物資付款付款管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物資采購付款流程，加強(qiáng)財務(wù)管理，保障公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有物資采購付款業(yè)務(wù)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等采購項目。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司財務(wù)制度，確保付款業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.依據(jù)合同約定和采購流程進(jìn)行付款，保障公司權(quán)益。3.加強(qiáng)審批管理，明確各層級審批權(quán)限，確保付款決策科學(xué)合理。4.注重資金預(yù)算管理，合理安排資金，提高資金使用效益。二、物資采購流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫物資采購申請單，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間、用途等信息。2.采購申請單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保需求真實合理。（二）采購審批1.采購申請單提交至采購部門后，采購部門根據(jù)需求進(jìn)行市場調(diào)研，選擇合適的供應(yīng)商。2.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，達(dá)成采購意向后，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等條款。3.采購合同簽訂后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)。審核通過后，采購合同交至財務(wù)部門備案。4.采購金額在[X]元以下的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管采購的副總經(jīng)理審批；采購金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。（三）物資驗收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備。2.物資到貨時，由采購部門、使用部門和質(zhì)量檢驗部門共同進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。3.驗收合格后，驗收人員在驗收單上簽字確認(rèn)。驗收單應(yīng)詳細(xì)記錄物資驗收情況，作為付款的依據(jù)之一。（四）發(fā)票開具與傳遞1.供應(yīng)商應(yīng)在物資交付并驗收合格后，按照合同約定及時開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同一致，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、稅率等。2.采購部門收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)核對發(fā)票信息是否準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行更換。3.采購部門將核對無誤的發(fā)票傳遞至財務(wù)部門，財務(wù)部門對發(fā)票進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性等。三、付款審批流程（一）付款申請1.物資驗收合格且發(fā)票審核通過后，采購部門填寫付款申請單，詳細(xì)注明采購合同編號、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、發(fā)票號碼、付款方式、收款單位等信息。2.付款申請單需附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證。3.付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。（二）財務(wù)審核1.財務(wù)部門收到付款申請單后，對付款申請的金額、付款方式、收款單位等信息進(jìn)行審核。2.財務(wù)人員核對采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。3.財務(wù)部門審核付款申請單上的付款金額是否與合同約定一致，是否在預(yù)算范圍內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與采購部門溝通核實。（三）審批權(quán)限1.付款金額在[X]元以下的，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.付款金額在[X]元至[X]元之間的，由分管財務(wù)的副總經(jīng)理審批。3.付款金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。（四）付款執(zhí)行1.經(jīng)審批通過的付款申請單，財務(wù)部門按照付款方式進(jìn)行付款操作。2.對于支票付款，財務(wù)人員應(yīng)確保支票填寫規(guī)范、準(zhǔn)確，并妥善保管支票存根。3.對于銀行轉(zhuǎn)賬付款，財務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真核對收款單位賬號、開戶行等信息，確保轉(zhuǎn)賬金額準(zhǔn)確無誤。4.付款完成后，財務(wù)人員在付款申請單上加蓋“已付款”印章，并登記付款臺賬。四、預(yù)付款管理（一）預(yù)付款申請1.因業(yè)務(wù)需要，確需支付預(yù)付款的，采購部門應(yīng)填寫預(yù)付款申請單，詳細(xì)注明采購項目名稱、供應(yīng)商名稱、預(yù)付款金額、預(yù)付款原因、預(yù)計到貨時間等信息。2.預(yù)付款申請單需附上采購合同草案或合作意向書等相關(guān)資料。3.預(yù)付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。（二）預(yù)付款審批1.財務(wù)部門收到預(yù)付款申請單后，對預(yù)付款的必要性、合理性進(jìn)行審核。2.財務(wù)人員評估供應(yīng)商的信譽(yù)和財務(wù)狀況，判斷支付預(yù)付款的風(fēng)險。3.預(yù)付款審批權(quán)限與付款審批權(quán)限相同。經(jīng)審批通過的預(yù)付款申請單，財務(wù)部門方可辦理預(yù)付款支付手續(xù)。（三）預(yù)付款跟蹤與核銷1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤預(yù)付款項的使用情況，及時與供應(yīng)商溝通，確保預(yù)付款按照合同約定用于采購物資。2.物資到貨驗收合格后，采購部門應(yīng)及時辦理預(yù)付款核銷手續(xù)。核銷時，采購部門填寫預(yù)付款核銷申請單，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門核對相關(guān)憑證，對預(yù)付款進(jìn)行核銷處理。如預(yù)付款金額大于實際采購金額，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商退款事宜。五、應(yīng)付賬款管理（一）應(yīng)付賬款核算1.財務(wù)部門應(yīng)按照采購合同和發(fā)票等憑證，及時、準(zhǔn)確地核算應(yīng)付賬款。2.應(yīng)付賬款應(yīng)按照供應(yīng)商名稱進(jìn)行明細(xì)核算，記錄每筆采購業(yè)務(wù)的應(yīng)付金額、已付金額、余額等信息。3.財務(wù)人員定期核對應(yīng)付賬款明細(xì)賬與供應(yīng)商對賬單，確保賬賬相符。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。（二）應(yīng)付賬款賬齡分析1.財務(wù)部門每月編制應(yīng)付賬款賬齡分析表，對應(yīng)付賬款的賬齡結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析。2.賬齡分析表應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、應(yīng)付賬款余額、賬齡區(qū)間（1個月以內(nèi)、13個月、36個月、6個月以上等）、占比等信息。3.通過賬齡分析，及時發(fā)現(xiàn)逾期未付賬款，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，如與供應(yīng)商溝通協(xié)商、安排付款計劃等。（三）應(yīng)付賬款清理1.財務(wù)部門定期對應(yīng)付賬款進(jìn)行清理，對長期掛賬的應(yīng)付賬款進(jìn)行核實。2.對于確實無法支付的應(yīng)付賬款，由采購部門和財務(wù)部門共同核實情況，提出處理意見，報公司管理層審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，財務(wù)部門將無法支付的應(yīng)付賬款轉(zhuǎn)為營業(yè)外收入進(jìn)行賬務(wù)處理。六、付款風(fēng)險控制（一）供應(yīng)商管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和選擇機(jī)制，對供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、財務(wù)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等方面進(jìn)行綜合評估。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時采取措施進(jìn)行調(diào)整，如減少采購量、暫停合作、更換供應(yīng)商等。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，建立良好的合作關(guān)系，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資。（二）合同管理1.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是付款條款。合同條款應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。2.加強(qiáng)對采購合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的管理，確保合同的有效執(zhí)行。3.法務(wù)部門應(yīng)參與采購合同的審核，對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行把關(guān)，防范法律風(fēng)險。（三）財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對物資采購付款業(yè)務(wù)的監(jiān)督，定期檢查付款流程的執(zhí)行情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行改進(jìn)。3.加強(qiáng)財務(wù)人員的培訓(xùn)，提高財務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險意識，確保財務(wù)監(jiān)督工作的有效開展。七、信息溝通與檔案管理（一）信息溝通1.采購部門、財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門之間應(yīng)建立有效的信息溝通機(jī)制，及時共享物資采購、驗收、付款等方面的信息。2.定期召開物資采購付款業(yè)務(wù)溝通會議，通報業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決存在的問題。3.建立信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購付款業(yè)務(wù)的信息化管理，提高工作效率和信息透明度。（二）檔案管理1.物資采購付款業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、合同、發(fā)票、驗收單、付款申請單等資料應(yīng)及時整理歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、保管，確保檔案的完整性和安全性。3.檔案保管期限應(yīng)符合國家法