淺談高職院校教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)〔作者:___________單位:___________:___________〕

摘要：隨著新世紀(jì)我國高職教育改革的不斷深化，高職院校的開展對管理人員提出了越來越高的要求。教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)基層教學(xué)事務(wù)，在教學(xué)管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，文章詳細(xì)闡述了高職院校教學(xué)秘書的工作職能與特點(diǎn)，論述了在新的時(shí)期高職院校教學(xué)秘書所應(yīng)具備的素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：高職；教學(xué)秘書；工作職能；業(yè)務(wù)素質(zhì)

胡錦濤同志指出：“浩瀚而珍貴的歷史知識既是人類總結(jié)昨天的記錄，又是人類把握今天、創(chuàng)造明天的向?qū)?。〞?南國都市報(bào)?2003年12月4日〕我國改革開放以來，高職教育經(jīng)歷了20年的艱苦探索，終于在1999年前后有了比擬明確的地位和目標(biāo)定位。1999年11月，教育部召開全國高職高專教育第一次教學(xué)工作會議，會后印發(fā)了?教育部關(guān)于加強(qiáng)高職高專教育人才培養(yǎng)工作的意見?〔教高[2000]2號〕，提出高職高專教育的六個(gè)特征，明確了它在高等教育中的地位及其根本的培養(yǎng)目標(biāo)，該文件指出了：“高職高專教育是我國高等教育的重要組成局部，培養(yǎng)擁護(hù)黨的根本路線，適應(yīng)生產(chǎn)、建設(shè)、管理、效勞第一線需要的，德、智、體、美等方面全面開展的高等技術(shù)應(yīng)用性專門人才〞。必須加強(qiáng)系級教學(xué)管理工作，加強(qiáng)院系教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，提高教務(wù)管理水平。

一、高院校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的根本職能和特點(diǎn)

〔一〕根本職能

1.效勞保障功能。管理即是效勞，教學(xué)秘書從事的是教學(xué)行政管理，是對教學(xué)方案實(shí)施過程中的常規(guī)管理，包括教學(xué)運(yùn)行管理、教學(xué)例行管理和教學(xué)檔案管理，它的主要目的是維持正常的教學(xué)秩序。教學(xué)秘書從開學(xué)初直至期末，緊緊圍繞為教學(xué)效勞、為師生效勞這一中心環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)處理具體的教學(xué)事務(wù)，保證教學(xué)活動的開展。

2.組織協(xié)調(diào)功能。組織各學(xué)院(系、部)落實(shí)各項(xiàng)教學(xué)工作，如教材征訂、教學(xué)方案的落實(shí)、期末考試工作、畢業(yè)生的畢業(yè)資格審查等，都由教學(xué)秘書組織完成。同時(shí)，由于教學(xué)管理的許多活動呈現(xiàn)縱橫交錯的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，教學(xué)任務(wù)的完成是由許多部門共同完成的，教學(xué)秘書協(xié)調(diào)著教務(wù)處、各學(xué)院(系、部)、教研室、教師、學(xué)生之間的各種關(guān)系，起著承上啟下、合理統(tǒng)籌的作用。

3.檢查監(jiān)督功能。教學(xué)秘書是聯(lián)結(jié)“教〞與“學(xué)〞的紐帶，經(jīng)常要深入課堂了解教師的教學(xué)情況、學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，檢查監(jiān)督教學(xué)環(huán)節(jié)的落實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理，以保證教學(xué)質(zhì)量和提高教學(xué)效果。

4.咨詢反應(yīng)功能。教學(xué)秘書還承當(dāng)著向師生員工宣傳學(xué)?；蛏霞壷鞴懿块T制定的各種規(guī)章制度，把教學(xué)管理文件傳達(dá)給師生，并主動征求和聽取他們的意見和建議，及時(shí)反應(yīng)給院(系、部)領(lǐng)導(dǎo)或教學(xué)主管部門，做好上情下達(dá)、下情上呈的協(xié)調(diào)溝通工作。

〔二〕主要特點(diǎn)

