎn)。（二）目標(biāo)受眾定位1.明確會(huì)議的目標(biāo)受眾群體，如公司內(nèi)部員工、合作伙伴、客戶、行業(yè)專家等。2.針對不同受眾群體的特征和需求，制定個(gè)性化的推廣策略和溝通方式。（三）推廣渠道選擇1.線上渠道公司官網(wǎng)：發(fā)布會(huì)議通知、詳細(xì)議程、演講嘉賓介紹等信息，并設(shè)置報(bào)名入口。社交媒體平臺(tái)：利用微信公眾號(hào)、微博、領(lǐng)英等平臺(tái)發(fā)布會(huì)議預(yù)告、精彩內(nèi)容片段、互動(dòng)話題等，吸引用戶關(guān)注和分享。行業(yè)網(wǎng)站和論壇：在相關(guān)行業(yè)網(wǎng)站和論壇上發(fā)布會(huì)議信息，參與行業(yè)討論，提高會(huì)議在行業(yè)內(nèi)的知名度。電子郵件：向公司內(nèi)部員工、合作伙伴、客戶等發(fā)送會(huì)議邀請郵件，介紹會(huì)議詳情并提醒報(bào)名。2.線下渠道海報(bào)張貼：在公司內(nèi)部辦公區(qū)域、園區(qū)、合作機(jī)構(gòu)等場所張貼會(huì)議海報(bào)。宣傳冊發(fā)放：制作會(huì)議宣傳冊，在會(huì)議現(xiàn)場、行業(yè)活動(dòng)、客戶拜訪等場景發(fā)放。電話邀約：銷售人員通過電話向目標(biāo)客戶介紹會(huì)議情況，邀請其參加。舉辦線下推介會(huì)：針對重點(diǎn)客戶或合作伙伴，舉辦線下推介會(huì)，深入介紹會(huì)議內(nèi)容和價(jià)值。（四）推廣計(jì)劃制定市場部根據(jù)上述分析和選擇，制定詳細(xì)的會(huì)議推廣計(jì)劃，明確各階段的推廣任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)以及推廣預(yù)算等。推廣計(jì)劃應(yīng)具有可操作性和靈活性，根據(jù)實(shí)際推廣效果及時(shí)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。四、宣傳資料設(shè)計(jì)與制作（一）宣傳資料類型1.會(huì)議海報(bào)設(shè)計(jì)簡潔明了、富有吸引力的會(huì)議海報(bào)，突出會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)等關(guān)鍵信息。2.宣傳冊制作內(nèi)容豐富、圖文并茂的宣傳冊，包括會(huì)議簡介、議程安排、演講嘉賓介紹、參會(huì)收益等。3.電子資料如PPT、PDF等格式的電子宣傳資料，方便通過線上渠道傳播和分享。（二）設(shè)計(jì)原則1.符合會(huì)議主題和風(fēng)格，展現(xiàn)公司品牌形象。2.內(nèi)容準(zhǔn)確、簡潔，重點(diǎn)突出，避免過多冗長和復(fù)雜的信息。3.設(shè)計(jì)排版美觀，色彩搭配協(xié)調(diào)，增強(qiáng)視覺吸引力。（三）制作流程1.由市場部負(fù)責(zé)宣傳資料的設(shè)計(jì)初稿，提交會(huì)議推廣領(lǐng)導(dǎo)小組審核。2.根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，確定最終設(shè)計(jì)方案。3.選擇專業(yè)的印刷或制作供應(yīng)商進(jìn)行宣傳資料的制作，確保質(zhì)量和交付時(shí)間。4.制作完成后，對宣傳資料進(jìn)行驗(yàn)收，檢查內(nèi)容準(zhǔn)確性和質(zhì)量是否符合要求。五、會(huì)議推廣活動(dòng)執(zhí)行（一）線上推廣活動(dòng)執(zhí)行1.官網(wǎng)更新按照推廣計(jì)劃及時(shí)在公司官網(wǎng)上發(fā)布會(huì)議相關(guān)信息，并根據(jù)會(huì)議籌備進(jìn)展情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新。2.社交媒體運(yùn)營定期發(fā)布會(huì)議推廣內(nèi)容，保持與用戶的互動(dòng)，回復(fù)用戶的咨詢和評論。利用社交媒體平臺(tái)的廣告投放功能，擴(kuò)大會(huì)議宣傳覆蓋面，精準(zhǔn)定位目標(biāo)受眾。3.電子郵件營銷精心撰寫會(huì)議邀請郵件，個(gè)性化稱呼收件人，突出會(huì)議亮點(diǎn)和對收件人的價(jià)值?？刂凄]件發(fā)送頻率，避免給收件人造成騷擾。（二）線下推廣活動(dòng)執(zhí)行1.海報(bào)張貼與宣傳冊發(fā)放按照預(yù)定的地點(diǎn)和時(shí)間安排，組織人員進(jìn)行海報(bào)張貼和宣傳冊發(fā)放工作，并確保張貼和發(fā)放的效果。