信訪接待室硬件設(shè)備管理制度總則目的為加強(qiáng)公司信訪接待室硬件設(shè)備的管理，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，提高使用效率，為來訪人員提供良好的接待環(huán)境，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司信訪接待室內(nèi)所有硬件設(shè)備的管理，包括但不限于辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話、空調(diào)、監(jiān)控設(shè)備等。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：信訪接待室硬件設(shè)備由公司行政部門統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)設(shè)備的采購、調(diào)配、維護(hù)、報(bào)廢等工作。2.規(guī)范使用原則：使用者應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和使用壽命。3.定期維護(hù)原則：行政部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除設(shè)備故障，確保設(shè)備性能良好。4.安全保密原則：涉及公司機(jī)密信息的設(shè)備，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，采取必要的安全保密措施，防止信息泄露。設(shè)備采購與配置需求申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《信訪接待室硬件設(shè)備需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等，并提交至行政部門。2.行政部門對(duì)需求申請(qǐng)進(jìn)行審核，結(jié)合公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，提出審核意見。采購審批1.經(jīng)行政部門審核通過的需求申請(qǐng)，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)狀況等因素，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可進(jìn)行采購。采購實(shí)施1.行政部門根據(jù)審批通過的采購申請(qǐng)，按照公司采購流程進(jìn)行采購。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。2.采購過程中，應(yīng)簽訂采購合同，明確設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款，確保采購工作的順利進(jìn)行。設(shè)備配置1.設(shè)備到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、性能等是否符合合同要求。2.驗(yàn)收合格的設(shè)備，由行政部門負(fù)責(zé)安裝調(diào)試，并交付使用部門使用。同時(shí)，填寫《信訪接待室硬件設(shè)備驗(yàn)收單》，記錄設(shè)備的基本信息和驗(yàn)收情況。設(shè)備使用與操作使用培訓(xùn)1.新設(shè)備投入使用前，行政部門應(yīng)組織使用人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備的性能、操作規(guī)程和注意事項(xiàng)。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備的基本原理、操作方法、日常維護(hù)、常見故障排除等，確保使用人員能夠正確、熟練地使用設(shè)備。使用規(guī)范1.辦公桌椅保持桌椅表面清潔，定期擦拭，避免劃傷。使用時(shí)應(yīng)輕拿輕放，不得在桌椅上隨意刻劃、粘貼物品。不得擅自拆卸桌椅部件，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修。2.電腦開機(jī)時(shí)應(yīng)先打開顯示器，再打開主機(jī)；關(guān)機(jī)時(shí)應(yīng)先關(guān)閉主機(jī)，再關(guān)閉顯示器。按照正確的操作流程使用操作系統(tǒng)和辦公軟件，不得隨意安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件。定期對(duì)電腦進(jìn)行殺毒和系統(tǒng)更新，確保系統(tǒng)安全。下班時(shí)應(yīng)關(guān)閉電腦，并將設(shè)備妥善保管，防止丟失或損壞。3.打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)使用前應(yīng)檢查設(shè)備是否正常，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)修。按照設(shè)備說明書的要求正確放置紙張，避免卡紙。打印、復(fù)印、傳真文件時(shí)，應(yīng)選擇合適的紙張規(guī)格和打印質(zhì)量，節(jié)約紙張和耗材。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)清理設(shè)備，關(guān)閉電源。4.電話接聽電話時(shí)應(yīng)使用文明用語，及時(shí)轉(zhuǎn)接或記錄留言。不得隨意撥打與工作無關(guān)的電話，不得利用公司電話進(jìn)行私人聊天。如發(fā)現(xiàn)電話故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修。5.空調(diào)根據(jù)季節(jié)和室內(nèi)溫度合理調(diào)節(jié)空調(diào)溫度，節(jié)約能源。不得隨意調(diào)整空調(diào)的運(yùn)行模式和風(fēng)速，如需調(diào)整應(yīng)通知行政部門。使用空調(diào)時(shí)應(yīng)保持室內(nèi)空氣流通，定期清洗空調(diào)濾網(wǎng)，確?？諝赓|(zhì)量。6.監(jiān)控設(shè)備監(jiān)控設(shè)備應(yīng)保持24小時(shí)開機(jī)運(yùn)行，不得擅自關(guān)閉或拆除。監(jiān)控資料應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行保存，不得擅自刪除或泄露。如發(fā)現(xiàn)監(jiān)控設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)通知行政部門處理。使用記錄1.使用部門應(yīng)建立《信訪接待室硬件設(shè)備使用記錄簿》，記錄設(shè)備的使用情況，包括使用時(shí)間、使用人員、使用內(nèi)容等。2.使用人員在使用設(shè)備后，應(yīng)及時(shí)在記錄簿上簽字確認(rèn)，確保記錄的真實(shí)性和完整性。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)使用記錄進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)日常維護(hù)1.使用人員在使用設(shè)備過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并通知行政部門維修。2.