物業(yè)公司用房管理制度總則1.目的為規(guī)范物業(yè)公司用房的管理，確保用房的合理使用與安全維護(hù)，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有在用的辦公用房、員工宿舍、倉(cāng)庫(kù)及其他相關(guān)物業(yè)用房。3.管理原則遵循合理規(guī)劃、節(jié)約使用、安全規(guī)范、責(zé)任明確的原則，實(shí)現(xiàn)用房資源的優(yōu)化配置與高效利用。用房規(guī)劃與分配1.規(guī)劃依據(jù)根據(jù)公司的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)發(fā)展需求、人員規(guī)模等因素，合理規(guī)劃各類用房的數(shù)量、面積及布局。2.分配標(biāo)準(zhǔn)辦公用房：根據(jù)部門職能和崗位設(shè)置，按照人均辦公面積標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分配。部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要，在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行合理調(diào)整。員工宿舍：按照員工的工作地點(diǎn)、職位層級(jí)等因素進(jìn)行分配，優(yōu)先保障一線員工和外地員工的住宿需求。倉(cāng)庫(kù)用房：根據(jù)物資存儲(chǔ)類別、數(shù)量及出入庫(kù)頻率等，合理劃分倉(cāng)庫(kù)區(qū)域，確保物資存儲(chǔ)安全、便捷。3.分配流程各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和人員變動(dòng)情況，提前向行政部門提交用房需求申請(qǐng)。行政部門結(jié)合公司用房規(guī)劃和實(shí)際情況，進(jìn)行綜合評(píng)估和審核。審核通過后，行政部門制定用房分配方案，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部門根據(jù)審批后的方案，辦理用房交接手續(xù)，并通知相關(guān)部門和人員。用房使用規(guī)范1.辦公用房使用規(guī)范保持辦公區(qū)域整潔、衛(wèi)生，每日下班前清理桌面、地面，定期進(jìn)行全面清潔。愛護(hù)辦公設(shè)施設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞，如有故障及時(shí)報(bào)修。嚴(yán)格遵守辦公時(shí)間，不得在辦公區(qū)域大聲喧嘩、打鬧，保持安靜的工作環(huán)境。節(jié)約用電、用水，離開辦公室時(shí)關(guān)閉電器設(shè)備、照明燈具和水龍頭。未經(jīng)許可，不得擅自改變辦公用房的用途和布局。2.員工宿舍使用規(guī)范遵守宿舍管理制度，按時(shí)作息，不得在宿舍內(nèi)從事違法違規(guī)活動(dòng)。保持宿舍整潔衛(wèi)生，定期打掃房間，整理個(gè)人物品，不得在宿舍內(nèi)亂堆亂放。愛護(hù)宿舍設(shè)施設(shè)備，如有損壞應(yīng)照價(jià)賠償。節(jié)約水電，合理使用宿舍內(nèi)的公共資源。不得私自留宿外來人員，如有特殊情況需提前向宿舍管理員報(bào)備。3.倉(cāng)庫(kù)用房使用規(guī)范倉(cāng)庫(kù)應(yīng)分類分區(qū)存放物資，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。建立物資出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格記錄物資的名稱、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、經(jīng)手人等信息。定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。做好倉(cāng)庫(kù)的防火、防潮、防蟲、防盜等安全防范工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。非倉(cāng)庫(kù)管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。用房安全管理1.安全責(zé)任公司各部門負(fù)責(zé)人為本部門用房安全管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門人員遵守安全規(guī)定，落實(shí)安全措施。行政部門負(fù)責(zé)定期對(duì)公司用房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。全體員工應(yīng)增強(qiáng)安全意識(shí)，積極配合公司的安全管理工作。2.安全檢查行政部門每月組織一次全面的安全檢查，對(duì)辦公用房、員工宿舍、倉(cāng)庫(kù)等重點(diǎn)區(qū)域進(jìn)行重點(diǎn)排查。各部門應(yīng)在每日下班前進(jìn)行安全自查，檢查內(nèi)容包括電器設(shè)備、門窗、消防器材等。安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并下達(dá)整改通知，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改要求。整改責(zé)任人應(yīng)按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情況反饋給行政部門。行政部門對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保安全隱患得到徹底消除。3.消防安全管理公司用房?jī)?nèi)應(yīng)配備足夠數(shù)量的消防器材，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其性能良好。消防器材應(yīng)放置在明顯、便于取用的位置，不得隨意挪動(dòng)或遮擋。員工應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知識(shí)和技能。嚴(yán)禁在辦公區(qū)域、員工宿舍內(nèi)使用明火、私拉亂接電線、違規(guī)使用大功率電器等，確因工作需要使用明火的，須提前辦理審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。4.其他安全管理加強(qiáng)對(duì)用水、用電、用氣設(shè)備的管理，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止發(fā)生泄漏、觸電等安全事故。