外貿(mào)公司采購部管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范外貿(mào)公司采購部的工作流程，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司物資供應(yīng)的及時性、準確性和質(zhì)量可靠性，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。2.適用范圍本制度適用于外貿(mào)公司采購部全體員工。3.基本原則公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機會。質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足采購需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠的產(chǎn)品和服務(wù)。成本效益原則：通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔自律的規(guī)定，杜絕貪污受賄等違法違紀行為。二、采購部組織架構(gòu)與職責(zé)1.組織架構(gòu)采購部設(shè)采購經(jīng)理一名，采購主管若干名，采購專員若干名。2.職責(zé)分工采購經(jīng)理全面負責(zé)采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標，并組織實施。建立和完善采購管理制度和流程，確保采購工作的規(guī)范化和標準化。負責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案，維護良好的供應(yīng)商關(guān)系。審核采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。協(xié)調(diào)采購部與其他部門之間的工作關(guān)系，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。負責(zé)采購部員工的培訓(xùn)、考核和激勵，提高團隊整體素質(zhì)和工作效率。采購主管協(xié)助采購經(jīng)理開展采購工作，負責(zé)具體采購項目的組織和實施。負責(zé)采購訂單的下達、跟蹤和管理，確保采購任務(wù)按時完成。參與供應(yīng)商的評估和選擇，協(xié)助采購經(jīng)理建立供應(yīng)商檔案。負責(zé)采購成本的控制和分析，提出降低采購成本的建議和措施。負責(zé)采購合同的起草、審核和簽訂，確保合同條款清晰、準確、合法。負責(zé)采購文件的整理和歸檔，確保采購資料的完整性和可追溯性。采購專員根據(jù)采購任務(wù)，負責(zé)市場調(diào)研，尋找合適的供應(yīng)商和產(chǎn)品。協(xié)助采購主管進行采購訂單的下達、跟蹤和管理，及時反饋采購進展情況。負責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量、交貨期和售后服務(wù)等符合要求。參與采購合同的起草和簽訂工作，協(xié)助采購主管審核合同條款。負責(zé)采購發(fā)票的審核和報銷工作，確保采購費用的合理性和合規(guī)性。協(xié)助采購主管進行采購成本的分析和控制，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。三、采購流程1.需求確認各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)算等信息，并提交給采購部。采購部收到《采購申請表》后，對需求進行初步審核，如有疑問及時與申請部門溝通確認。2.采購計劃制定采購主管根據(jù)審核后的《采購申請表》，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、交貨地點等信息，并報采購經(jīng)理審批。3.供應(yīng)商選擇與評估采購專員根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集其公司簡介、產(chǎn)品目錄、報價單、資質(zhì)證書等資料，并進行整理和分析。采購主管組織相關(guān)人員對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、價格水平等方面的情況。根據(jù)考察結(jié)果，對供應(yīng)商進行綜合評估，建立供應(yīng)商檔案，并確定合格供應(yīng)商名單。4.采購談判與合同簽訂采購主管與選定的供應(yīng)商進行采購談判，就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。談判達成一致后，采購專員起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并提交采購主管審核。采購主管審核通過后，將采購合同提交給采購經(jīng)理審批，審批通過后與供應(yīng)商簽訂采購合同。5.采購訂單下達采購專員根據(jù)采購合同，填寫《采購訂單》，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)經(jīng)采購主管審核后加蓋公司公章或合同專用章，并及時傳真或郵寄給供應(yīng)商。6.采購跟蹤與催貨采購專員負責(zé)采購訂單的跟蹤，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和發(fā)貨情況，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量交付。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時交貨或產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題，并將情況反饋給采購主管。采購主管根據(jù)采購專員的反饋情況，與供應(yīng)商進行協(xié)商，如仍無法解決問題，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整采購計劃、尋找替代供應(yīng)商等。7.到貨驗收采購物資到貨前，采購專員應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗收準備工作。到貨后，由相關(guān)部門按照采購合同和驗收標準對采購物資進行驗收，填寫《驗收報告》，詳細記錄驗收情況。如驗收合格，采購專員將《驗收報告》提交給采購主管，采購主管審核后辦理入庫手續(xù)；如驗收不合格，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補救措施，并將情況反饋給采購主管。8.付款結(jié)算采購專員根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《付款申請單》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、付款方式、付款金額等信息，并提交給采購主管審核。采購主管審核通過后，將《付款申請單》提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)制度和資金情況進行付款審批。付款審批通過后，財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間向供應(yīng)商支付貨款，并做好付款記錄。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部應(yīng)定期收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，為供應(yīng)商開發(fā)提供支持。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，采購部可通過多種渠道開發(fā)新供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對新開發(fā)的供應(yīng)商進行初步篩選，收集其公司簡介、產(chǎn)品目錄、報價單、資質(zhì)證書等資料，并進行整理和分析。