物業(yè)公司物資管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)公司物資管理，規(guī)范物資采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)的行為，確保物資的合理配置與有效利用，降低公司運(yùn)營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)在物資管理方面的活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、維修材料、清潔用品、勞保用品等各類物資。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)實(shí)際工作需要，合理確定物資采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購和浪費(fèi)。2.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購流程、集中采購等方式，降低物資采購成本和庫存成本。3.歸口管理原則：明確各部門在物資管理中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理，確保物資管理工作的有序進(jìn)行。4.規(guī)范操作原則：物資管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保物資管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。二、物資采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，于每月[具體日期]前制定次月物資需求計(jì)劃，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并提交至物資管理部門。2.物資管理部門對(duì)各部門提交的物資需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合庫存情況，編制月度物資采購計(jì)劃。對(duì)于臨時(shí)急需的物資，相關(guān)部門應(yīng)填寫《臨時(shí)物資采購申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交物資管理部門。3.月度物資采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施采購。如遇特殊情況需調(diào)整采購計(jì)劃，應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)審批手續(xù)。（二）采購流程1.采購申請(qǐng)批準(zhǔn)后，物資管理部門根據(jù)采購計(jì)劃選擇合適的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時(shí)應(yīng)綜合考慮其產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)、售后服務(wù)等因素，建立供應(yīng)商檔案，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。2.物資管理部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購合同應(yīng)報(bào)公司法務(wù)部門審核備案。3.供應(yīng)商按照合同約定按時(shí)交貨，物資管理部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫《物資驗(yàn)收單》。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.物資驗(yàn)收合格后，物資管理部門辦理入庫手續(xù)，并將《物資驗(yàn)收單》交財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況及時(shí)支付貨款。（三）采購監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)物資采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、供應(yīng)商的選擇與管理、采購合同的簽訂與履行等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.物資管理部門應(yīng)建立采購臺(tái)賬，記錄采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、采購時(shí)間、采購價(jià)格等信息，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和檢查。三、物資入庫管理（一）入庫流程1.物資到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知物資管理部門。物資管理部門安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并注明驗(yàn)收情況?！段镔Y驗(yàn)收單》應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)物資管理部門留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，一聯(lián)交采購部門。3.物資管理部門根據(jù)《物資驗(yàn)收單》辦理入庫手續(xù)，填寫《物資入庫單》，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫時(shí)間、存放地點(diǎn)等信息。《物資入庫單》應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，一聯(lián)交物資管理部門。4.物資入庫后，倉庫管理人員應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。（二）入庫驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.物資的數(shù)量應(yīng)與采購合同和送貨單一致，如有短缺，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系解決。2.物資的質(zhì)量應(yīng)符合采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，驗(yàn)收人員可通過檢驗(yàn)、測試、試用等方式進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于重要物資或有特殊要求的物資，可邀請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行驗(yàn)收。3.物資的規(guī)格、型號(hào)應(yīng)與采購合同一致，如有不符，應(yīng)拒絕入庫，并及時(shí)與采購部門和供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)。（三）入庫異常處理1.如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺、規(guī)格型號(hào)不符等異常情況，驗(yàn)收人員應(yīng)立即停止入庫，并及時(shí)通知采購部門和供應(yīng)商。采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如無法協(xié)商一致，可按照合同約定的爭議解決方式處理。2.對(duì)于因異常情況無法入庫的物資，物資管理部門應(yīng)妥善保管，并做好記錄。待問題解決后，再按照規(guī)定辦理入庫手續(xù)。四、物資庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次自盤，每季度進(jìn)行一次全盤。盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)確保賬實(shí)相符，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制《物資盤點(diǎn)表》。2.物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行審核，對(duì)于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)分析原因，提出處理意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果調(diào)整庫存賬目，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（二）庫存保管1.倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，具備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保物資的安全存放。2.物資應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等分類存放，并做好標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放和管理。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)庫存物資進(jìn)行檢查，查看物資是否有損壞、變質(zhì)等情況，如有問題應(yīng)及時(shí)處理。對(duì)于長期積壓或不再使用的物資，應(yīng)及時(shí)清理，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處置。（三）庫存限額管理1.物資管理部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況，制定各類物資的庫存限額標(biāo)準(zhǔn)，并定期進(jìn)行調(diào)整。庫存限額標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制物資庫存數(shù)量，不得超過庫存限額。