1.輔助性。教學(xué)秘書是學(xué)院(系、部)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。所以，輔助性是教學(xué)秘書工作的根本特征。學(xué)院(系、部)領(lǐng)導(dǎo)的工作千頭萬緒，涉及很多專門性的知識和技術(shù)，領(lǐng)導(dǎo)不可能事事都考慮得很周全，這就需要秘書協(xié)助、提醒。所以教學(xué)秘書應(yīng)兼有咨詢和補(bǔ)償功能。

2.效勞性。教學(xué)秘書工作就是為學(xué)院(系、部)領(lǐng)導(dǎo)和師生提供優(yōu)質(zhì)效勞的，要為領(lǐng)導(dǎo)的決策性工作創(chuàng)造方便條件，提高工作效率和質(zhì)量。教學(xué)秘書要為院(系、部)各部門效勞，為教師和學(xué)生效勞，只有全心全意為這三方面效勞，才能保證學(xué)院(系、部)教學(xué)任務(wù)的順利完成。

3.綜合性。教學(xué)秘書的工作涉及本學(xué)院(系、部)的全部教學(xué)工作。既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)，又要處理教學(xué)方面的具體事務(wù)，協(xié)調(diào)方方面面的關(guān)系。

4.政策性。任何一個(gè)單位，任何一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都要在自己的工作中貫徹執(zhí)行黨和國家的方針、政策。作為助手的教學(xué)秘書的工作內(nèi)容都與政策緊密相連。無論是輔助領(lǐng)導(dǎo)還是辦文、辦事都要認(rèn)真貫徹執(zhí)行相關(guān)政策和規(guī)定。

二、教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

能力是影響個(gè)體順利完成活動所必備的心理?xiàng)l件的綜合。從教學(xué)秘書的工作性質(zhì)出發(fā)，教書秘書的能力是影響順利完成教學(xué)秘書工作的必備心理?xiàng)l件的綜合。具體包括以下幾種[1]。

〔一〕具有優(yōu)良的綜合素質(zhì)

1.思想素質(zhì)

〔1〕堅(jiān)決的政治方向及掌握馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表〞重要思想等思想政治根本理論，熱愛黨的教育事業(yè)；

〔2〕良好的政策素養(yǎng)，自覺的法制觀念；

〔3〕優(yōu)良的道德品質(zhì)、敬業(yè)精神、工作責(zé)任感、事業(yè)心。

2.文化素質(zhì)

〔1〕掌握一定的人文社會科學(xué)與相關(guān)自然科學(xué)的根底理論、根底知識；

〔2〕具有比擬開闊的文化視野和文化選擇與批制的能力；

〔3〕具有一定的審美眼光和文體知識。

3.業(yè)務(wù)素質(zhì)

〔1〕具備一定的教育學(xué)、心理學(xué)及教學(xué)管理方面的根底理論知識。

〔2〕具有較好的收集、整理、傳播、運(yùn)用相關(guān)信息的能力。教學(xué)秘書的工作是具體的，每天要面對大量的文件、、會議、資料，這些材料都是從不同環(huán)節(jié)和角度，保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。這些信息材料的時(shí)效性、指導(dǎo)性和收藏價(jià)值各不相同，它涉及目前乃至今后教學(xué)的評估，教師的考核以及新專業(yè)的設(shè)置等教學(xué)工作，教學(xué)秘書必須具有迅速、準(zhǔn)確地處理這些材料的能力，也就是對材料分門別類，收藏存檔，并向系領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)，向有關(guān)教師及時(shí)通知。同時(shí)，教學(xué)秘書還要客觀、全面、及時(shí)地采集基層的反應(yīng)信息，及時(shí)整理，報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以進(jìn)一步執(zhí)行決策或調(diào)整補(bǔ)充，完善決策，使之更加符合教學(xué)實(shí)際的需求[2]。

總之，教學(xué)秘書收集整理的信息是校(系、部)級領(lǐng)導(dǎo)作決策的依據(jù)，信息的及時(shí)，客觀全面，直接關(guān)系到校(系、部)級管理工作的效率，信息處理的不好，就會影響到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策。因此，處理信息不僅是教學(xué)秘書的重要工作也是他們必須具備的能力。

