大學(xué)心理健康教育檔案管理制度?

一、總則1.為了加強大學(xué)心理健康教育工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，全面、準確地掌握學(xué)生心理健康狀況，提高心理健康教育工作的針對性和實效性，特制定本檔案管理制度。2.心理健康教育檔案是學(xué)生心理健康狀況的重要記錄，是開展心理健康教育和心理咨詢工作的重要依據(jù)，應(yīng)妥善管理和有效利用。3.本制度適用于大學(xué)內(nèi)所有涉及心理健康教育檔案管理的部門和人員。二、檔案管理職責分工1.心理健康教育中心-負責制定和完善心理健康教育檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-統(tǒng)籌全校心理健康教育檔案的建設(shè)、管理和維護工作。-對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。-負責組織對學(xué)生心理健康測評數(shù)據(jù)的收集、整理和分析，并將相關(guān)結(jié)果錄入檔案。-協(xié)調(diào)各學(xué)院及相關(guān)部門，確保檔案信息的全面性和準確性。2.學(xué)院-安排專人負責本學(xué)院學(xué)生心理健康教育檔案的日常管理工作，配合心理健康教育中心完成檔案的各項管理任務(wù)。-及時收集、整理和上報本學(xué)院學(xué)生有關(guān)心理健康方面的動態(tài)信息，如學(xué)生心理危機事件處理情況等，協(xié)助完善學(xué)生心理健康檔案。-依據(jù)心理健康教育中心提供的檔案信息，有針對性地開展本學(xué)院學(xué)生心理健康教育工作。3.其他相關(guān)部門（如學(xué)生工作處、教務(wù)處等）-配合心理健康教育中心提供與學(xué)生心理健康教育檔案相關(guān)的必要信息，如學(xué)生基本信息、學(xué)業(yè)成績、獎懲情況等。-在各自工作范圍內(nèi)，依據(jù)檔案信息協(xié)同做好學(xué)生心理健康教育工作。三、檔案內(nèi)容1.學(xué)生基本信息-姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。-所在學(xué)院、專業(yè)、年級、班級。-家庭住址、聯(lián)系電話、家庭成員信息（包括父母姓名、職業(yè)、聯(lián)系方式等）。2.心理健康測評結(jié)果-入學(xué)時進行的心理健康普查結(jié)果，如癥狀自評量表（SCL-90）、大學(xué)生心理健康普查問卷等測評工具的得分及分析報告。-后續(xù)根據(jù)需要進行的專項心理健康測評結(jié)果，如抑郁自評量表（SDS）、焦慮自評量表（SAS）等。3.心理咨詢記錄-學(xué)生接受個體心理咨詢的預(yù)約登記表，包括預(yù)約時間、咨詢主題等。-每次心理咨詢的詳細記錄，如咨詢?nèi)掌?、咨詢師姓名、咨詢過程記錄（包括學(xué)生主要問題描述、咨詢師分析、采取的咨詢方法及建議等）。-團體心理咨詢參與記錄，包括團體咨詢名稱、參與時間、團體咨詢反饋等。4.心理危機干預(yù)記錄-學(xué)生心理危機事件的報告表，包括事件發(fā)生時間、地點、簡要情況等。-心理危機干預(yù)過程記錄，如干預(yù)措施、參與人員、學(xué)生狀態(tài)變化等。-危機事件處理結(jié)果及跟蹤記錄。5.心理健康教育活動參與記錄-學(xué)生參加心理健康講座、工作坊、培訓(xùn)等活動的記錄，包括活動名稱、時間、活動表現(xiàn)等。-學(xué)生參與心理健康社團活動的情況記錄，如社團職務(wù)、參與社團組織活動情況等。6.學(xué)業(yè)及生活重大事件記錄-學(xué)生的學(xué)業(yè)成績波動情況、掛科記錄等。-獲得的獎學(xué)金、榮譽稱號等情況。-生活中遭遇的重大變故，如親人離世、家庭重大變故、意外傷害等事件記錄。四、檔案建立與收集1.新生入學(xué)階段-心理健康教育中心組織新生進行心理健康普查，各學(xué)院協(xié)助做好宣傳、組織工作，確保學(xué)生按時、如實完成測評。-心理健康教育中心負責收集、整理測評數(shù)據(jù)，形成初步的心理健康測評報告，并錄入學(xué)生心理健康檔案系統(tǒng)。-各學(xué)院同時收集新生基本信息，按照要求統(tǒng)一提交給心理健康教育中心，由其進行整合錄入檔案。2.日常管理階段-學(xué)生在心理咨詢室接受個體或團體心理咨詢后，咨詢師應(yīng)及時、準確地填寫咨詢記錄，并在規(guī)定時間內(nèi)提交給心理健康教育中心，由專人負責錄入檔案。