會(huì)展經(jīng)營(yíng)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，提高會(huì)展服務(wù)質(zhì)量和管理水平，確保會(huì)展業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)公司的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與會(huì)展經(jīng)營(yíng)相關(guān)的部門(mén)和人員，包括但不限于會(huì)展策劃部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部、客戶(hù)服務(wù)部、財(cái)務(wù)部、行政部等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：會(huì)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.客戶(hù)至上原則：以客戶(hù)需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、個(gè)性化的會(huì)展服務(wù)，滿(mǎn)足客戶(hù)期望，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度。3.質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控會(huì)展項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保會(huì)展活動(dòng)的質(zhì)量和效果，樹(shù)立公司良好的品牌形象。4.效益優(yōu)先原則：在保證會(huì)展質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，合理控制成本，提高經(jīng)營(yíng)效益，實(shí)現(xiàn)公司可持續(xù)發(fā)展。5.團(tuán)隊(duì)協(xié)作原則：各部門(mén)之間要密切配合、協(xié)同工作，形成高效的團(tuán)隊(duì)合作機(jī)制，共同完成會(huì)展項(xiàng)目。二、會(huì)展項(xiàng)目策劃與立項(xiàng)（一）市場(chǎng)調(diào)研1.會(huì)展策劃部應(yīng)定期收集、分析國(guó)內(nèi)外會(huì)展市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、行業(yè)趨勢(shì)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息等，為會(huì)展項(xiàng)目策劃提供依據(jù)。2.根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)客戶(hù)需求，提出會(huì)展項(xiàng)目策劃的初步設(shè)想。（二）項(xiàng)目策劃1.會(huì)展策劃部負(fù)責(zé)制定詳細(xì)的會(huì)展項(xiàng)目策劃方案，內(nèi)容包括項(xiàng)目主題、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、展品范圍、活動(dòng)內(nèi)容、宣傳推廣計(jì)劃、預(yù)算等。2.策劃方案應(yīng)充分考慮市場(chǎng)需求、客戶(hù)利益、行業(yè)特點(diǎn)等因素，確保項(xiàng)目具有創(chuàng)新性、可行性和吸引力。3.在策劃過(guò)程中，應(yīng)與市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部、客戶(hù)服務(wù)部等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，廣泛征求意見(jiàn)，對(duì)策劃方案進(jìn)行優(yōu)化完善。（三）項(xiàng)目立項(xiàng)1.會(huì)展策劃部將策劃方案提交公司管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后正式立項(xiàng)。2.立項(xiàng)后，成立會(huì)展項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)工作小組，明確各成員的職責(zé)分工，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。三、會(huì)展項(xiàng)目籌備（一）場(chǎng)地租賃與布置1.根據(jù)會(huì)展項(xiàng)目規(guī)模和要求，市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部負(fù)責(zé)聯(lián)系合適的會(huì)展場(chǎng)地，并簽訂租賃合同。2.會(huì)展策劃部負(fù)責(zé)制定場(chǎng)地布置方案，包括展位設(shè)計(jì)、搭建、裝飾等，確保場(chǎng)地布置符合項(xiàng)目主題和風(fēng)格要求。3.在場(chǎng)地布置過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守相關(guān)安全規(guī)定，確保施工安全。（二）展品組織與運(yùn)輸1.客戶(hù)服務(wù)部負(fù)責(zé)與參展商溝通協(xié)調(diào)，確定展品清單和運(yùn)輸要求。2.根據(jù)展品清單，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)展品的組織、包裝、運(yùn)輸?shù)裙ぷ?，確保展品安全、按時(shí)到達(dá)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)。3.在展品運(yùn)輸過(guò)程中，要做好跟蹤和記錄工作，及時(shí)解決運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）宣傳推廣1.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部制定會(huì)展項(xiàng)目宣傳推廣計(jì)劃，明確宣傳渠道、宣傳內(nèi)容、宣傳時(shí)間等。2.宣傳渠道包括但不限于網(wǎng)站、社交媒體、行業(yè)媒體、郵件營(yíng)銷(xiāo)、線(xiàn)下活動(dòng)等，要根據(jù)目標(biāo)客戶(hù)群體的特點(diǎn)和需求，選擇合適的宣傳渠道進(jìn)行推廣。3.設(shè)計(jì)制作宣傳資料，如海報(bào)、宣傳單頁(yè)、邀請(qǐng)函等，確保宣傳資料內(nèi)容準(zhǔn)確、形象、有吸引力。4.定期對(duì)宣傳推廣效果進(jìn)行評(píng)估和分析，根據(jù)評(píng)估結(jié)果及時(shí)調(diào)整宣傳策略和內(nèi)容，提高宣傳效果。（四）活動(dòng)組織與安排1.會(huì)展策劃部負(fù)責(zé)制定會(huì)展期間的活動(dòng)計(jì)劃，包括開(kāi)幕式、論壇、研討會(huì)、頒獎(jiǎng)典禮等。2.明確活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、議程安排等，確?；顒?dòng)組織有序、順利進(jìn)行。3.提前做好活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的布置、設(shè)備調(diào)試、人員安排等準(zhǔn)備工作，確?；顒?dòng)效果達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。（五）人員培訓(xùn)1.行政部負(fù)責(zé)組織會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，包括服務(wù)禮儀、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、應(yīng)急處理等方面的培訓(xùn)。