〔3〕具備一定的秘書學(xué)、文書檔案學(xué)、管理學(xué)及寫作知識技能。寫作能力是教學(xué)秘書完成工作的根本功，無論是學(xué)校內(nèi)部溝通信息或者是對外進(jìn)行交流，都離不開信函和文稿的撰寫。及時(shí)、準(zhǔn)確、簡潔地使用書面語言寫作，完整地表達(dá)思想，都將直接影響到教學(xué)秘書工作的質(zhì)量。文字寫作能力對于教學(xué)秘書來說是必不可少的，是一個(gè)合格教學(xué)秘書的根本要求。

要提高寫作能力，必須不斷增加寫作的修養(yǎng)，強(qiáng)化寫作訓(xùn)練，日常工作中各種教學(xué)文稿寫好后，要反復(fù)讀幾遍，刪除含混的字詞和不符合語法的句子。值得一提的是，教學(xué)秘書的寫作應(yīng)從公文寫作的特點(diǎn)出發(fā)，掌握好教學(xué)公文的格式的報(bào)告要結(jié)構(gòu)層次清楚語言準(zhǔn)確、鮮明生動，這是對教學(xué)公文寫作的根本要求?？傊?，多讀多寫是提高寫作的根本和唯一手段，教學(xué)秘書應(yīng)注意平時(shí)的積累和提高。

〔4〕具有與所從事的教務(wù)管理相關(guān)的學(xué)科專業(yè)根本知識，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識技能。計(jì)算機(jī)的使用已廣泛地進(jìn)入高校機(jī)關(guān)的各個(gè)部門，熟練掌握和使用計(jì)算機(jī)是教學(xué)秘書的根本技能。計(jì)算機(jī)顯著特點(diǎn)是功能多、效率高、速度快。教學(xué)秘書的許多日常事務(wù)工作，如學(xué)籍管理、檔案管理、教學(xué)方案修訂等工作都利用計(jì)算機(jī)完成。計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代社會中的影響越來越廣泛，隨著參加世貿(mào)，高校與國外的交流和聯(lián)系也日益頻繁，外語的聽說能力也日益顯得重要，計(jì)算機(jī)和外語作為現(xiàn)代社會的重要溝通工具，與人們的工作聯(lián)系不斷密切。教學(xué)秘書要不斷加強(qiáng)使用這些工具的水平，以適應(yīng)未來工作的各種要求，教學(xué)秘書要有這種預(yù)見和緊迫感。

4.身心素質(zhì)

〔1〕身體健康，并有堅(jiān)持健身鍛煉的習(xí)慣與能力；

〔2〕心理健康，有較好的心理承受能力

〔二〕具有合理的專業(yè)知識技能結(jié)構(gòu)：即優(yōu)化相關(guān)領(lǐng)域尤其是文化、業(yè)務(wù)方面的知識技能結(jié)構(gòu)。

〔三〕熟悉教務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)及流程，不斷增強(qiáng)教務(wù)管理運(yùn)作能力、組織協(xié)調(diào)能力，包括具有一定的公共關(guān)系、人際關(guān)系協(xié)調(diào)能力等。

秘書的工作是輔助系主任處理的日常事務(wù)，確保教學(xué)的工作有條不紊地展開。這種工作防止不了時(shí)刻與人打交道，既有聯(lián)系學(xué)校各部門機(jī)關(guān)和廣闊教職工，又有來自基層的匯報(bào)和請示的問題。這需要教學(xué)秘書是有較強(qiáng)的溝通能力。

