360采購管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司采購管理流程，確保采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和有效性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高公司整體運(yùn)營(yíng)效率，降低采購成本，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動(dòng)，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購資金的使用效益。4.誠(chéng)信原則：采購人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，維護(hù)公司的商業(yè)信譽(yù)。采購組織與職責(zé)采購部門設(shè)置公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)公司采購活動(dòng)的組織、實(shí)施和管理。采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，設(shè)置相應(yīng)的崗位，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限。采購部門職責(zé)1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和庫存情況，制定年度、季度和月度采購計(jì)劃，確保采購活動(dòng)與公司需求相匹配。2.供應(yīng)商管理：建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、選擇、考核和管理，確保供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量符合公司要求。3.采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和采購流程，組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂采購合同等，確保采購任務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。4.采購成本控制：通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商談判等方式，降低采購成本，提高采購資金的使用效益。5.采購合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行和變更等工作，確保合同的合法性、有效性和完整性。6.采購風(fēng)險(xiǎn)管理：識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等，采取相應(yīng)的措施降低風(fēng)險(xiǎn)損失。7.采購信息管理：收集、整理和分析采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持，同時(shí)做好采購文件的歸檔和保管工作。其他部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對(duì)采購物品的使用效果負(fù)責(zé)。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同，監(jiān)督采購資金的支付，確保采購活動(dòng)的資金安全。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保采購物品符合公司質(zhì)量要求。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購合同進(jìn)行法律審核，確保合同的合法性和有效性，為采購活動(dòng)提供法律支持。采購流程采購申請(qǐng)1.需求部門填寫采購申請(qǐng)表：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，填寫采購申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)采購需求的合理性和必要性，簽字后提交采購部門。采購審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請(qǐng)表后，對(duì)采購需求進(jìn)行初審，核實(shí)采購物品是否在采購計(jì)劃范圍內(nèi)，是否符合公司采購政策和流程要求。如初審?fù)ㄟ^，提交采購經(jīng)理審批；如初審不通過，反饋需求部門并說明原因。2.采購經(jīng)理審批：采購經(jīng)理對(duì)采購申請(qǐng)表進(jìn)行審批，重點(diǎn)審核采購預(yù)算、采購方式、供應(yīng)商選擇等內(nèi)容。如審批通過，提交財(cái)務(wù)部門審核；如審批不通過，反饋采購部門并說明原因。3.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)采購申請(qǐng)表進(jìn)行審核，主要審核采購預(yù)算是否在公司預(yù)算范圍內(nèi)，采購資金是否落實(shí)。如審核通過，提交總經(jīng)理審批；如審核不通過，反饋采購部門并說明原因。4.總經(jīng)理審批：總經(jīng)理對(duì)采購申請(qǐng)表進(jìn)行最終審批。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，需提交公司管理層會(huì)議審議通過?？偨?jīng)理審批通過后，采購申請(qǐng)表生效，采購部門開始組織采購活動(dòng)。采購實(shí)施1.制定采購方案：采購部門根據(jù)采購申請(qǐng)表和審批意見，制定采購方案，明確采購方式、采購流程、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等內(nèi)容。2.選擇供應(yīng)商：采購人員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和評(píng)估，包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢價(jià)函或招標(biāo)邀請(qǐng)書。3.詢價(jià)與比價(jià)：采購人員向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)、交貨期、付款方式等信息。收集多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后，進(jìn)行比價(jià)分析，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠、交貨期短的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。4.議價(jià)與談判：采購人員與候選供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)和談判，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購價(jià)格、付款條件、售后服務(wù)等。在談判過程中，要充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和市場(chǎng)行情，合理運(yùn)用談判技巧，維護(hù)公司利益。5.簽訂采購合同：采購人員根據(jù)議價(jià)和談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核、公司授權(quán)代表簽字蓋章后生效。采購驗(yàn)收1.