公司印章證照管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司印章、證照的管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，規(guī)范印章、證照的使用流程，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的印章、證照管理。3.印章證照定義印章：包括公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、部門章等具有法律效力的印章。證照：包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書、資質(zhì)證書、許可證、榮譽(yù)證書等各類證件、執(zhí)照。印章管理印章的刻制1.印章刻制流程申請(qǐng)：因工作需要刻制印章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)行政管理部門統(tǒng)一辦理?？讨疲盒姓芾聿块T根據(jù)批準(zhǔn)的《印章刻制申請(qǐng)表》，選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。備案：印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)將印章的樣式、尺寸等信息進(jìn)行備案，并留存印章印模。同時(shí)，將新刻制的印章移交使用部門或個(gè)人，并辦理交接手續(xù)。2.印章刻制要求印章材質(zhì)：根據(jù)不同印章的用途和使用頻率，選擇合適的印章材質(zhì)，確保印章的質(zhì)量和使用壽命。印章樣式：印章的樣式應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，印章上的文字、圖案應(yīng)清晰、規(guī)范。印章編號(hào)：為便于印章的管理和追溯，公司對(duì)各類印章進(jìn)行編號(hào)管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，并在印章備案時(shí)進(jìn)行登記。印章的保管1.保管原則專人專管：各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、保密意識(shí)高的條件。安全存放：印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防潮、防盜。嚴(yán)格保密：印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將印章的保管信息泄露給無關(guān)人員。2.保管職責(zé)公章保管職責(zé)：公章由行政管理部門指定專人保管，保管人員負(fù)責(zé)公章的日常使用、登記、保管等工作。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，保管人員不得擅自使用公章。法定代表人章保管職責(zé)：法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的人員保管，保管人員負(fù)責(zé)法定代表人章的日常使用、登記、保管等工作。未經(jīng)法定代表人或其授權(quán)人員批準(zhǔn)，保管人員不得擅自使用法定代表人章。財(cái)務(wù)專用章保管職責(zé)：財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管，保管人員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章的日常使用、登記、保管等工作。財(cái)務(wù)專用章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，保管人員不得擅自使用財(cái)務(wù)專用章。合同專用章保管職責(zé)：合同專用章由合同管理部門指定專人保管，保管人員負(fù)責(zé)合同專用章的日常使用、登記、保管等工作。合同專用章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照合同管理制度的規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，保管人員不得擅自使用合同專用章。部門章保管職責(zé)：部門章由各部門指定專人保管，保管人員負(fù)責(zé)部門章的日常使用、登記、保管等工作。部門章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司的規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，保管人員不得擅自使用部門章。印章的使用1.使用原則嚴(yán)格審批：印章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用印章。用章登記：印章使用前，應(yīng)填寫《印章使用登記表》，詳細(xì)記錄用章日期、用章內(nèi)容、用章部門、用章人、批準(zhǔn)人等信息。當(dāng)面用章：印章使用過程中，保管人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保用章內(nèi)容與《印章使用登記表》一致，并在用章完畢后及時(shí)收回印章。不得私用：嚴(yán)禁將印章用于任何與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項(xiàng)，嚴(yán)禁私自攜帶印章外出使用。2.使用流程申請(qǐng)：需要使用印章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事由、用章內(nèi)容、用章時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，交印章保管人員辦理用章手續(xù)。審核：印章保管人員應(yīng)對(duì)《印章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，檢查用章申請(qǐng)是否符合公司規(guī)定、審批手續(xù)是否齊全等。如審核通過，保管人員應(yīng)在《印章使用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并安排用章事宜。用章：印章保管人員應(yīng)根據(jù)審核通過的《印章使用申請(qǐng)表》，在指定的時(shí)間、地點(diǎn)，按照規(guī)定的用章內(nèi)容進(jìn)行用章操作。用章過程中，保管人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保用章內(nèi)容與《印章使用申請(qǐng)表》一致，并在用章完畢后及時(shí)收回印章。登記：印章使用完畢后，保管人員應(yīng)在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用章情況，包括用章日期、用章內(nèi)容、用章部門、用章人、批準(zhǔn)人等信息，并由用章人簽字確認(rèn)。印章的廢止與銷毀1.廢止情形公司名稱變更：因公司名稱變更，原印章不再使用。印章?lián)p壞：印章因磨損、損壞等原因無法正常使用。印章遺失：印章因保管不善遺失。其他原因：因其他原因需要廢止印章的。2.廢止流程申請(qǐng)：印章使用部門或個(gè)人發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時(shí)，應(yīng)填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章廢止的原因、廢止時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政管理部門辦理印章廢止手續(xù)。