專用材料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專用材料的管理，規(guī)范專用材料的采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，確保專用材料的安全、合理使用，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及專用材料管理的部門和人員。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等實(shí)際需求，合理確定專用材料的采購(gòu)數(shù)量和規(guī)格。2.成本控制原則：在保證專用材料質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本和使用成本。3.規(guī)范管理原則：建立健全專用材料管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。4.責(zé)任追究原則：對(duì)專用材料管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，追究相關(guān)人員責(zé)任。二、專用材料的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)專用材料的用途、特性等，將其分為以下幾類：1.生產(chǎn)用專用材料：直接用于產(chǎn)品生產(chǎn)過程的材料，如原材料、零部件等。2.研發(fā)用專用材料：用于新產(chǎn)品研發(fā)、試驗(yàn)的特殊材料。3.設(shè)備維護(hù)用專用材料：用于公司設(shè)備日常維護(hù)、維修的材料。4.辦公用專用材料：保障公司辦公正常運(yùn)轉(zhuǎn)所需的特殊材料，如特殊紙張、墨盒等。（二）編號(hào)規(guī)則為便于專用材料的管理和識(shí)別，對(duì)每類專用材料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用[具體編號(hào)方式，如字母+數(shù)字組合]，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，且能體現(xiàn)材料的類別、規(guī)格等信息。例如，生產(chǎn)用專用材料中某種特定規(guī)格的原材料編號(hào)為“SC001”，其中“SC”代表生產(chǎn)用材料，“001”為該材料的具體編號(hào)。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)需求，提前制定專用材料采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門匯總各部門采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合公司庫(kù)存情況，制定公司月度專用材料采購(gòu)總計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評(píng)估和審核。2.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。采購(gòu)部門可通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式確定供應(yīng)商。3.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同和采購(gòu)計(jì)劃，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)材料的詳細(xì)信息，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購(gòu)要求。2.采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或質(zhì)量問題，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商解決問題，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，采購(gòu)部門應(yīng)在確保質(zhì)量和滿足公司需求的前提下，盡快完成采購(gòu)任務(wù)。緊急采購(gòu)需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。（四）驗(yàn)收與入庫(kù)1.專用材料到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，對(duì)材料的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行檢驗(yàn)。2.驗(yàn)收合格的專用材料，由倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)時(shí)應(yīng)填寫入庫(kù)單，詳細(xì)記錄材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫(kù)單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)等部門留存。3.驗(yàn)收不合格的專用材料，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理辦法。如退貨、換貨等，確保公司利益不受損失。四、使用管理（一）領(lǐng)用流程1.各部門使用專用材料時(shí)，需填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。領(lǐng)用申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至倉(cāng)庫(kù)管理部門。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，辦理材料出庫(kù)手續(xù)，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。出庫(kù)時(shí)應(yīng)填寫出庫(kù)單，詳細(xì)記錄材料領(lǐng)用部門、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。出庫(kù)單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由領(lǐng)用部門、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)等部門留存。3.如庫(kù)存不足，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門補(bǔ)貨，并告知領(lǐng)用部門預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。（二）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)按照專用材料的使用說明和操作規(guī)程，正確使用專用材料，確保材料的安全、合理使用。2.嚴(yán)禁將專用材料挪作他用或私自轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要轉(zhuǎn)借，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。3.在專用材料使用過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告相關(guān)部門進(jìn)行處理。（三）消耗統(tǒng)計(jì)1.各部門應(yīng)建立專用材料消耗臺(tái)賬，定期對(duì)本部門專用材料的消耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。消耗臺(tái)賬應(yīng)記錄材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時(shí)間、用途等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期與各部門核對(duì)專用材料的出入庫(kù)數(shù)量，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。五、存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃1.根據(jù)專用材料的類別、特性等，合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)空間，設(shè)置不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如原材料區(qū)、零部件區(qū)、成品區(qū)等。2.對(duì)易燃易爆、有毒有害等特殊專用材料，應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）存儲(chǔ)條件1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度、濕度等環(huán)境條件應(yīng)符合專用材料存儲(chǔ)要求。2.對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的專用材料，如防潮、防曬、防火、防盜等，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，確保材料質(zhì)量不受影響。（三）庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)專用材料進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，屬于盤盈或盤虧的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定1.專用材料出現(xiàn)以下情況之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：超過規(guī)定使用期限，且已無法正常使用的。因質(zhì)量問題或其他原因，無法修復(fù)或繼續(xù)使用的。因技術(shù)更新、產(chǎn)品換代等原因，已不再使用且無利用價(jià)值的。2.各部門發(fā)現(xiàn)專用材料需要報(bào)廢時(shí)，應(yīng)填寫報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、材料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行鑒定。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的專用材料進(jìn)行鑒定。如鑒定為可報(bào)廢，在報(bào)廢申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并提交至財(cái)務(wù)部門審核。（二）報(bào)廢審批1.財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，主要審核報(bào)廢材料的賬面價(jià)值、報(bào)廢原因等是否合理。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過后方可進(jìn)行報(bào)廢處理。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的專用材料，由倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)組織清理和處理。報(bào)廢處理方式可根據(jù)材料特性和實(shí)際情況選擇，如出售給廢品回收公司、委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀等。2.在報(bào)廢處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括報(bào)廢材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、處理方式、處理時(shí)間、處理價(jià)格等信息。處理記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)專用材料管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行檢查，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面，確保供應(yīng)商嚴(yán)格履行合同義務(wù)。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專用材料質(zhì)量的日常檢驗(yàn)，確保入庫(kù)和使用的材料質(zhì)量合格。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專用材料倉(cāng)庫(kù)的日常管理，確保倉(cāng)庫(kù)環(huán)境符合要求，庫(kù)存材料賬實(shí)相符。（三）違規(guī)處理對(duì)在專用材料管理過程中違反本制度規(guī)定的部門和人員，視