這是因?yàn)榻虒W(xué)秘書參加校內(nèi)各機(jī)關(guān)的會議，經(jīng)常和上下左右部門的人員傳遞消息，加之他們的個(gè)性不同，而且由于工作不同所形成文化氣氛也不同，為到達(dá)溝通暢通，需要教學(xué)秘書在堅(jiān)持原那么的前提下，要有靈活性和應(yīng)變性，適時(shí)地進(jìn)行印象整飭，熱情、大力而又機(jī)智、幽默地傳遞信息。在進(jìn)行口頭語言溝通時(shí)，秘書常常即席而發(fā)，沒有時(shí)間在表達(dá)思想時(shí)字斟句酌，這需要教學(xué)秘書在熟悉工作業(yè)務(wù)的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)邏輯學(xué)、社會心理學(xué)、修辭學(xué)、教育學(xué)、專業(yè)知識等知識的學(xué)習(xí)，提高講演藝術(shù)和精確陳述思想的能力，提高溝通效果[3]。

協(xié)調(diào)是指多個(gè)部門，多個(gè)成員間的互相配合，它既有數(shù)量的配合，又有各項(xiàng)工作的時(shí)間配合以及行動的配合。與其他教師相比，教學(xué)秘書的許多工作需要與他人協(xié)同合作方能完成任務(wù)。教學(xué)秘書作為系領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀在協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)部署、安排教學(xué)活動時(shí)，要積極主動，同時(shí)對事物的開展要有預(yù)見性。要充分考慮各個(gè)教師特點(diǎn)和需要的前提下對各項(xiàng)事情的輕重緩急，所需時(shí)間及易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)做到心中有數(shù)。綜合這些方面的情況，有理有據(jù)地安排系上有關(guān)的教學(xué)活動。教學(xué)秘書在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的工作時(shí)，要用開展的觀點(diǎn)，對要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)安排、檢查、調(diào)研工作的各環(huán)節(jié)事先應(yīng)認(rèn)真思考一番，對可能出現(xiàn)的情況應(yīng)有準(zhǔn)備，以防意外。教學(xué)秘書應(yīng)有這種能力，幫助系里領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理各種事務(wù)，以推動系里工作順利進(jìn)行。教學(xué)秘書還應(yīng)有合作的觀念和能力。教學(xué)秘書在協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)和催促其他人員完成任務(wù)的同時(shí)，要有明確的角色定位，不能把自己等價(jià)于領(lǐng)導(dǎo)，言行舉止要和藹，不應(yīng)高人一等，實(shí)際工作要任勞任怨，只有這樣，才能與辦公室其他人員要處理好協(xié)同合作的問題。此外，教學(xué)秘書還要與上級業(yè)務(wù)部門，如教務(wù)處、科研處等部門進(jìn)行聯(lián)系合作?？傊?，協(xié)同合作地才能完成各項(xiàng)任務(wù)，教學(xué)秘書要有這種合作的精神，更要有這種能力。

〔四〕不斷學(xué)習(xí)相關(guān)理論，更新教育思想觀念，結(jié)合工作實(shí)際，開展教學(xué)管理研究，提高創(chuàng)新和開創(chuàng)能力。創(chuàng)新是時(shí)代的要求，是社會主義市場經(jīng)濟(jì)對社會各行各業(yè)提出的要求。有創(chuàng)新才有開展，可持續(xù)開展是我們一切事業(yè)的靈魂。在日益競爭的社會中，只有不斷創(chuàng)新，高校以及所屬系(專業(yè))才能在競爭的環(huán)境中生存和開展。作為系領(lǐng)導(dǎo)助手和參謀的教學(xué)秘書，應(yīng)該具有創(chuàng)新和開拓的能力，經(jīng)常關(guān)注并收集各兄弟院校，甚至國外高校相關(guān)專業(yè)、系專業(yè)設(shè)置的改革信息，社會對人才需求規(guī)格的信息，以及教學(xué)、管理的新措施等。除了對有關(guān)信息材料分類整理，向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)外，還應(yīng)綜合分析，形成自己的思想和見解，為領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)、管理的新建議。從而有效地獲取最新的開展信息給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)?？傊?，高等教育的開展，要求高校各教學(xué)單位及教學(xué)管理人員之間協(xié)調(diào)配合，做好這項(xiàng)工作，對于高校系、處、所領(lǐng)導(dǎo)順利開展工作有積極的