到貨通知：采購部門在采購合同約定的交貨期前，通知需求部門和質(zhì)量部門做好到貨驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.驗(yàn)收準(zhǔn)備：需求部門和質(zhì)量部門根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收人員、驗(yàn)收流程、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.實(shí)物驗(yàn)收：供應(yīng)商交貨時(shí)，采購人員、需求部門人員和質(zhì)量部門人員共同對(duì)采購物品進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同一致。4.質(zhì)量檢驗(yàn)：質(zhì)量部門按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，對(duì)采購物品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)方式包括抽檢、全檢等。如檢驗(yàn)合格，出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告；如檢驗(yàn)不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或更換產(chǎn)品。5.驗(yàn)收記錄與報(bào)告：驗(yàn)收人員對(duì)驗(yàn)收過程和結(jié)果進(jìn)行記錄，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收人員簽字等內(nèi)容。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后存檔。采購付款1.發(fā)票審核：采購部門收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的開票日期、發(fā)票號(hào)碼、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等是否與采購合同一致。2.付款申請(qǐng)：采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、供應(yīng)商名稱、付款方式、付款金額等信息，并提交財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)表進(jìn)行審核，主要審核發(fā)票是否合規(guī)、采購合同是否履行、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是否齊全、付款金額是否準(zhǔn)確等。如審核通過，提交總經(jīng)理審批；如審核不通過，反饋采購部門并說明原因。4.總經(jīng)理審批：總經(jīng)理對(duì)付款申請(qǐng)表進(jìn)行審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、市場(chǎng)供應(yīng)短缺等因素可能導(dǎo)致采購成本增加、采購周期延長(zhǎng)或無法按時(shí)采購到所需物品。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商違約、供應(yīng)商破產(chǎn)、供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題等可能影響公司的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等可能導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失。4.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)：采購流程不規(guī)范、采購人員違規(guī)操作、各部門之間溝通不暢等可能影響采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.定性評(píng)估：對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定性評(píng)估，判斷風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)可能性分為高、中、低三個(gè)等級(jí)，風(fēng)險(xiǎn)影響程度分為嚴(yán)重、較大、一般、較小四個(gè)等級(jí)。2.定量評(píng)估：對(duì)于部分重要風(fēng)險(xiǎn)，可采用定量評(píng)估方法，如計(jì)算風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和損失金額，以更準(zhǔn)確地評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)水平。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性高且影響程度嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)，如市場(chǎng)供應(yīng)短缺導(dǎo)致無法采購到關(guān)鍵原材料，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較高但影響程度較大的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題，可采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如加強(qiáng)供應(yīng)商管理、增加檢驗(yàn)頻次、要求供應(yīng)商提供質(zhì)量擔(dān)保等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較低但影響程度較大的風(fēng)險(xiǎn)，如采購合同糾紛，可采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施，如購買商業(yè)保險(xiǎn)、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性低且影響程度較小的風(fēng)險(xiǎn)，如采購流程中的一些小瑕疵，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，如加強(qiáng)內(nèi)部管理、定期進(jìn)行流程優(yōu)化等。采購監(jiān)督與考核采購監(jiān)督1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.財(cái)務(wù)監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門對(duì)采購資金的支付進(jìn)行監(jiān)督，確保采購資金的使用合法合規(guī)、安全有效。3.紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督：公司紀(jì)檢監(jiān)察部門對(duì)采購人員的廉潔自律情況進(jìn)行監(jiān)督，防止采購過程中出現(xiàn)腐敗行為。采購考核1.考核指標(biāo)：建立采購考核指標(biāo)體系，包括采購成本控制、采購質(zhì)量、采購交貨期、供應(yīng)商管理、內(nèi)部滿意度等指標(biāo)。2.考核周期：采購考核周期為季度或年度。3.考核方式：采購部門定期向公司管理層提交采購工作報(bào)告，匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況、采購指標(biāo)完成情況等。公司管理層根據(jù)采購工作報(bào)告