法務審查合同管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司合同管理，加強法務審查工作，有效防范合同法律風險，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及各部門對外簽訂、履行的各類合同、協(xié)議等法律文件（以下統(tǒng)稱“合同”）的法務審查及相關管理活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。2.風險防范原則：法務審查應注重對合同風險的識別、評估和控制，從法律角度提出防范措施，降低公司法律風險。3.全面審查原則：法務審查應涵蓋合同的各個方面，包括合同主體、條款內(nèi)容、簽訂程序、履行方式等，確保合同的合法性、完整性和可行性。4.效率優(yōu)先原則：在保證審查質量的前提下，應合理安排審查流程，提高審查效率，確保合同及時簽訂和履行。二、合同管理職責分工（一）業(yè)務部門1.負責合同項目的前期調(diào)研、談判、起草等工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務需求和公司利益。2.及時向法務部門提供與合同相關的資料和信息，配合法務部門進行審查工作。3.負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并將有關情況通報法務部門。4.對法務部門提出的合同修改意見進行研究和落實，確保合同最終文本符合法律要求和業(yè)務實際。（二）法務部門1.負責對合同進行法務審查，從法律角度對合同內(nèi)容的合法性、完整性、準確性等進行全面審查，并提出法律意見和建議。2.參與合同談判，為業(yè)務部門提供法律支持和風險提示，協(xié)助業(yè)務部門制定合理的合同條款。3.負責建立和維護合同法律風險預警機制，對已簽訂合同的履行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)潛在法律風險并提出應對措施。4.整理、歸檔合同審查資料，建立合同法律檔案，為公司合同管理提供參考依據(jù)。（三）其他相關部門1.財務部門負責對合同涉及的財務條款進行審查，確保合同中的財務約定符合公司財務管理制度和相關法律法規(guī)要求。2.審計部門負責對合同簽訂和履行過程進行審計監(jiān)督，檢查合同管理的合規(guī)性和有效性。三、合同審查流程（一）送審1.業(yè)務部門起草或收到對方提供的合同文本后，應進行初步審核，確保合同內(nèi)容完整、條款清晰，并填寫《合同送審表》，明確合同名稱、對方當事人、合同標的、主要條款、預計金額、履行期限等基本信息，同時附上與合同相關的背景資料、談判記錄等材料。2.將填寫完整的《合同送審表》及合同文本一并提交給業(yè)務部門負責人審核簽字。業(yè)務部門負責人應對合同的業(yè)務內(nèi)容進行全面審核，確保合同符合業(yè)務要求和公司利益，并簽署審核意見。3.經(jīng)業(yè)務部門負責人審核簽字后的合同送審文件，由業(yè)務部門專人送交給法務部門。送審時應確保送審材料的真實性、完整性和及時性。（二）審查1.法務部門收到送審合同后，應指定專人負責審查。審查人員應認真查閱送審材料，依據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關制度，對合同進行全面、細致的審查。2.審查內(nèi)容主要包括：合同主體資格：審查對方當事人是否具有合法的主體資格，是否具備簽訂合同的權利能力和行為能力。合同條款內(nèi)容：審查合同各項條款是否明確、具體，是否符合法律法規(guī)和公司利益，是否存在法律風險漏洞。重點審查合同的標的、數(shù)量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等條款。合同簽訂程序：審查合同簽訂是否符合公司規(guī)定的程序，是否經(jīng)過必要的授權和審批。其他方面：審查合同是否存在其他法律問題，如知識產(chǎn)權歸屬、保密條款、不可抗力條款等。3.審查人員在審查過程中，如發(fā)現(xiàn)合同存在問題或風險，應及時與業(yè)務部門溝通，詳細說明問題所在，并提出修改意見和建議。業(yè)務部門應認真聽取法務部門的意見，積極配合修改合同。（三）反饋1.法務部門審查人員應在收到送審合同后的[X]個工作日內(nèi)完成審查，并將審查意見以書面形式反饋給業(yè)務部門。如遇復雜合同或特殊情況，經(jīng)法務部門負責人批準后，可適當延長審查期限，但應及時向業(yè)務部門說明原因。2.審查意見應明確指出合同存在的問題、法律風險及對應的修改建議，表述應清晰、準確、具有可操作性。對于重大法律問題或風險，應詳細闡述法律依據(jù)和可能產(chǎn)生的后果。（四）修改與再審查1.業(yè)務部門應根據(jù)法務部門的審查意見，對合同進行修改完善。修改后的合同文本應再次提交給法務部門進行審查，送審流程同首次送審。2.法務部門對修改后的合同進行再次審查，如認為修改后的合同仍不符合要求，應繼續(xù)與業(yè)務部門溝通，提出進一步的修改意見，直至合同符合法律要求和公司利益為止。（五）審批與簽訂1.經(jīng)法務部門審查通過后的合同，由業(yè)務部門將合同文本提交給公司領導進行審批。公司領導應根據(jù)公司整體利益和戰(zhàn)略目標，對合同進行全面審查，并簽署審批意見。2.審批通過后的合同，由業(yè)務部門負責與對方當事人簽訂。簽訂合同時應確保合同文本與審批通過的版本一致，雙方當事人應在合同上簽字（章）并加蓋公司公章或合同專用章。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本送交給法務部門、財務部門等相關部門備案存檔。四、合同履行與跟蹤管理（一）合同履行1.合同簽訂后，業(yè)務部門應按照合同約定全面履行合同義務，確保合同順利執(zhí)行。在履行過程中，如遇合同變更、解除、終止等情況，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商，并辦理相關手續(xù)。2.業(yè)務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的履行情況，包括合同執(zhí)行進度、款項收付、交付情況、驗收結果等信息，以便及時跟蹤和掌握合同履行動態(tài)。