大學游泳館檔案管理制度?

一、總則1.為加強大學游泳館檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案資源，提高游泳館管理水平和服務質量，特制定本制度。2.本制度所指的檔案是大學游泳館在運營、管理、教學、培訓、安全保障等各項活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.游泳館檔案工作遵循集中統(tǒng)一管理、確保完整安全、便于開發(fā)利用的原則。二、檔案管理職責分工1.游泳館館長-負責全面領導和監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行，協(xié)調解決檔案管理工作中的重大問題。-審批檔案的保管期限、銷毀等重要事項。2.檔案管理人員-負責檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架等日常管理工作。-制定檔案保管期限表，對檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。-負責檔案的借閱、查閱服務工作，做好登記和跟蹤管理。-維護檔案管理系統(tǒng)的正常運行，確保電子檔案的安全存儲和備份。3.各部門人員-負責及時向檔案管理人員移交本部門在工作中形成的應歸檔文件材料。-協(xié)助檔案管理人員做好檔案的整理、鑒定等工作，提供必要的信息和依據。三、檔案收集范圍1.行政管理類-上級部門有關游泳館的政策文件、通知、批復等。-游泳館的工作計劃、總結、報告、請示、規(guī)章制度等。-游泳館內部會議記錄、紀要、決議等。-人員招聘、培訓、考核、獎懲等人事管理文件。2.運營管理類-游泳館的開放時間表、門票銷售記錄、會員信息等。-設備采購合同、維護保養(yǎng)記錄、設備運行日志等。-水質檢測報告、衛(wèi)生消毒記錄、安全檢查記錄等。-場地租賃協(xié)議、合作項目文件等。3.教學培訓類-游泳課程教學大綱、教學計劃、教案等。-學員報名信息、成績記錄、結業(yè)證書存根等。-教練資質證書、培訓記錄、教學評估材料等。4.安全保障類-安全管理制度、應急預案、演練記錄等。-安全事故報告、調查處理文件等。-消防設備檢查記錄、監(jiān)控系統(tǒng)運行記錄等。5.其他類-游泳館獲得的榮譽證書、獎牌照片等。-與游泳館相關的新聞報道、宣傳資料等。-其他具有保存價值的文件材料。四、檔案整理與分類1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。2.檔案分類采用年度-問題分類法，即先按年度分開，再在每個年度內按問題進行分類。-行政管理類可細分為綜合管理、人事管理等二級類目。-運營管理類可細分為開放運營、設備管理、衛(wèi)生管理等二級類目。-教學培訓類可細分為教學管理、學員管理等二級類目。-安全保障類可細分為安全制度、事故處理等二級類目。-其他類可根據具體內容設置相應的二級類目。3.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查找。五、檔案編目與裝訂1.檔案編目應按照分類編號順序，編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔號、文號、責任者、題名、日期、保管期限等項目。2.對于紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料，應進行裱糊、折疊等技術處理，使其規(guī)格統(tǒng)一、整齊牢固。3.裝訂應采用線裝或膠裝等方式，確保檔案裝訂牢固、整齊美觀，便于長期保存和查閱。六、檔案保管1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、通風、干燥，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。4.電子檔案應存儲在安全的存儲設備中，并定期進行備份，備份數據應異地存儲，防止數據丟失。5.建立檔案保管清冊，定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數量準確、存放位置正確。七、檔案鑒定與銷毀1.檔案管理人員應定期對檔案進行鑒定，根據檔案的保管期限、現實利用價值等因素，提出檔案存毀意見。2.檔案保管期限分為永久、長期（一般為10年以上）和短期（一般為1-10年）三種。具體保管期限根據檔案的性質和重要程度確定。3.對需要銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，經游泳館館長審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀清冊應永久保存，以備查考。八、檔案借閱與查閱1.游泳館內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、檔號、借閱目的、借閱期限等信息，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案一般應在檔案閱覽室查閱，如需借出檔案庫房，應經游泳館館長批準，并嚴格按照借閱期限歸還。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、圈劃、批注、污損檔案，不得擅自復制檔案內容。如有違反，應追究相關責任。4.外部單位或個人因特殊原因需要查閱游泳館檔案，應持單位介紹信或有效證件，經游泳館館長批準后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。查閱過程中，應遵守游泳館的檔案管理制度，不得擅自摘抄、復制檔案內容。5.檔案管理人員應做好檔案借閱和查閱記錄，包括借閱人、借閱時間、歸還時間、查閱內容等信息，定期進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考。九、檔案信息化管理1.積極推進檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索和利用。2.對已有的紙質檔案，應逐步進行數字化掃描，轉化為電子檔案，并進行分類存儲和管理。3.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、備份等功能，方便檔案管理人員進行操作和管理。4.加強檔案信息安全管理，設置不同的用戶權限，防止檔案信息被非法訪問、篡改和泄露。十、監(jiān)督與考核1.游泳館定期對檔案管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現和解決存在的問題。2.將檔案管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對在檔案管理工作中表現突