2.通過(guò)培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識(shí)，確保為參展商和觀眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為員工績(jī)效評(píng)估的重要依據(jù)。四、會(huì)展項(xiàng)目實(shí)施（一）現(xiàn)場(chǎng)管理1.會(huì)展項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)工作小組負(fù)責(zé)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的整體管理和協(xié)調(diào)工作，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。2.安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)備維護(hù)等工作，為參展商和觀眾提供良好的參展環(huán)境。3.加強(qiáng)對(duì)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的問(wèn)題，確保會(huì)展活動(dòng)順利進(jìn)行。（二）客戶(hù)服務(wù)1.客戶(hù)服務(wù)部在會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立服務(wù)臺(tái)，為參展商和觀眾提供咨詢(xún)、引導(dǎo)、投訴處理等服務(wù)。2.及時(shí)收集客戶(hù)反饋意見(jiàn)，對(duì)客戶(hù)提出的問(wèn)題要認(rèn)真記錄，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)及時(shí)解決，確保客戶(hù)滿(mǎn)意度。3.定期對(duì)客戶(hù)服務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量和水平。（三）活動(dòng)執(zhí)行1.按照活動(dòng)計(jì)劃，認(rèn)真組織實(shí)施各項(xiàng)活動(dòng)，確保活動(dòng)的順利進(jìn)行和效果。2.在活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中，要注意與參與人員的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)調(diào)整活動(dòng)安排，確?；顒?dòng)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。3.活動(dòng)結(jié)束后，對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，分析活動(dòng)的優(yōu)點(diǎn)和不足之處，為今后的活動(dòng)組織提供經(jīng)驗(yàn)參考。五、會(huì)展項(xiàng)目結(jié)算與評(píng)估（一）結(jié)算1.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)展項(xiàng)目的費(fèi)用結(jié)算工作，根據(jù)合同約定和實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用，及時(shí)與參展商、服務(wù)商等進(jìn)行結(jié)算。2.結(jié)算過(guò)程中，要嚴(yán)格審核各項(xiàng)費(fèi)用的支出，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。3.定期編制會(huì)展項(xiàng)目財(cái)務(wù)報(bào)表，向公司管理層匯報(bào)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)狀況。（二）評(píng)估1.會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束后，會(huì)展策劃部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估。2.評(píng)估內(nèi)容包括項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成情況、客戶(hù)滿(mǎn)意度、經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等方面。3.通過(guò)評(píng)估，總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，分析存在的問(wèn)題和不足，提出改進(jìn)措施和建議，為今后的會(huì)展項(xiàng)目策劃和實(shí)施提供參考。六、會(huì)展項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.會(huì)展項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)工作小組負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)展項(xiàng)目可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括但不限于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、政策風(fēng)險(xiǎn)、自然風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。2.定期對(duì)會(huì)展項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的制定提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)減輕、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.明確風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，確保風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施得到有效落實(shí)。3.定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，確保風(fēng)險(xiǎn)始終處于可控狀態(tài)。七、會(huì)展項(xiàng)目檔案管理（一）檔案收集1.會(huì)展項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)工作小組負(fù)責(zé)收集會(huì)展項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、資料、圖片、視頻等檔案資料。2.檔案資料應(yīng)包括項(xiàng)目策劃方案、立項(xiàng)文件、場(chǎng)地租賃合同、展品清單、宣傳資料、活動(dòng)記錄、客戶(hù)反饋意見(jiàn)等。（二）檔案整理與歸檔1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照檔案管理的相關(guān)要求進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目等工作。2.將整理好的檔案資料及時(shí)歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，確保檔案資料的完整性和可查性。（三）檔案保管與利用1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案資料的安全保管。2.制定檔案查閱