做好辦公區(qū)域和員工宿舍的防盜工作，關(guān)好門窗，妥善保管貴重物品。對(duì)于存在安全隱患的用房，應(yīng)及時(shí)停止使用，并采取相應(yīng)的防范措施，待隱患消除后再恢復(fù)使用。用房維修與維護(hù)1.維修申請(qǐng)用房使用部門或個(gè)人發(fā)現(xiàn)用房設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《用房維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明故障或損壞情況、維修要求等，并提交給行政部門。行政部門收到維修申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，對(duì)于簡(jiǎn)單的維修項(xiàng)目可直接安排維修人員進(jìn)行維修；對(duì)于復(fù)雜的維修項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，制定維修方案，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.維修實(shí)施行政部門根據(jù)審批后的維修方案，安排專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)按照維修方案和相關(guān)操作規(guī)程進(jìn)行維修，確保維修質(zhì)量。在維修過程中，維修人員應(yīng)注意保護(hù)周邊環(huán)境和設(shè)施設(shè)備，盡量減少對(duì)正常工作和生活的影響。對(duì)于涉及金額較大的維修項(xiàng)目，應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇合適的維修單位，并簽訂維修合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.維修費(fèi)用結(jié)算維修完成后，維修人員應(yīng)填寫《用房維修費(fèi)用結(jié)算表》，詳細(xì)記錄維修項(xiàng)目、維修材料、維修工時(shí)等費(fèi)用明細(xì)，并提交給行政部門審核。行政部門審核無誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。對(duì)于維修費(fèi)用超出預(yù)算的項(xiàng)目，應(yīng)查明原因，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行結(jié)算。4.維護(hù)保養(yǎng)行政部門應(yīng)建立用房設(shè)施設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)檔案，記錄設(shè)施設(shè)備的型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、維修保養(yǎng)情況等信息。根據(jù)設(shè)施設(shè)備的使用年限、性能狀況等，制定合理的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期組織對(duì)用房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。維護(hù)保養(yǎng)工作可委托專業(yè)的維修保養(yǎng)單位進(jìn)行，也可由公司內(nèi)部維修人員自行完成。維護(hù)保養(yǎng)過程中應(yīng)做好記錄，并存檔備查。用房租賃管理1.租賃原則公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要租賃用房時(shí)，應(yīng)遵循合法、合規(guī)、經(jīng)濟(jì)、適用的原則，確保租賃用房符合公司的實(shí)際需求。2.租賃流程需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，向行政部門提交用房租賃申請(qǐng)，說明租賃用途、面積、期限、預(yù)算等要求。行政部門對(duì)租賃申請(qǐng)進(jìn)行審核，結(jié)合公司實(shí)際情況和市場(chǎng)行情，提出租賃建議，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)尋找合適的房源，并與出租方進(jìn)行洽談，簽訂租賃合同。租賃合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、租金及支付方式、租賃期限、房屋用途、維修責(zé)任、違約責(zé)任等條款。行政部門將租賃合同報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)備案，并通知相關(guān)部門和人員。3.租金支付與管理按照租賃合同約定的租金支付方式和期限，及時(shí)支付租金。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)租金支付的審核和賬務(wù)處理。行政部門應(yīng)定期對(duì)租賃用房的使用情況進(jìn)行檢查，確保租賃用房按照合同約定的用途使用。如因公司業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因需要提前終止租賃合同的，應(yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，并及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)。用房檔案管理1.檔案內(nèi)容用房規(guī)劃與分配文件，包括用房需求申請(qǐng)、分配方案、審批文件等。用房使用合同，包括租賃合同、房屋交接協(xié)議等。用房安全檢查記錄，包括檢查報(bào)告、整改通知、整改情況反饋等。用房維修與維護(hù)記錄，包括維修申請(qǐng)表、維修方案、維修費(fèi)用結(jié)算表、維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃及記錄等。其他與用房管理相關(guān)的文件和資料。2.檔案建立與保管行政部門負(fù)責(zé)建立和保管用房檔案，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。用房檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，重要檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱用房檔案的，應(yīng)填寫《用房檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