2.電話邀約銷售人員按照邀約話術(shù)規(guī)范，通過電話向目標(biāo)客戶介紹會(huì)議情況，邀請其參加。在邀約過程中，記錄客戶反饋和需求，及時(shí)反饋給會(huì)議推廣工作小組。3.線下推介會(huì)舉辦提前做好推介會(huì)的策劃和準(zhǔn)備工作，包括場地布置、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等。在推介會(huì)上，安排專業(yè)人員向客戶詳細(xì)介紹會(huì)議內(nèi)容和價(jià)值，解答客戶疑問，促進(jìn)客戶報(bào)名。（三）推廣活動(dòng)監(jiān)控與調(diào)整1.建立推廣活動(dòng)監(jiān)控機(jī)制，定期收集和分析推廣數(shù)據(jù)，如網(wǎng)站流量、社交媒體關(guān)注度、郵件打開率、報(bào)名人數(shù)等。2.根據(jù)監(jiān)控結(jié)果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)推廣過程中存在的問題和不足，調(diào)整推廣策略和措施，確保推廣活動(dòng)按計(jì)劃順利進(jìn)行并達(dá)到預(yù)期效果。六、會(huì)議報(bào)名與資格審核（一）報(bào)名方式1.在線報(bào)名在公司官網(wǎng)、會(huì)議專屬報(bào)名頁面等設(shè)置在線報(bào)名入口，方便參會(huì)人員填寫報(bào)名信息。2.郵件報(bào)名提供專門的報(bào)名郵箱，接收參會(huì)人員通過郵件發(fā)送的報(bào)名信息。3.電話報(bào)名設(shè)立報(bào)名咨詢電話，接受參會(huì)人員的電話報(bào)名。（二）報(bào)名信息收集對報(bào)名人員提交的信息進(jìn)行詳細(xì)收集，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、所在單位、職位、報(bào)名參會(huì)的會(huì)議名稱及場次等。（三）資格審核1.由會(huì)議主辦部門和相關(guān)審核部門根據(jù)會(huì)議要求和參會(huì)資格條件，對報(bào)名人員的信息進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括報(bào)名人員的身份真實(shí)性、是否符合參會(huì)資格要求、報(bào)名信息完整性等。3.對于審核通過的報(bào)名人員，發(fā)送確認(rèn)通知，告知其報(bào)名成功及會(huì)議相關(guān)注意事項(xiàng)；對于審核不通過的報(bào)名人員，及時(shí)反饋原因。七、會(huì)議現(xiàn)場支持與服務(wù)（一）場地布置行政部按照會(huì)議要求和設(shè)計(jì)方案，對會(huì)議場地進(jìn)行精心布置，包括舞臺(tái)搭建、音響燈光調(diào)試、桌椅擺放、資料擺放等，營造良好的會(huì)議氛圍。（二）設(shè)備保障確保會(huì)議現(xiàn)場的各類設(shè)備正常運(yùn)行，如投影儀、麥克風(fēng)、電腦等，提前進(jìn)行設(shè)備檢查和調(diào)試，安排專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)場值班，及時(shí)處理設(shè)備突發(fā)故障。（三）餐飲服務(wù)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和時(shí)長，合理安排餐飲服務(wù)，提供豐富多樣、衛(wèi)生可口的飲食選擇，并確保餐飲供應(yīng)的及時(shí)性和質(zhì)量。（四）簽到及引導(dǎo)服務(wù)在會(huì)議入口處設(shè)置簽到臺(tái)，安排專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，發(fā)放會(huì)議資料、胸牌等物品。同時(shí)，安排引導(dǎo)人員，為參會(huì)人員提供指引，幫助其順利找到座位。（五）會(huì)議記錄與攝影攝像安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，包括會(huì)議內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。同時(shí)，進(jìn)行攝影攝像工作，記錄會(huì)議精彩瞬間，為會(huì)議后續(xù)總結(jié)和宣傳提供素材。八、會(huì)議推廣效果評估（一）評估指標(biāo)設(shè)定1.