采購主管組織相關(guān)人員對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、價格水平等方面的情況。根據(jù)考察結(jié)果，對供應(yīng)商進行綜合評估，建立供應(yīng)商檔案，并確定合格供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估采購部應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。采購專員負責(zé)收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如產(chǎn)品檢驗報告、交貨記錄、客戶反饋等，并進行整理和分析。采購主管組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的評估數(shù)據(jù)和信息進行審核和分析，確定供應(yīng)商的評估等級。根據(jù)供應(yīng)商的評估等級，采購部采取相應(yīng)的措施，如增加或減少采購份額、暫停或終止合作等。3.供應(yīng)商激勵與約束采購部應(yīng)建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款、提供合作機會等。同時，采購部應(yīng)建立供應(yīng)商約束機制，對違反采購合同或公司規(guī)定的供應(yīng)商進行處罰，如扣除貨款、暫停或終止合作等。采購部應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通交流，了解其需求和意見，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題，建立良好的合作關(guān)系。五、采購成本控制1.成本預(yù)算編制采購部應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和采購任務(wù)，編制采購成本預(yù)算，明確采購成本控制目標。采購成本預(yù)算應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、采購費用等方面的內(nèi)容，并報采購經(jīng)理審批。2.成本分析與控制采購專員應(yīng)定期對采購成本進行分析，對比實際采購成本與預(yù)算成本的差異，找出成本控制的關(guān)鍵點和問題所在。采購主管根據(jù)采購專員的成本分析報告，制定相應(yīng)的成本控制措施，如優(yōu)化采購渠道、降低采購價格、控制采購費用等。采購部應(yīng)加強與供應(yīng)商的談判和協(xié)商，爭取更有利的采購條件，降低采購成本。3.成本考核采購部應(yīng)建立采購成本考核制度，對采購人員的成本控制工作進行考核。采購成本考核指標包括采購成本節(jié)約率、采購成本控制目標完成情況等方面的內(nèi)容。根據(jù)采購成本考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員給予獎勵，對未完成成本控制目標的采購人員進行處罰。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險等。采購專員負責(zé)收集采購過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如市場價格波動情況、供應(yīng)商經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、合同執(zhí)行情況等，并進行整理和分析。采購主管組織相關(guān)人員對采購風(fēng)險進行審核和分析，確定風(fēng)險等級和影響程度。2.風(fēng)險應(yīng)對措施根據(jù)采購風(fēng)險的評估結(jié)果，采購部制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如市場調(diào)研與預(yù)測、供應(yīng)商多元化、質(zhì)量檢驗與控制、合同審核與管理等。采購部應(yīng)加強與供應(yīng)商的溝通和協(xié)調(diào)，及時了解其經(jīng)營狀況和市場變化情況，降低市場風(fēng)險和供應(yīng)商風(fēng)險。采購部應(yīng)加強對采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗和控制，確保采購產(chǎn)品符合質(zhì)量要求，降低質(zhì)量風(fēng)險。采購部應(yīng)加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款清晰、準確、合法，降低合同風(fēng)險。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警采購部應(yīng)建立采購風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控和預(yù)警，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的風(fēng)險問題。采購專員負責(zé)收集采購過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如市場價格波動情況、供應(yīng)商經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、合同執(zhí)行情況等，并進行整理和分析。采購主管根據(jù)采購專員的風(fēng)險監(jiān)控報告，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的風(fēng)險問題，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。七、采購文件與檔案管理1.采購文件管理采購部應(yīng)建立采購文件管理制度，明確采購文件的分類、編號、編制、審核、批準、發(fā)放、使用、保管、歸檔等流程和要求。采購文件包括采購申請表、采購計劃、采購訂單、采購合同、驗收報告、付款申請單等。采購專員負責(zé)采購文件的編制、審核和發(fā)放工作，確保采購文件的準確性和完整性。采購主管負責(zé)采購文件的審核和批準工作，確保采購文件符合公司利益和法律法規(guī)要求。采購部應(yīng)定期對采購文件進行整理和歸檔，確保采購文件的可追溯性。2.供應(yīng)商檔案管理采購部應(yīng)建立供應(yīng)商檔案管理制度，明確供應(yīng)商檔案的分類、編號、建立、更新、保管、查閱等流程和要求。供應(yīng)商檔案包括供應(yīng)商基本信息、產(chǎn)品目錄、報價單、資質(zhì)證書、實地考察報告、評估報告、合作記錄等。采購專員負責(zé)供應(yīng)商檔案的建立和更新工作，確保供應(yīng)商檔案的準確性和完整性。采購主管負責(zé)供應(yīng)商檔案的審核和保管工作，確保供應(yīng)商檔案的可追溯性。采購部應(yīng)定期對供應(yīng)商檔案進行整理和歸檔，確保供應(yīng)商檔案的安全性和保密性。八、采購人員行為規(guī)范1.職業(yè)道德采購人員應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，誠實守信，廉潔奉公，不得利用職務(wù)之便謀取私利。采購人員應(yīng)保守公司商業(yè)秘密，不得泄露公司采購計劃、采購價格、供應(yīng)商信息等重要信息。2.工作紀律采購人員應(yīng)按時上下班，不得遲到早退，不得無故曠工。采購人員應(yīng)嚴格遵守公司考勤制度，請假應(yīng)提前辦理請假手續(xù)。采購人員應(yīng)認真履行工作職責(zé)，不得敷衍塞責(zé)，不得推諉扯皮。3.工作態(tài)度采購人員應(yīng)積極主動，熱情服務(wù)，不得消極怠工，不得態(tài)度冷漠。采購人