如因工作需要確需超限額儲(chǔ)備物資，應(yīng)報(bào)物資管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.物資管理部門應(yīng)定期對(duì)各倉庫的庫存情況進(jìn)行檢查和分析，對(duì)于庫存積壓或周轉(zhuǎn)率較低的物資，應(yīng)采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，如調(diào)整采購計(jì)劃、促銷、報(bào)廢等，以提高物資的利用率和周轉(zhuǎn)率。五、物資領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.各部門員工因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》經(jīng)審批后交物資管理部門，物資管理部門根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核。如庫存充足，物資管理部門開具《物資出庫單》，通知倉庫管理人員發(fā)放物資；如庫存不足，物資管理部門應(yīng)及時(shí)安排采購。3.倉庫管理人員根據(jù)《物資出庫單》發(fā)放物資，并在《物資出庫單》上簽字確認(rèn)?！段镔Y出庫單》應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交物資管理部門，一聯(lián)交領(lǐng)用部門。4.領(lǐng)用部門收到物資后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量等問題，應(yīng)及時(shí)與物資管理部門聯(lián)系解決。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.物資管理部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況，制定各類物資的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，明確不同崗位、不同工作任務(wù)的物資領(lǐng)用數(shù)量和頻率。領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用物資，不得超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用或浪費(fèi)物資。如因特殊情況需要超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用物資，應(yīng)報(bào)物資管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）領(lǐng)用異常處理1.如發(fā)現(xiàn)領(lǐng)用物資存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺等異常情況，領(lǐng)用部門應(yīng)及時(shí)與物資管理部門聯(lián)系，物資管理部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。如無法協(xié)商一致，可按照合同約定的爭議解決方式處理。2.對(duì)于因異常情況無法正常領(lǐng)用的物資，物資管理部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫存賬目，并做好記錄。待問題解決后，再按照規(guī)定辦理領(lǐng)用手續(xù)。六、物資報(bào)廢管理（一）報(bào)廢申請(qǐng)1.物資因損壞、變質(zhì)、過期等原因無法繼續(xù)使用時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交至物資管理部門。2.物資管理部門對(duì)使用部門提交的《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核實(shí)物資的實(shí)際情況。對(duì)于價(jià)值較高的物資或批量報(bào)廢的物資，物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，提出報(bào)廢意見。（二）報(bào)廢審批1.《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)物資管理部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)物資管理部門的意見和公司實(shí)際情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可進(jìn)行報(bào)廢處理。2.對(duì)于涉及環(huán)保、安全等特殊要求的物資報(bào)廢，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行處理，確保不對(duì)環(huán)境和人員造成危害。（三）報(bào)廢處理1.物資報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，物資管理部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行清理，填寫《物資報(bào)廢清單》，詳細(xì)記錄報(bào)廢物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢時(shí)間等信息。2.對(duì)于有回收價(jià)值的報(bào)廢物資，物資管理部門應(yīng)聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行回收處理，回收款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。對(duì)于無回收價(jià)值的報(bào)廢物資，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處置，如銷毀、填埋等。3.物資管理部門應(yīng)定期對(duì)報(bào)廢物資的處理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善物資管理工作。七、物資核算與統(tǒng)計(jì)管理（一）物資核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和財(cái)務(wù)制度，對(duì)物資采購、入庫、領(lǐng)用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保物資核算的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.物資管理部門應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)物資賬目，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決賬目差異問題，保證賬賬相符、賬實(shí)相符。（二）物資統(tǒng)計(jì)1.物資管理部門應(yīng)建立物資統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)物資采購、入庫、領(lǐng)用、庫存等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。2.物資管理部門應(yīng)按照公司要求定期編制物資統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。物資統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、報(bào)送及時(shí)。八、物資信息化管理（一）物資管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購、入庫、庫存、領(lǐng)用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的信息化管理，提高物資管理工作效率和準(zhǔn)確性。2.物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、預(yù)警等功能，并與公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。（二）系統(tǒng)操作與維護(hù)1.物資管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物資管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作手冊(cè)進(jìn)行操作，不得擅自修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)。2.物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。如遇系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)損壞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和恢復(fù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)物資管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查物資采購、入庫、庫存、領(lǐng)用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.物資管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門物資管理情況進(jìn)行檢查，督促各部門嚴(yán)格按照物資管理制度進(jìn)行操作，確保物資管理工作的規(guī)范有序。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將物資管理工作納入各部門績效考核體系，制定具體的考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各部門物資管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考