（二）跟蹤監(jiān)督1.法務部門應對合同履行情況進行跟蹤監(jiān)督，定期或不定期地與業(yè)務部門溝通，了解合同履行進展情況，及時發(fā)現(xiàn)潛在法律風險。2.如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在法律風險或問題，法務部門應及時向業(yè)務部門發(fā)出風險提示，并協(xié)助業(yè)務部門制定應對措施，必要時參與合同糾紛的處理。（三）糾紛處理1.如合同履行過程中發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時通知法務部門，并提供相關證據(jù)材料。法務部門應會同業(yè)務部門對糾紛情況進行分析研究，制定糾紛解決方案。2.糾紛解決方案應根據(jù)具體情況選擇合適的方式，包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等。在糾紛處理過程中，應充分維護公司合法權益，遵循合法、合理、有效的原則。3.糾紛處理結束后，業(yè)務部門應及時將糾紛處理結果反饋給法務部門，并將相關資料整理歸檔，總結經(jīng)驗教訓，為今后合同管理提供參考。五、合同檔案管理（一）檔案建立1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關資料整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應包括合同正本、副本、《合同送審表》、審查意見、修改記錄、審批文件、履行過程中的相關文件（如補充協(xié)議、變更通知、交付憑證、驗收報告等）以及糾紛處理文件等。2.法務部門應負責對合同檔案進行統(tǒng)一管理，建立合同檔案清單，記錄合同檔案的基本信息、存放位置等，便于查詢和調(diào)閱。（二）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行，一般合同檔案保管期限為[X]年，重要合同或涉及重大事項的合同檔案保管期限應適當延長。2.檔案保管應選擇安全、干燥、防火、防潮、防蟲的場所，采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應分類存放，便于查找和管理；電子檔案應進行備份，并存儲在安全的存儲介質上，同時建立電子檔案索引目錄，方便檢索。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到法務部門辦理查閱手續(xù)。2.法務部門應對查閱申請進行審核，對符合查閱條件的，應安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、拍照、外借合同檔案。如需復印或摘抄合同檔案內(nèi)容的，應經(jīng)法務部門負責人批準，并注明用途。（四）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、法務部門負責人和公司分管領導審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向法務部門申請并說明原因，經(jīng)批準后方可延長。3.借閱人員應妥善保管借閱的合同檔案，不得轉借他人或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應及時歸還合同檔案，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)合同檔案有損壞或丟失的，借閱人員應承擔相應的賠償責任。六、信息化管理（一）合同管理系統(tǒng)建設1.公司應建立合同管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)合同從起草、審查、審批、簽訂、履行到檔案管理等全過程的信息化管理。合同管理系統(tǒng)應具備合同模板管理、流程定制、在線審查、電子簽名、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等功能，提高合同管理效率和規(guī)范化水平。2.業(yè)務部門應按照合同管理系統(tǒng)的操作流程，在系統(tǒng)中錄入合同相關信息，上傳送審文件，并跟蹤合同審批進度。法務部門應在系統(tǒng)中對送審合同進行審查，反饋審查意見。公司領導應在系統(tǒng)中進行合同審批，簽署審批意見。（二）數(shù)據(jù)維護與分析1.系統(tǒng)管理員應定期對合同管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。同時，應及時備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。2.公司應利用合同管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，對合同簽訂、履行情況進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。例如，可以統(tǒng)計不同業(yè)務部門的合同簽訂數(shù)量、金額、履行情況等，分析合同履行過程中的風險點和趨勢，以便采取針對性的措施加以防范和改進。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計部門應定期對合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同審查流程的規(guī)范性、合同履行的合規(guī)性等，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。2.法務部門應定期對合同審查工作進行自查自糾，總結經(jīng)驗教訓，不斷完善審查工作流程和方法，提高審查質量和效率。同時，應配合審計部門的審計監(jiān)督工作，提供相關資料和信息。（二）考核評價1.公司應建立合同管理考核評價機制，對業(yè)務部門和法務部門的合同管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標應包括合同簽訂數(shù)量、金額