行政部門接到維修通知后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于一般性故障，維修人員應(yīng)在[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修；對(duì)于復(fù)雜故障，應(yīng)盡快組織技術(shù)人員進(jìn)行搶修，并及時(shí)向使用部門反饋維修進(jìn)度。3.設(shè)備維修完畢后，維修人員應(yīng)填寫《信訪接待室硬件設(shè)備維修記錄單》，記錄維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修人員等信息，并由使用人員簽字確認(rèn)。定期保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)制定設(shè)備定期保養(yǎng)計(jì)劃，明確保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)周期和保養(yǎng)責(zé)任人。2.按照保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔、潤(rùn)滑、緊固、調(diào)試等保養(yǎng)工作，確保設(shè)備性能良好。3.定期保養(yǎng)工作完成后，應(yīng)填寫《信訪接待室硬件設(shè)備保養(yǎng)記錄單》，記錄保養(yǎng)時(shí)間、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員等信息。設(shè)備巡檢1.行政部門應(yīng)定期對(duì)信訪接待室硬件設(shè)備進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備的運(yùn)行狀況、使用情況、安全性能等。2.巡檢過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在安全隱患或故障跡象，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄巡檢情況。3.根據(jù)巡檢結(jié)果，制定設(shè)備維護(hù)和更新計(jì)劃，確保設(shè)備始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。設(shè)備維修與報(bào)廢維修管理1.對(duì)于一般性設(shè)備故障，維修人員應(yīng)盡力修復(fù)。如維修時(shí)間較長(zhǎng)或維修難度較大，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，由行政部門協(xié)調(diào)相關(guān)資源進(jìn)行處理。2.對(duì)于因設(shè)備老化、損壞嚴(yán)重等原因無法修復(fù)的設(shè)備，行政部門應(yīng)及時(shí)評(píng)估設(shè)備的維修價(jià)值，并提出維修或更換建議。報(bào)廢管理1.符合下列條件之一的設(shè)備，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過規(guī)定使用年限，且設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無法滿足工作需要的。因意外事故或自然災(zāi)害導(dǎo)致設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)的。技術(shù)落后，已被新型設(shè)備替代，且無使用價(jià)值的。其他因特殊原因需要報(bào)廢的設(shè)備。2.設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)由使用部門填寫《信訪接待室硬件設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格、型號(hào)、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等，并提交至行政部門。3.行政部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，組織相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)設(shè)備確實(shí)無法修復(fù)或無維修價(jià)值后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報(bào)廢的設(shè)備，由行政部門負(fù)責(zé)處理。處理方式包括變賣、捐贈(zèng)、拆解等，處理所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。5.設(shè)備報(bào)廢后，行政部門應(yīng)及時(shí)更新設(shè)備臺(tái)賬，確保設(shè)備信息的準(zhǔn)確性和完整性。設(shè)備安全與保密安全管理1.行政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信訪接待室硬件設(shè)備的安全管理，制定安全管理制度，采取必要的安全防范措施，確保設(shè)備的安全運(yùn)行。2.設(shè)備使用人員應(yīng)妥善保管設(shè)備，不得將設(shè)備隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如因工作需要帶出公司，應(yīng)辦理相關(guān)審批手續(xù)，并采取必要的安全措施，防止設(shè)備丟失或損壞。3.定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括設(shè)備的防盜、防火、防潮、防雷等情況。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)整改。4.設(shè)備發(fā)生安全事故時(shí)，使用人員應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告行政部門。行政部門應(yīng)根據(jù)事故情況，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。保密管理1.涉及公司機(jī)密信息的設(shè)備，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.對(duì)存儲(chǔ)有公司機(jī)密信息的設(shè)備，應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期更換密碼。3.不得在連接互聯(lián)網(wǎng)的設(shè)備上處理、存儲(chǔ)公司機(jī)密信息。如需處理，應(yīng)使用專用的涉密設(shè)備，并按照公司涉密信息管理規(guī)定進(jìn)行操作。4.設(shè)備維修時(shí)，如需送外維修，應(yīng)確保維修單位具有良好的信譽(yù)和保密措施，并簽訂保密協(xié)議。維修人員不得擅自復(fù)制或泄露公司機(jī)密信息。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)信訪接待室硬件設(shè)備的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括設(shè)備的采購、配置、使用、維護(hù)、維修、報(bào)廢等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員?？己嗽u(píng)價(jià)1.將信訪接待室硬件設(shè)備管理工作納入部門和個(gè)人績(jī)效考核體系，對(duì)管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)管理不善、導(dǎo)致設(shè)備損壞或丟失等情況的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育