從業(yè)記錄管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司從業(yè)記錄管理，確保員工從業(yè)信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯，加強公司人力資源管理的規(guī)范化和科學(xué)化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。（三）基本原則1.真實準(zhǔn)確原則：從業(yè)記錄應(yīng)如實反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)、培訓(xùn)情況等信息，確保記錄的真實性和準(zhǔn)確性。2.及時更新原則：隨著員工工作的進展和變動，相關(guān)從業(yè)記錄應(yīng)及時進行更新，保證信息的時效性。3.保密原則：嚴(yán)格保護員工從業(yè)記錄中的個人隱私信息，未經(jīng)員工本人同意，不得隨意泄露。二、從業(yè)記錄內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名：員工的全名。2.性別：員工的性別。3.出生日期：員工的出生年月日。4.民族：員工所屬民族。5.籍貫：員工的籍貫所在地。6.政治面貌：員工的政治身份。7.婚姻狀況：員工的婚姻狀態(tài)。8.聯(lián)系方式：包括手機號碼、電子郵箱等，確保公司能夠及時與員工取得聯(lián)系。（二）入職信息1.入職時間：員工正式加入公司的日期。2.入職部門：員工所在的工作部門。3.崗位名稱：員工擔(dān)任的具體工作崗位。4.試用期期限：若有試用期，記錄試用期的時長。5.勞動合同期限：與公司簽訂的勞動合同的起止時間。（三）工作經(jīng)歷1.過往工作單位：詳細(xì)列出員工曾經(jīng)工作過的單位名稱。2.擔(dān)任職位：在過往單位擔(dān)任的具體職務(wù)。3.工作起止時間：在各過往單位的工作時間段。4.工作職責(zé)與業(yè)績：簡要描述在各過往單位的主要工作職責(zé)以及取得的工作業(yè)績。（四）培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)課程名稱：參加過的各類培訓(xùn)課程的具體名稱。2.培訓(xùn)時間：培訓(xùn)課程的起止時間。3.培訓(xùn)機構(gòu)：負(fù)責(zé)培訓(xùn)的機構(gòu)名稱。4.培訓(xùn)考核結(jié)果：記錄培訓(xùn)后的考核成績或評價。（五）考核記錄1.考核周期：如月度考核、季度考核、年度考核等。2.考核指標(biāo)及得分：列出各項考核指標(biāo)的具體內(nèi)容以及對應(yīng)的考核得分。3.考核評價：對員工考核表現(xiàn)的綜合評價，如優(yōu)秀、良好、合格、不合格等。（六）獎懲記錄1.獎勵情況：包括獲得的公司內(nèi)部獎勵、外部榮譽等，記錄獎勵名稱、頒發(fā)時間及原因。2.懲罰情況：如警告、罰款、降職等處罰，記錄處罰原因、時間及處理結(jié)果。（七）崗位變動記錄1.崗位變動時間：員工崗位發(fā)生變動的具體日期。2.變動前崗位：變動前擔(dān)任的崗位名稱。3.變動后崗位：變動后擔(dān)任的崗位名稱。4.崗位變動原因：說明崗位變動的原因，如公司業(yè)務(wù)調(diào)整、員工個人發(fā)展等。（八）離職信息1.離職時間：員工離開公司的日期。2.離職原因：記錄員工離職的原因，如合同期滿、個人發(fā)展、公司裁員等。3.離職手續(xù)辦理情況：是否完成離職手續(xù)，包括工作交接、財務(wù)結(jié)算等。三、從業(yè)記錄管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善從業(yè)記錄管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.建立和維護員工從業(yè)記錄檔案，確保記錄的完整性和準(zhǔn)確性。3.定期對從業(yè)記錄進行整理和分析，為公司人力資源決策提供數(shù)據(jù)支持。4.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，辦理員工從業(yè)記錄的查詢、借閱、修改等手續(xù)。（二）各部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)本部門員工從業(yè)記錄信息的收集、審核和報送工作，確保信息的真實可靠。2.根據(jù)工作需要，及時向人力資源部門反饋員工的崗位變動、考核評價等情況。3.協(xié)助人力資源部門做好從業(yè)記錄的管理工作，配合完成相關(guān)調(diào)查和統(tǒng)計工作。（三）員工本人1.對個人從業(yè)記錄信息的真實性和完整性負(fù)責(zé)，如有信息變更應(yīng)及時通知人力資源部門。2.有權(quán)查詢本人的從業(yè)記錄，對記錄中的錯誤或不實信息有權(quán)提出更正申請。四、從業(yè)記錄的建立與更新（一）入職時1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)收集其個人基本信息、入職信息等，并建立初始從業(yè)記錄檔案。2.員工應(yīng)如實填寫入職登記表等相關(guān)資料，提供真實有效的證明文件，如身份證、學(xué)歷證書、工作經(jīng)歷證明等。