審核：行政管理部門應(yīng)對(duì)《印章廢止申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，檢查印章廢止申請(qǐng)是否符合公司規(guī)定、審批手續(xù)是否齊全等。如審核通過，行政管理部門應(yīng)在《印章廢止申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并通知印章保管人員將廢止印章交回行政管理部門。備案：行政管理部門收到廢止印章后，應(yīng)將印章的樣式、尺寸、編號(hào)等信息進(jìn)行備案，并在公司內(nèi)部發(fā)布印章廢止通知。同時(shí)，將廢止印章妥善保管，以備后續(xù)檢查。3.銷毀流程申請(qǐng)：根據(jù)公司印章管理規(guī)定，需要銷毀的印章應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、編號(hào)、廢止時(shí)間、銷毀原因等信息，并經(jīng)行政管理部門負(fù)責(zé)人簽字、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀：行政管理部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀單位對(duì)廢止印章進(jìn)行銷毀，并確保銷毀過程的安全、環(huán)保。銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并留存銷毀記錄。備案：印章銷毀完成后，行政管理部門應(yīng)將銷毀記錄進(jìn)行備案，并在公司內(nèi)部發(fā)布印章銷毀通知。同時(shí)，將印章銷毀情況告知相關(guān)部門和人員。證照管理證照的申辦1.申辦流程申請(qǐng)：因工作需要申辦證照的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《證照申辦申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明證照名稱、用途、申辦時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)行政管理部門統(tǒng)一辦理。準(zhǔn)備材料：行政管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的《證照申辦申請(qǐng)表》，準(zhǔn)備相關(guān)申辦材料，并確保材料的真實(shí)性、完整性和合法性。提交申請(qǐng)：行政管理部門將準(zhǔn)備好的申辦材料提交給相關(guān)政府部門或機(jī)構(gòu)，并按照要求辦理申請(qǐng)手續(xù)。領(lǐng)取證照：證照辦理完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)領(lǐng)取證照，并進(jìn)行登記、備案。同時(shí)，將證照移交使用部門或個(gè)人，并辦理交接手續(xù)。2.申辦要求材料準(zhǔn)備：申辦證照所需的材料應(yīng)按照相關(guān)政府部門或機(jī)構(gòu)的要求進(jìn)行準(zhǔn)備，確保材料的真實(shí)性、完整性和合法性。辦理時(shí)間：行政管理部門應(yīng)合理安排證照申辦時(shí)間，確保在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成申請(qǐng)手續(xù)，并領(lǐng)取證照。費(fèi)用支付：證照申辦過程中產(chǎn)生的費(fèi)用，由公司按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行支付。費(fèi)用支付應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定執(zhí)行，并確保費(fèi)用支付的合理性和合規(guī)性。證照的保管1.保管原則專人專管：各類證照應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、保密意識(shí)高的條件。安全存放：證照應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防潮、防盜。嚴(yán)格保密：證照保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將證照的保管信息泄露給無關(guān)人員。2.保管職責(zé)營(yíng)業(yè)執(zhí)照保管職責(zé)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照由行政管理部門指定專人保管，保管人員負(fù)責(zé)營(yíng)業(yè)執(zhí)照的日常使用、登記、保管等工作。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，保管人員不得擅自使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照。組織機(jī)構(gòu)代碼證保管職責(zé)：組織機(jī)構(gòu)代碼證由行政管理部門指定專人保管，保管人員負(fù)責(zé)組織機(jī)構(gòu)代碼證的日常使用、登記、保管等工作。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，保管人員不得擅自使用組織機(jī)構(gòu)代碼證。稅務(wù)登記證保管職責(zé)：稅務(wù)登記證由財(cái)務(wù)部門指定專人保管，保管人員負(fù)責(zé)稅務(wù)登記證的日常使用、登記、保管等工作。稅務(wù)登記證的使用應(yīng)嚴(yán)格按照稅務(wù)管理制度的規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，保管人員不得擅自使用稅務(wù)登記證。法定代表人身份證明書保管職責(zé)：法定代表人身份證明書由行政管理部門指定專人保管，保管人員負(fù)責(zé)法定代表人身份證明書的日常使用、登記、保管等工作。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，保管人員不得擅自使用法定代表人身份證明書。資質(zhì)證書保管職責(zé)：資質(zhì)證書由業(yè)務(wù)部門指定專人保管，保管人員負(fù)責(zé)資質(zhì)證書的日常使用、登記、保管等工作。資質(zhì)證書的使用應(yīng)嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)管理制度的規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，保管人員不得擅自使用資質(zhì)證書。許可證保管職責(zé)：許可證由相關(guān)部門指定專人保管，保管人員負(fù)責(zé)許可證的日常使用、登記、保管等工作。許可證的使用應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，保管人員不得擅自使用許可證。榮譽(yù)證書保管職責(zé)：榮譽(yù)證書由行政管理部門指定專人保管，保管人員負(fù)責(zé)榮譽(yù)證書的日常使用、登記、保管等工作。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，保管人員不得擅自使用榮譽(yù)證書。