子公司零星采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范子公司零星采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，確保采購(gòu)物資和服務(wù)符合公司需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司范圍內(nèi)金額較小、不適合集中采購(gòu)的各類(lèi)物資采購(gòu)及服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：在滿(mǎn)足需求的前提下，追求采購(gòu)成本最低化，提高采購(gòu)效益。3.公正性原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公平、公正、公開(kāi)，維護(hù)公司利益。4.及時(shí)性原則：確保采購(gòu)活動(dòng)及時(shí)進(jìn)行，滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。二、采購(gòu)職責(zé)分工（一）需求部門(mén)1.負(fù)責(zé)提出零星采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等詳細(xì)信息。2.對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合需求。（二）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)零星采購(gòu)的具體實(shí)施，包括尋找供應(yīng)商、詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂采購(gòu)合同等。2.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，評(píng)估供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)和供應(yīng)能力。3.跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，監(jiān)督采購(gòu)款項(xiàng)的支付。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)成本的核算和分析。（四）審計(jì)部門(mén)1.對(duì)零星采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性。2.對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的效益性進(jìn)行評(píng)估。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，填寫(xiě)《零星采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額、交貨時(shí)間等信息，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對(duì)于涉及金額較大或重要的零星采購(gòu)申請(qǐng)，需經(jīng)子公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門(mén)收到《零星采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。2.審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核預(yù)算。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司預(yù)算情況，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的預(yù)算進(jìn)行審核，如在預(yù)算范圍內(nèi)，簽字確認(rèn)；如超出預(yù)算，需說(shuō)明情況并報(bào)子公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，申請(qǐng)表提交子公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司實(shí)際情況，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。（三）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，通過(guò)多種渠道尋找合適的供應(yīng)商，如供應(yīng)商庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦等。2.向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)函，要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)單，詳細(xì)列出物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期、付款方式等信息。3.對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好、供應(yīng)能力強(qiáng)的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款。4.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，合同應(yīng)包括物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。5.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。（四）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門(mén)按照采購(gòu)合同要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.如在采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，如供應(yīng)商交貨延遲、物資質(zhì)量不合格等，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取措施解決問(wèn)題。如無(wú)法解決，應(yīng)及時(shí)向子公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并尋求解決方案。（五）驗(yàn)收與付款1.物資或服務(wù)到貨后，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行檢查，確保符合要求。2.驗(yàn)收合格后，需求部門(mén)填寫(xiě)《驗(yàn)收單》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。3.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)《驗(yàn)收單》和采購(gòu)合同，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款手續(xù)。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，編制本部門(mén)的零星采購(gòu)預(yù)算，明確采購(gòu)項(xiàng)目、金額、時(shí)間等。2.采購(gòu)部門(mén)匯總各部門(mén)的采購(gòu)預(yù)算，結(jié)合公司整體預(yù)算情況，編制子公司年度零星采購(gòu)預(yù)算草案，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行審核，根據(jù)公司資金狀況和預(yù)算安排，提出調(diào)整意見(jiàn)，報(bào)子公司領(lǐng)導(dǎo)審批后確定年度零星采購(gòu)預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)控采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況，定期對(duì)采購(gòu)支出進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正超預(yù)算采購(gòu)行為。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如遇市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整等原因，導(dǎo)致原采購(gòu)預(yù)算無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際需求，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等，并按照預(yù)算審批程序進(jìn)行審批。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如供應(yīng)商自薦、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估。3.對(duì)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況等，確保供應(yīng)商具備良好的合作條件。4.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商庫(kù)，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為長(zhǎng)期合作伙伴。（二）供應(yīng)商考核1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為供應(yīng)商評(píng)價(jià)和合作的重要依據(jù)。2.制定供應(yīng)商考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，采用定量和定性相結(jié)合的方式進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括產(chǎn)品合格率、交貨準(zhǔn)時(shí)率、價(jià)格合理性、售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、減少訂單量、暫停合作等措施，直至淘汰。（三）供應(yīng)商淘汰與更換1.如供應(yīng)商出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲、價(jià)格不合理、售后服務(wù)不到位等情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行評(píng)估，決定是否淘汰。2.對(duì)于需要淘汰的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)，并停止與其合作。同時(shí)，尋找新的供應(yīng)商替代。3.在更換供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照供應(yīng)商選擇流程進(jìn)行操作，確保新供應(yīng)商能夠滿(mǎn)足公司需求。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和可能帶來(lái)的影響，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和可能性。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分為高、中、低三級(jí)，風(fēng)險(xiǎn)可能性分為高、中、低三種情況。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控和嚴(yán)格控制措施；對(duì)于中等風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆婪洞胧?；?duì)于低風(fēng)險(xiǎn)事件，可進(jìn)行常規(guī)管理。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，通過(guò)與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商考核機(jī)制，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，建立質(zhì)量追溯體系，對(duì)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)處理。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：簽訂規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少?gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)合同執(zhí)行過(guò)程中的監(jiān)督和管理，及時(shí)解決合同糾紛。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間付款，加強(qiáng)財(cái)務(wù)審核，防范付款風(fēng)險(xiǎn)。七、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督，確保采購(gòu)流程的合規(guī)性和采購(gòu)行為的公正性。2.定期對(duì)采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、付款申請(qǐng)單等采購(gòu)文件進(jìn)行審核，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合公司制度和流程要求。3.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話(huà)，接受公司員工對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)子公司零星采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)成本的控制情況、采購(gòu)合同的履行情況等。2.對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提