森馬公司采購管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范森馬公司的采購管理工作，確保采購活動的合法性、合理性、高效性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于森馬公司各部門涉及的原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、勞保用品等各類物資的采購活動。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程中應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭的公正性。誠實守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部職責(zé)負責(zé)制定和執(zhí)行公司采購計劃，確保物資供應(yīng)的及時性和準確性。開發(fā)、評估、選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況。收集市場信息，分析物資價格走勢，為公司采購決策提供參考。采購人員崗位職責(zé)采購主管全面負責(zé)采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃并組織實施。審核采購訂單，確保采購活動符合公司規(guī)定和要求。協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，解決采購過程中的問題。定期對采購人員進行績效考核，提出改進建議。采購專員根據(jù)采購計劃實施采購任務(wù)，尋找、篩選、評估供應(yīng)商。與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，跟進交貨進度。收集采購物資的相關(guān)信息，建立采購檔案。協(xié)助處理采購過程中的異常情況。2.其他部門職責(zé)需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，提出物資需求申請，明確物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購合同的評審，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標準。負責(zé)對采購物資進行驗收，反饋驗收結(jié)果。財務(wù)部門審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。參與采購合同的評審，負責(zé)采購款項的支付審核。定期對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存情況等，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息?！恫少徤暾埍怼方?jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。2.采購審批采購部收到《采購申請表》后，對申請內(nèi)容進行初步審核，包括物資需求的合理性、庫存情況等。對于金額較大或重要物資的采購申請，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部方可開展采購活動。3.供應(yīng)商選擇與評估采購專員根據(jù)采購物資的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等。采購專員與符合要求的供應(yīng)商進行溝通，了解其產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等情況，并要求供應(yīng)商提供樣品或產(chǎn)品資料。采購部組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、管理水平、質(zhì)量控制等方面。根據(jù)考察結(jié)果和供應(yīng)商提供的資料，對供應(yīng)商進行綜合評估，建立供應(yīng)商檔案，確定合格供應(yīng)商名單。4.采購談判與合同簽訂采購專員與選定的供應(yīng)商進行采購談判，就物資價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商。談判過程中，采購專員應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。談判達成一致后，采購專員起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同經(jīng)采購部負責(zé)人審核后，提交至法務(wù)部門進行法律審核。法律審核通過后，采購合同由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。5.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購專員根據(jù)合同條款下達采購訂單，明確物資的具體規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點等信息。采購訂單經(jīng)采購部負責(zé)人審核后，發(fā)送給供應(yīng)商。6.采購跟蹤與催貨采購專員定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，了解物資生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施確保按時交貨。對于重要物資或緊急采購訂單，采購專員應(yīng)加強跟蹤催貨力度，必要時可前往供應(yīng)商處實地催貨。7.物資驗收物資到貨前，需求部門應(yīng)做好驗收準備工作，包括制定驗收標準、安排驗收人員等。物資到貨時，采購專員通知需求部門進行驗收。驗收人員按照驗收標準對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行檢驗。驗收合格的物資，由需求部門在《物資驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物資，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商退換貨等事宜。8.采購付款采購物資驗收合格且發(fā)票收到后，采購專員填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)資料。《付款申請單》經(jīng)采購部負責(zé)人審核后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對付款申請進行審核，審核通過后按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購部根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和物資需求預(yù)測，編制年度采購預(yù)算草案。年度采購預(yù)算草案應(yīng)包括各類物資的采購數(shù)量、采購金額、采購時間等信息。采購部將年度采購預(yù)算草案提交至財務(wù)部門，財務(wù)部門結(jié)合公司財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算草案進行審核和調(diào)整。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的年度采購預(yù)算作為公司采購活動的控制依據(jù)。2.采購預(yù)算執(zhí)行采購部應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額。采購預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行調(diào)整。3.采購預(yù)算分析與考核財務(wù)部門定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行分析，對比實際采購金額與預(yù)算金額的差異，分析差異原因。采購部應(yīng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行總結(jié)和分析，提出改進措施，提高采購預(yù)算的執(zhí)行效果。公司將采購預(yù)算執(zhí)行情況納入對采購部和相關(guān)人員的績效考核體系，對預(yù)算執(zhí)行良好的部門和個人進行獎勵，對預(yù)算執(zhí)行不力的進行懲罰。五、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險等。對識別出的風(fēng)險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對采購人員密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解物資價格走勢和供應(yīng)情況，通過與多家供應(yīng)商談判、簽訂長期合同等方式降低市場風(fēng)險。建立市場風(fēng)險預(yù)警機制，當(dāng)市場出現(xiàn)重大變化時，及時調(diào)整采購策略。供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對加強對供應(yīng)商的管理和評估，定期對供應(yīng)商進行考核，淘汰不合格供應(yīng)商。與重要供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，共同應(yīng)對風(fēng)險。要求供應(yīng)商提供履約保證金或購買保險，以降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對嚴格審核供應(yīng)商的質(zhì)量保證體系，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量認證文件。加強物資驗收環(huán)節(jié)的管理，增加檢驗頻次和檢驗項目，確保采購物資質(zhì)量合格。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償方式。合同風(fēng)險應(yīng)對采購合同簽訂前，由法務(wù)部門對合同條款進行審核，確保合同的合法性和完整性。加強合同執(zhí)行過程的跟蹤和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中的問題。建立合同風(fēng)險預(yù)警機制，對可能出現(xiàn)的合同糾紛提前做好應(yīng)對準備。六、采購信息管理1.采購信息收集采購人員通過多種渠道收集采購相關(guān)信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、新產(chǎn)品信息等。定期關(guān)注行業(yè)動態(tài)、政策法規(guī)變化等信息，為公司采購決策提供參考。2.采購信息整理與分析采購部對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。定期對采購信息進行分析，總結(jié)采購規(guī)律和趨勢，為采購決策提供支持。3.采購信息共享采購部與其他部門之間建立采購信息共享機制，及時溝通采購物資的需求、供應(yīng)等情況。公司內(nèi)部相關(guān)人員可通過公司內(nèi)部信息系統(tǒng)查詢采購信息，提高工作效率。七、采購績效評估1.評估指標采購成本：考核采購物資的價格水平，計算采購成本節(jié)約率。采購質(zhì)量：考核采購物資的質(zhì)量合格率。交貨期：考核供應(yīng)商按時交貨率。供應(yīng)商管理：考核供應(yīng)商的開發(fā)、評估、管理情況。采購效率：考核采購訂單的處理周期、采購合同的簽訂效率等。2.評估方法采購部定期收集各項評估指標的數(shù)據(jù)，進行統(tǒng)計和分析。采用定量與定性相結(jié)合的方法對采購績效進行評估，如通過數(shù)據(jù)分析計算各項指標得分，同時結(jié)合采購人員的工作表現(xiàn)、團隊協(xié)作等方面進行定性評價。3.評估結(jié)果應(yīng)用將采購