（二）日常工作中1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時記錄員工的工作表現(xiàn)、培訓(xùn)情況、獎懲情況等信息，并定期報送人力資源部門。2.人力資源部門根據(jù)各部門報送的信息，及時更新員工從業(yè)記錄檔案，確保記錄的時效性。（三）崗位變動時1.員工崗位發(fā)生變動時，所在部門應(yīng)在變動后[X]個工作日內(nèi)將崗位變動信息報送人力資源部門。2.人力資源部門根據(jù)崗位變動信息，及時更新員工的崗位信息、工作職責(zé)等內(nèi)容，并調(diào)整相應(yīng)的考核指標(biāo)和評價標(biāo)準(zhǔn)。（四）培訓(xùn)與考核后1.培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)機構(gòu)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將培訓(xùn)考核結(jié)果反饋給人力資源部門。2.考核周期結(jié)束后，各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成員工的考核工作，并將考核記錄報送人力資源部門。人力資源部門根據(jù)考核結(jié)果更新員工的考核記錄檔案。（五）獎懲發(fā)生時1.公司決定對員工進行獎勵或懲罰時，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將獎懲情況書面通知人力資源部門。2.人力資源部門根據(jù)獎懲通知，及時在員工從業(yè)記錄檔案中記錄獎懲信息，并更新相應(yīng)的積分或績效數(shù)據(jù)。五、從業(yè)記錄的查詢與借閱（一）查詢權(quán)限1.員工本人有權(quán)隨時查詢自己的從業(yè)記錄。2.人力資源部門工作人員因工作需要可查詢員工的從業(yè)記錄。3.公司內(nèi)部其他部門因工作需要查詢員工從業(yè)記錄時，需填寫《從業(yè)記錄查詢申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。審批通過后，由人力資源部門負(fù)責(zé)提供查詢服務(wù)。（二）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱員工從業(yè)記錄檔案。如有特殊情況需要借閱，需填寫《從業(yè)記錄借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因和借閱期限。2.借閱申請經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，并確保檔案的安全和完整。3.借閱人不得擅自復(fù)制、傳播或泄露所借閱的從業(yè)記錄信息。六、從業(yè)記錄的保密與安全（一）保密措施1.人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)從業(yè)記錄檔案的管理，確保檔案存放地點的安全。2.對從業(yè)記錄檔案進行分類存放，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，防止信息泄露。3.涉及員工個人隱私的信息，如聯(lián)系方式、家庭住址等，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)員工同意不得對外披露。（二）安全管理1.加強對從業(yè)記錄檔案存儲設(shè)備的管理，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.對存儲從業(yè)記錄檔案的計算機系統(tǒng)設(shè)置安全防護措施，防止病毒入侵和黑客攻擊。3.如發(fā)生從業(yè)記錄信息泄露事件，應(yīng)立即采取措施進行調(diào)查和處理，并及時向公司管理層報告。七、從業(yè)記錄的修改與刪除（一）修改申請1.員工發(fā)現(xiàn)本人從業(yè)記錄中的信息存在錯誤或不實之處，可向人力資源部門提出修改申請，并提供相關(guān)證明材料。2.人力資源部門收到修改申請后，應(yīng)進行核實。如情況屬實，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對從業(yè)記錄進行修改。（二）刪除規(guī)定1.一般情況下，從業(yè)記錄應(yīng)長期保存，不得隨意刪除。2.若員工離職后，因特殊原因需要刪除其從業(yè)記錄，需由員工本人提出書面申請，并經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)。人力資源部門在完成相關(guān)審批手續(xù)后，方可對記錄進行刪除操作。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.人力資源部門應(yīng)定期對從業(yè)記錄管理情況進行檢查，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢查內(nèi)容包括從業(yè)記錄檔案的建立、更新、查詢、借閱等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定，信息是否及時、準(zhǔn)確錄入等。（二）違規(guī)處理1.對于在從業(yè)記錄管理過程中違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的