參與度指標(biāo)如報(bào)名人數(shù)、參會(huì)人數(shù)、參會(huì)率等，反映會(huì)議推廣活動(dòng)吸引目標(biāo)受眾參與的程度。2.傳播效果指標(biāo)如網(wǎng)站訪問量、社交媒體曝光量、分享次數(shù)、媒體報(bào)道數(shù)量等，衡量會(huì)議在不同渠道的傳播廣度和影響力。3.滿意度指標(biāo)通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談等方式收集參會(huì)人員對會(huì)議內(nèi)容、組織安排、服務(wù)質(zhì)量等方面的滿意度評價(jià)。（二）評估方法選擇1.數(shù)據(jù)分析利用相關(guān)統(tǒng)計(jì)工具和平臺(tái)，對推廣過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，評估各項(xiàng)指標(biāo)的完成情況。2.問卷調(diào)查在會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)向參會(huì)人員發(fā)放滿意度調(diào)查問卷，收集反饋意見和建議。3.現(xiàn)場訪談與部分參會(huì)人員、演講嘉賓、合作伙伴等進(jìn)行面對面訪談，了解他們對會(huì)議推廣及舉辦效果的看法和評價(jià)。（三）評估周期1.階段性評估在會(huì)議推廣過程中，根據(jù)推廣計(jì)劃和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，定期對推廣效果進(jìn)行階段性評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并調(diào)整策略。2.會(huì)后綜合評估會(huì)議結(jié)束后，對整個(gè)會(huì)議推廣活動(dòng)進(jìn)行全面、綜合的評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的會(huì)議推廣工作提供參考。（四）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的推廣團(tuán)隊(duì)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)員工積極參與會(huì)議推廣工作。2.針對評估過程中發(fā)現(xiàn)的問題和不足之處，制定改進(jìn)措施，納入公司會(huì)議推廣工作的持續(xù)優(yōu)化機(jī)制中，不斷提高會(huì)議推廣的質(zhì)量和效果。九、會(huì)議推廣預(yù)算管理（一）預(yù)算編制原則1.合理性原則根據(jù)會(huì)議推廣的目標(biāo)、規(guī)模、渠道選擇等因素，合理估算各項(xiàng)推廣費(fèi)用，確保預(yù)算編制科學(xué)合理。2.必要性原則優(yōu)先保障會(huì)議推廣的核心任務(wù)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)所需費(fèi)用，避免不必要的開支。3.可控性原則明確預(yù)算執(zhí)行責(zé)任，加強(qiáng)對預(yù)算執(zhí)行過程的監(jiān)控和管理，確保預(yù)算費(fèi)用在可控范圍內(nèi)使用。（二）預(yù)算內(nèi)容1.宣傳資料制作費(fèi)用包括海報(bào)設(shè)計(jì)制作、宣傳冊印刷、電子資料制作等費(fèi)用。2.線上推廣費(fèi)用如網(wǎng)站廣告投放、社交媒體推廣、電子郵件營銷平臺(tái)使用等費(fèi)用。3.線下推廣費(fèi)用包括海報(bào)張貼、宣傳冊發(fā)放、電話邀約、線下推介會(huì)舉辦等費(fèi)用。4.活動(dòng)執(zhí)行費(fèi)用如場地租賃、設(shè)備租賃、餐飲服務(wù)、會(huì)議記錄與攝影攝像等費(fèi)用。5.其他費(fèi)用如工作人員加班補(bǔ)貼、臨時(shí)物料采購等費(fèi)用。（三）預(yù)算審批與執(zhí)行1.會(huì)議推廣預(yù)算由市場部負(fù)責(zé)編制，經(jīng)會(huì)議推廣領(lǐng)導(dǎo)小組審核后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審批。2.財(cái)務(wù)部門按照審批通過的預(yù)算對會(huì)議推廣費(fèi)用進(jìn)行嚴(yán)格控制和管理，確保費(fèi)用支出合規(guī)、合理。3.會(huì)議推廣工作小組在執(zhí)行預(yù)算過程中，應(yīng)定期向財(cái)務(wù)部門匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行情