證照的使用1.使用原則嚴(yán)格審批：證照的使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用證照。用證登記：證照使用前，應(yīng)填寫《證照使用登記表》，詳細(xì)記錄用證日期、用證內(nèi)容、用證部門、用證人、批準(zhǔn)人等信息。當(dāng)面用證：證照使用過程中，保管人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保用證內(nèi)容與《證照使用登記表》一致，并在用證完畢后及時(shí)收回證照。不得私用：嚴(yán)禁將證照用于任何與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項(xiàng)，嚴(yán)禁私自攜帶證照外出使用。2.使用流程申請(qǐng)：需要使用證照的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《證照使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用證事由、用證內(nèi)容、用證時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，交證照保管人員辦理用證手續(xù)。審核：證照保管人員應(yīng)對(duì)《證照使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，檢查用證申請(qǐng)是否符合公司規(guī)定、審批手續(xù)是否齊全等。如審核通過，保管人員應(yīng)在《證照使用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并安排用證事宜。用證：證照保管人員應(yīng)根據(jù)審核通過的《證照使用申請(qǐng)表》，在指定的時(shí)間、地點(diǎn)，按照規(guī)定的用證內(nèi)容進(jìn)行用證操作。用證過程中，保管人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保用證內(nèi)容與《證照使用申請(qǐng)表》一致，并在用證完畢后及時(shí)收回證照。登記：證照使用完畢后，保管人員應(yīng)在《證照使用登記表》上詳細(xì)記錄用證情況，包括用證日期、用證內(nèi)容、用證部門、用證人、批準(zhǔn)人等信息，并由用證人簽字確認(rèn)。證照的年檢與換證1.年檢與換證流程通知：行政管理部門應(yīng)及時(shí)關(guān)注各類證照的年檢與換證時(shí)間，并提前通知相關(guān)部門和個(gè)人做好準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備材料：相關(guān)部門和個(gè)人應(yīng)按照行政管理部門的通知要求，準(zhǔn)備好年檢與換證所需的材料，并確保材料的真實(shí)性、完整性和合法性。提交申請(qǐng)：行政管理部門將準(zhǔn)備好的年檢與換證材料提交給相關(guān)政府部門或機(jī)構(gòu)，并按照要求辦理申請(qǐng)手續(xù)。審核與換證：相關(guān)政府部門或機(jī)構(gòu)對(duì)年檢與換證申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，辦理證照年檢與換證手續(xù)。行政管理部門應(yīng)及時(shí)領(lǐng)取年檢與換發(fā)后的證照，并進(jìn)行登記、備案。2.年檢與換證要求按時(shí)辦理：相關(guān)部門和個(gè)人應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間辦理證照年檢與換證手續(xù)，確保證照的有效性。材料準(zhǔn)備：年檢與換證所需的材料應(yīng)按照相關(guān)政府部門或機(jī)構(gòu)的要求進(jìn)行準(zhǔn)備，確保材料的真實(shí)性、完整性和合法性。費(fèi)用支付：證照年檢與換證過程中產(chǎn)生的費(fèi)用，由公司按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行支付。費(fèi)用支付應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定執(zhí)行，并確保費(fèi)用支付的合理性和合規(guī)性。證照的廢止與銷毀1.廢止情形證照有效期屆滿：證照有效期屆滿后，未按照規(guī)定辦理年檢與換證手續(xù)的，證照自動(dòng)廢止。公司經(jīng)營(yíng)終止：公司因經(jīng)營(yíng)不善、合并、分立等原因終止經(jīng)營(yíng)的，相關(guān)證照應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行廢止。證照遺失：證照因保管不善遺失的，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)政府部門或機(jī)構(gòu)申請(qǐng)掛失，并按照規(guī)定辦理廢止手續(xù)。其他原因：因其他原因需要廢止證照的。2.廢止流程申請(qǐng)：證照使用部門或個(gè)人發(fā)現(xiàn)證照需要廢止時(shí)，應(yīng)填寫《證照廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明證照廢止的原因、廢止時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政管理部門辦理證照廢止手續(xù)。審核：行政管理部門應(yīng)對(duì)《證照廢止申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，檢查證照廢止申請(qǐng)是否符合公司規(guī)定、審批手續(xù)是否齊全等。如審核通過，行政管理部門應(yīng)在《證照廢止申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并通知證照保管人員將廢止證照交回行政管理部門。備案：行政管理部門收到廢止證照后，應(yīng)將證照的名稱、編號(hào)、廢止時(shí)間、廢止原因等信息進(jìn)行備案，并在公司內(nèi)部發(fā)布證照廢止通知。同時(shí)，將廢止證照妥善保管，以備后續(xù)檢查。3.銷毀流程申請(qǐng)：根據(jù)公司證照管理規(guī)定，需要銷毀的證照應(yīng)填寫《證照銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明證照名稱、編號(hào)、廢止時(shí)間、銷毀原因等信息，并經(jīng)行政管理部門負(fù)責(zé)人簽字、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀：行政管理部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀單位對(duì)廢止證照進(jìn)行銷毀，并確保銷毀過程的安全、環(huán)保。銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并留存銷毀記錄。備案：證照銷毀完成后，行政管理部門應(yīng)將銷毀記錄進(jìn)行備案，并在公司內(nèi)部發(fā)布證照銷毀通知。同時(shí)，將證照銷毀情況告知相關(guān)部門和人員。監(jiān)督與檢查1.定期檢查行政管理部門應(yīng)定期對(duì)公司印章、證照的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章、證