-各學(xué)院負責收集本學(xué)院學(xué)生心理健康教育活動參與情況、學(xué)業(yè)及生活重大事件信息等，定期（每月或每季度）上報給心理健康教育中心，補充到學(xué)生心理健康檔案中。-一旦發(fā)生學(xué)生心理危機事件，相關(guān)部門和學(xué)院應(yīng)立即啟動危機干預(yù)程序，并及時將危機事件報告表及干預(yù)過程記錄提交給心理健康教育中心，以便完善檔案記錄。五、檔案保管與保密1.保管要求-心理健康教育中心設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全保存。-檔案應(yīng)按照年級、學(xué)院等分類進行存放，便于查找和管理。同時建立電子檔案備份，定期對電子檔案進行維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。-檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查核對，確保檔案的完整性和準確性。2.保密措施-心理健康教育檔案屬于學(xué)生個人隱私信息，嚴格遵循保密原則。檔案管理人員、心理咨詢師等接觸檔案信息的人員必須簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。-檔案信息的查閱、使用須經(jīng)過嚴格的審批程序。因工作需要查閱檔案的人員，需填寫《心理健康教育檔案查閱申請表》，經(jīng)心理健康教育中心負責人審批同意后，在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱，且查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。-對涉及學(xué)生心理健康問題的敏感信息，在對外交流、研究等活動中，必須進行匿名化處理，確保學(xué)生個人信息不被泄露。六、檔案使用與共享1.內(nèi)部使用-心理健康教育中心的專業(yè)人員可根據(jù)工作需要，依據(jù)檔案信息對學(xué)生心理健康狀況進行分析研究，為心理健康教育工作的開展提供科學(xué)依據(jù)，如制定個性化的心理健康輔導(dǎo)計劃等。-學(xué)院輔導(dǎo)員可在獲得審批后查閱本學(xué)院學(xué)生的心理健康檔案，了解學(xué)生心理健康狀況，有針對性地開展思想政治教育和日常管理工作，促進學(xué)生的全面發(fā)展。-學(xué)校其他相關(guān)部門（如學(xué)生工作處、教務(wù)處等）在涉及學(xué)生心理健康問題處理時，可按照規(guī)定程序申請查閱相關(guān)學(xué)生檔案信息，以便協(xié)同做好學(xué)生工作。2.對外共享-原則上心理健康教育檔案不對外共享。如因特殊情況（如上級主管部門檢查、科研合作等）需要對外提供部分檔案信息時，必須經(jīng)過學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并對提供的信息進行嚴格的脫敏處理，確保學(xué)生個人隱私得到保護。-與校外專業(yè)機構(gòu)（如心理咨詢公司、科研單位等）開展合作時，如需共享檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案信息的安全。七、檔案銷毀1.學(xué)生畢業(yè)或離校后，心理健康教育檔案應(yīng)繼續(xù)保留一定期限（一般為[X]年），以備后續(xù)可能的查詢和研究需要。2.超過保留期限的檔案，由心理健康教育中心制定檔案銷毀計劃，報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)采取合適的方式，如粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等，確保檔案信息無法恢復(fù)。同時，應(yīng)做好銷毀記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等，以備審計和查詢。八、監(jiān)督與評估1.學(xué)校定期對心理健康教育檔案管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、使用、保密等各個環(huán)節(jié)。2.心理健康教育中心每年對檔案管理工作進行自我評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善檔案管理制度和工作流程。評估結(jié)果應(yīng)向?qū)W校主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并反饋給相關(guān)部門和學(xué)院。3.對于在心理健康教育檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部